Outlook ist für viele Menschen Dreh- und Angelpunkt ihrer täglichen Arbeit. Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens hat sich im vergangenen Jahrzehnt spürbar gewandelt. Kommt zu den vielen internen E-Mails, Anhängen, Kalendereinträgen und Aufgaben auch noch die Kommunikation mit Kunden hinzu, kann schnell der Überblick über die Outlook Elemente verloren gehen.
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Doch auch für private Anwender wird die Kommunikation per E-Mail immer wichtiger: Ab dem 1. Oktober 2016 genügt zur Kündigung der meisten Verträge, die ab diesem Zeitpunkt abgeschlossen werden, eine E-Mail in Textform. Zweifelsohne gehört der digitalen Kommunikation die Zukunft. Umso wichtiger ist es, dass Sie stets den Überblick behalten und wissen, wie Sie gezielt nach Outlook Elementen suchen.
Die Sofortsuche von Outlook
Outlooks Sofortsuche hilft Ihnen bei der gezielten Suche nach Outlook Elementen. Das Suchfeld der Sofortsuche wird Ihnen dabei stets zentral angezeigt, auch wenn Sie in andere Übersichtsbereiche wie E-Mail, Kalender, Aufgaben und Kontakte wechseln.
1. Um Ihre Suche nach Outlook Elementen zu beginnen, können Sie entweder direkt mit der Maus in das Suchfeld klicken oder die Tastenkombination „STRG“+„E“ drücken.
2. Wenn Sie im aktuellen Postfach suchen möchten, müssen Sie lediglich einen Begriff oder die Bezeichnung des zu suchenden Outlook Elements in das Suchfeld eingeben. Möchten Sie jedoch alle Outlook Elemente durchsuchen, klicken Sie auf „Aktuelles Postfach“ und erweitern Sie die Suche auf „Alle Outlook-Elemente“.
3. Sobald Sie einen Buchstaben eingeben, erhalten Sie bereits Vorschläge. Sofern diese Vorschläge Elemente enthalten, nach denen Sie gesucht haben, werden diese im Text hervorgehoben. Um nach einem Suchvorgang die Suche zu schließen, müssen Sie neben dem Suchfeld auf das Kreuz klicken.
Eingrenzen der Suchergebnisse
Manche Outlook Elemente kommen häufiger vor als andere. Es ist daher möglich, dass Sie für einige Suchanfragen überdurchschnittlich viele Ergebnisse erhalten. Um dennoch schnell das gewünschte Outlook Element zu finden, können Sie Ihre Suche mit Suchkriterien eingrenzen.
Nutzen Sie dazu einfach die Registerkarte „Suchtools“, die erscheint, sobald Sie in das Suchfeld klicken. Diese optische Unterstützung hilft Ihnen dabei, Ihre Suche mithilfe von Kriterienoptionen einzugrenzen. Schneller und direkter lassen sich die Outlook Suchparameter anwenden. Dabei handelt es sich um definierte Kombinationen von Parametern, die direkt in das Suchfeld mit eingegeben werden.
Um eine kürzlich durchgeführte Suche noch einmal zu verwenden, müssen Sie in der Registerkarte „Suchtools“ auf „Zuletzt verwendete Suchvorgänge“ klicken. Dort können Sie aus den letzten zehn Suchvorgängen auswählen. Wenn Sie in „Suchtools“ oder durch die Tastenkombination „Strg“+„Shift“+„F“ die „Erweiterte Suche“ öffnen, können Sie Ihre Suche durch eine Vielzahl von Kriterien wie „Nur solche Elemente“, „Größe“, „Nur im Feld…“ noch stärker eingrenzen. Zudem ermöglicht es Ihnen die „Erweiterte Suche“, Ihre Suche zu speichern und immer wieder anzuwenden.
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