Nachdem Sie bereits wissen, wie man einen zusätzlichen Kalender in Outlook erstellt, sollten Sie sich verstärkt mit den Funktionen auseinandersetzen. Wenn Sie unsere Tipps befolgen, werden Sie schon bald die Funktionen Ihres Outlook Kalenders beherrschen und Outlook wird zu einer großen Entlastung in der Organisation Ihres Alltags werden.
Die Outlook Suche bietet Ihnen zu wenige Möglichkeiten? Hier ist die Lösung!
Die wichtigsten Funktionen des Outlook Kalenders
Standardmäßig ist die Monats-Ansicht in Ihrem Kalender eingestellt. Im Menüband können Sie zwischen einer Tages-, Arbeitswochen- Wochen-, Monats- oder Planungsansicht auswählen, je nach Ihren Bedürfnissen. Sie können zusätzlich auf das Ribbon „Ansicht“ wechseln, um aus der ganzen Bandbreite an unterschiedlichen Ansichtseinstellungen auswählen zu können:
Neben den unterschiedlichen Ansichten können Sie hier Ihren einzelnen Kalendern verschiedene Farben zuordnen. Zudem können Sie einstellen, wo Ihre „Tägliche Aufgabenliste“, Ihr Ordner-, Lese- und Personenbereich, sowie Aufgabenleiste angezeigt werden. Im Erinnerungsfenster werden Ihre aktuellen Erinnerungen angezeigt und können bei Bedarf verlängert werden, wenn Sie bspw. abgelaufen sind oder Sie den Termin nicht einhalten können. Eine weitere Funktion des Outlook Kalenders ist die Zeitskala. Diese lässt Sie einstellen, in welchem Bereich Ihr Kalender Termine anzeigt.
Termine in Ihrem Outlook Kalender erstellen
Eine äußerst wichtige Funktion Ihres Outlook Kalenders ist das Erstellen eines Termins. Einen Termin in Ihren Outlook Kalender einzutragen, ist dabei recht einfach. Führen Sie einen Doppelklick an einer beliebigen Stelle Ihres Kalenders aus. Das geschieht bestenfalls an dem Tag, an dem Sie auch den Termin ansetzen möchten, da dieses Datum übernommen wird. Es ist allerdings auch kein Problem, das Datum nachträglich zu ändern.
Zum gewünschten Tag navigieren Sie am einfachsten, indem Sie die Kalenderübersicht auf der linken Seite nutzen; ein Klick auf einen Tag öffnet Ihre Kalender-Ansicht genau an diesem Datum. Neben einem Doppelklick ist es auch möglich, per Rechtsklick ein Dropdown-Menü zu öffnen, das Ihnen die Option bietet, einen neuen Termin im Kalender zu erstellen.
Jeder neue Termin öffnet ein neues Fenster, das Ihnen unterschiedliche Bearbeitungsmöglichkeiten bietet. In der Betreffzeile sollten Sie eine möglichst präzise Bezeichnung für den Termin finden. Optional können Sie noch einen Ort auswählen, an dem der Termin stattfinden soll. Unter „Beginn“ und „Ende“ können Sie das jeweilige Start- und Enddatum sowie die jeweilige Start- und Endzeit des Termins eintragen. Daneben können Sie den Termin als „Ganztägiges Ereignis“ festlegen.
Es bleiben Ihnen noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, wie Teilnehmern via E-Mail zu den Terminen einzuladen, eine Erinnerungsnachricht vor dem Termin zu erhalten, eine individuelle farbliche Kennzeichnung des Termins auszuwählen und die Einstellung verändern, ob Sie in einem Gruppekalender in jener Zeit als „Beschäftigt“, „Abwesend“, „Frei“, uvm. gekennzeichnet werden sollen. Wie Sie einen Gruppenkalender erstellen, erklären wir Ihnen in diesem Blogartikel. Seit Outlook 2016 ist es auch möglich eine Skype-Besprechung als Termin zu organisieren.
Die beste Methode, um schnellstmöglich die Funktionen Ihres Outlook Kalenders zu beherrschen, besteht in der ständigen Übung. Probieren Sie in aller Ruhe die Möglichkeiten des Programms aus. So werden Sie in kürzester Zeit zum Experten in der Nutzung des Outlook-Kalenders.
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