Als anspruchsvoller Outlook User bekommt man häufig Emails, die man weder ablegen noch sofort löschen möchte. Ein gutes Beispiel sind Bestellbestätigungen, die man lieber nicht vor Erhalt des bestellten Artikels löschen sollte, die jedoch auch nicht auf ewig in Outlook gespeichert werden sollen. Wenn Sie den normalen Posteingang von Microsoft Outlook nicht verstopfen möchten, können Sie natürlich manuell Emails dieser Kategorie bearbeiten, indem Sie vorläufige Papierkörbe anlegen und die Emails dort hinein verschieben.
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Elegante Sortier-Lösung über automatische Email-Verwaltung
Es gibt jedoch auch eine elegantere und effizientere Möglichkeit, diese Emails zu sortieren – die automatische Email-Verwaltung. Mithilfe von Regeln können Sie darin festlegen, welche Emails wie weiterverarbeitet werden sollen. Regeln stellen in Outlook eine Zusammenfassung von Bedingungen, Ausnahmen und Aktionen dar. Beim Erstellen dieser Regeln sollten Sie folgendes beachten:
Regeln, die beispielsweise auf dem Microsoft Exchange-Server definiert sind, haben Vorrang vor Regeln, die lokal auf dem Client festgelegt wurden.
So legen Sie die Reihenfolge der Regeln selbst fest
Die Reihenfolge der Regeln können Sie selbst festlegen, indem Sie in Start/Regeln/Regeln auf Benachrichtigungen verwalten klicken und im Bereich Regeln (in der angezeigten Reihenfolge) die Reihenfolge anpassen. Dazu markieren Sie die betreffende Regel und verschieben sie mithilfe der Pfeilbuttons an die gewünschte Stelle. Aktivieren Sie bei jeder Regel-Definition die Aktion „Keine weiteren Regeln anwenden“. Wenn Sie das nicht tun, kann es vorkommen, dass eine Regel die Ergebnisse einer vorherigen Regel wieder aufhebt und unerwartete Aktionen ausgeführt werden.
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