Wie gehen Unternehmen mit der Tatsache um, dass die Welt sozial immer enger zusammen wächst? Spätestens, wenn sich die Frage um die Einführung eines Enterprise Search Tools dreht, müssen Unternehmen ein eigenes Gleichgewicht finden, zwischen alten und neuen Gegebenheiten und Bedürfnissen.
Bisherige Enterprise Search Tools waren sehr IT zentralisiert, man könnte fast sagen, dass sie in einer eigener Blase vor sich hin funktionierten, in deren Innerem hauptsächlich IT Spezialisten am Werkeln waren und sicherstellten, dass das Tool auch ja genug Sonnenlicht und Wasser jeden Tag bekam. Neuere Systeme hingegen brechen diese Blase auf und verfolgen sozial-integrative Ansätze, die die Aktionen der Nutzer des Tools aufnehmen und bei der Auswahl von Suchergebnissen berücksichtigen. Das kann aber auch gefährlich werden: In dem wir diese Blasen öffnen, machen wir das System angreifbar, setzen es evtl. Schädlingen aus, die das System sonst nie zu Gesicht bekommen hätten. Wie kann einem Unternehmen also die Gratwanderung zwischen der Integration der großen weiten Welt in ihr Enterprise Search Tool und der Sicherheit Ihrer Daten meistern?
Suche nach dem perfekten Enterprise Search Tool für Ihr Unternehmen erleichtern!
Definitiv keine leichte Frage, aber jede Unternehmung muss sich bewusst machen, dass es in unserer Welt nie wieder so IT zentrierte, geschlossene Enterprise Search Umgebungen geben wird. Wenn dieses Grundverständnis besteht, können verschiedene Schritte in Angriff genommen werden, um das Risiko, das von einer sozial integrierten, offenen Enterprise Search Environment ausgeht, mindern zu können. Einige dieser Möglichkeiten, möchte ich hier einmal auflisten:
Zusammenarbeit
Versuchen Sie gar nicht erst, Daten, die nicht von Suchtool erfasst werden sollen, zu separieren. Sie sollten ein paar dieser Informationen mit der Suchmaschine teilen, um deren Funktionalität zu erhöhen. Wichtiger ist es einzustellen, wer Informationen finden darf bzw. wer sie nicht finden darf.
Aktualität
Um ihre Nutzer ins Boot zu holen, müssen die Informationen, die die Enterprise Search findet, immer up-to-date sein. In dem Moment, in dem sie große Mengen durchsuchbarer Informationen mit neuen Sicherheitsprotokollen eliminieren, schränken Sie die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Enterprise Search erheblich ein. Noch einmal: Wenn Sie Ihre Sicherheitsprotokolle aktualisieren, achten Sie einfach nur darauf ein System zu verwenden, mit dem Sie haargenau festlegen können, wer was sehen darf.
Informationen indexieren
Für jedes Enterprise Search System ist eine schnelle Indizierung von entscheidender Bedeutung. Wenn ein User eine Suche durchführt und dabei nur veraltete Daten findet, bringt ihm die Suchfunktion letztendlich gar nichts. Noch wichtiger ist die Echtzeitaktualisierung von Sicherheitseinstellung: Diese müssen sofort im System verankert werden, um zu verhindern, dass Nutzer Daten sehen, die sie nicht sehen dürfen.
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