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Wie Sie in Outlook 2016 E-Mail-Signaturen erstellen

E-Mail-Signaturen sind mittlerweile Standard. Mal mehr oder mal weniger ausgefallen, erfüllen sie doch meist die grundlegendste Aufgabe: E-Mail-Signaturen informieren den Empfänger über den Sender und das Unternehmen, für welches er tätig ist. Darüber hinaus geben Signaturen oft weitere Kontaktmöglichkeiten. Aus diesen Gründen nutzen viele Unternehmen identische Signaturen für Ihre Mitarbeiter, die eine gemeinsame Corporate Identity verfolgen.

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Tipps für Ihre E-Mail-Signatur in Outlook 2016

Doch auch für Privatnutzer kann es sinnvoll sein, eine eigene Signatur anzulegen. Für eine professionelle Signatur sollten sowohl Unternehmen wie auch private Anwender beachten, dass sie ihre Signatur so einfach wie möglich und gleichzeitig so informativ wie nötig gestalten. Natürlich sind im privaten Bereich die Regeln ein wenig lockerer. Dennoch sollten Sie es vermeiden, dass Ihre E-Mail-Signatur stärker leuchtet, als der Schriftzug über einem Kirmes-Fahrgeschäft. Dafür sollten Sie von außergewöhnlichen Schriftarten genauso Abstand nehmen wie von ausgefallen Schriftfarben.

Es ist zwar prinzipiell möglich, dass Sie für Ihre Signatur eine (!) andere Schriftart nutzen, das kann auf den Empfänger allerdings auch verwirrend wirken. Besser ist es die gleiche Schriftart wie im Nachrichtentext zu verwenden, jedoch die komplette Signatur in einer kleineren Schriftgröße darzustellen. So hebt sie sich von der Nachricht ab, ohne zu stark ins Auge zu fallen. Selbst wenn es Ihr Ziel ist, mit Ihrer Signatur zu werben, empfiehlt sich eine (!) andere Schriftfarbe, dafür jedoch die gleiche Schriftart.

Was Sie letztlich in Ihre Signatur übernehmen ist Ihnen überlassen. In den meisten E-Mail-Signaturen sind jedoch folgende Informationen zu finden:

  • eine abschließende Grußformel
  • Ihr Name
  • Ihre Position im Unternehmen
  • Anschrift des Unternehmens
  • Internetadresse
  • Sonstige Kontaktmöglichkeiten (Telefonnummer(n), Links zu Profilen in sozialen Netzwerke, etc.)
  • Zuständiges Amtsgericht
  • Handelsregisternummer
  • Disclaimer
  • Logo Ihres Unternehmens

So erstellen Sie eine Signatur in Outlook 2016

Folgen Sie diesen Schritten, um eine neue E-Mail-Signatur in Outlook 2016 zu erstellen:

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Datei“.

2. Klicken Sie nun auf „Optionen“.

3. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf „E-Mail“ und auf der rechten Seite auf „Signaturen…“.

4. Unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ müssen Sie auf „Neu“ klicken und Ihre Signatur benennen.

5. Im Feld unter „Signatur bearbeiten“ können Sie den Text eingeben und formatieren, den Sie als Signatur verwenden möchten. Bestätigen Sie im Anschluss mit „OK“.


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