Oft kommt es vor, dass eine Suchanfrage eine Vielzahl an Suchtreffern liefert oder grundsätzlich eine zu hohe Zahl an E-Mails durchsucht werden müssen. Da dies allerdings eine unnötig lange Wartezeit bedeutet, durchsucht Lookeen Ihren Index rückwirkend vom jetzigen Zeitpunkt aus und zeigt Ihnen standardmäßig die letzten 1.000 Ergebnisse an. Die Anzahl der Suchergebnisse können in den Optionen im Reiter “Index-Details” unter “Maximale Länge der Vorschau” erhöht werden. Suchen Sie nach einer bestimmten E-Mail, taucht diese eventuell trotzdem nicht unter den Suchtreffern auf oder Sie finden diese nicht auf Anhieb zwischen den vielen Suchtreffern. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die verschiedenen Filter für eine effektive und zielgerichtete Suche mit Lookeen einsetzen, um die gewünschte E-Mail schnell zu finden.
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Vorbereitungen für Ihre Suche
Um sicherzugehen, dass Ihre gesuchten E-Mails immer von Lookeen gefunden werden können, sollten Sie Folgendes im Vorhinein prüfen.
- Ist die aktuellste Version von Lookeen installiert oder muss diese erst einmal upgedatet werden?
- Sind in den Optionen von Lookeen alle gewünschten E-Mail Adressen oder Server im Index eingestellt?
- Ist der Index aktuell? Ansonsten führen Sie vorsichtshalber eine neue Indexierung durch.
Suchfilter verstehen
Haben Sie die Vorbereitungen überprüft, kommen wir nun zur eigentlichen Suche. Öffnen Sie Lookeen, um auf die verschiedenen Suchfilter zugreifen zu können.
Es ist nicht notwendig, alle Filter für Ihre Suche zu verwenden. Oft reichen wenige Informationen bzw. Suchfilter aus um die entsprechende E-Mail zu finden. Andererseits können Sie sich vielleicht auch nur ein bestimmte Informationen erinnern, die Sie zur Suche zurate ziehen können. Zunächst geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Anschließend können Sie nach jeder neuen Einstellung den grünen Such-Button drücken, um die Ergebnisse Ihrer Filter-Suche nachzuverfolgen. Im Folgenden werden nun die verschiedenen Suchfilter erläutert. Um diese entsprechend einzustellen, nutzen Sie die Drop-Down-Menüs und Textfelder über den jeweiligen Spalten.
“Typ”
Als Standard ist für die erste Spalte “Alles” ausgewählt, denn Lookeen durchsucht nicht nur Ihre E-Mails mit einer Volltextsuche, sondern auch Dateien, Notizen, den Kalender und Ihren Desktop bei entsprechender Lizenz. Durch diesen Filter können Sie die Suche auf einen Typ einschränken und damit das Suchvolumen bereits deutlich verringern. Suchen Sie eine E-Mail, wählen Sie “Emails” aus. Sollte jedoch die Suche auf einen Anhang innerhalb einer E-Mail Ihr Ziel sein, sollten Sie den Typ “Anhänge” auswählen.
“Datum”
Der Suchparameter durchsucht Standardmäßig den Index für jede Zeit. Um eine bestimmte E-Mail zu finden können Sie hier Zeitintervalle eingeben, in welcher die gesuchte Mail empfangen oder gesendet wurde.
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Wenn Sie einen genauer definierten Zeitraum kennen oder eine Nachricht aus dem letzten Jahr suchen, sollten Sie “Benutzerdefiniertes Intervall” auswählen und den entsprechenden Zeitraum festlegen.
“Betreff”
Sie kennen den genauen Wortlaut des Betreffs oder zumindest ein einzelnes Wort? Dann können Sie dies in die Spalte “Betreff” eintragen und die Suche somit noch weiter einschränken.
“Von” & “An”
Diese beiden Spalten können für Ihre Suche sehr wichtig sein. Oft werden in Outlook mehrere E-Mail Konten verwaltet. Daher durchsucht Lookeen all Ihre E-Mail Adressen, welche Sie in Outlook verwenden. Um Ihre Suchtreffer einzugrenzen kann es hilfreich sein, die Namen bzw. die E-Mail Adressen des Absenders und/oder des Empfängers einzugeben.
“Archiv”
In der Spalte “Archiv” werden alle Speicherorte abgebildet. In der Vorbereitung haben Sie alle wichtigen E-Mail Konten und Server, auf die Sie Zugriff brauchen, eingetragen. Dies hilft, wenn Sie regelmäßig eine Suche starten. In der jeweiligen Einzelsuche können Sie dann das entsprechende Konto oder den Server auswählen, falls Sie den Speicherort des Suchobjekts kennen. Ansonsten benutzen Sie einfach weiterhin den Standard “Alle Archive”.
“Ordner”
Auch dieser Suchfilter kann Ihnen eine große Hilfe sein. Dafür müssten Sie wissen, in welchem Ordner in Outlook die E-Mail oder das Dokument liegt. Beispielsweise suchen Sie nach einer Mail, die Sie selbst verschickt haben, dann sollten Sie den Ordner “Postausgang” bzw. “Send Items” benutzen. Beachten Sie jedoch, dass der Ordnername mit den Ordnern in Outlook und Ihrem Postfach übereinstimmen muss.
“Pfad”
Der letzte Suchfilter beinhaltet den Dateipfad für die gewünschte Suche. Vor allem wenn auf einem Server gesucht wird, können die Pfade recht lang und verwirrend werden. Auf Grund dessen ist dieser Filter nur für Fortgeschrittene empfehlenswert. Mit jedem Filter den Sie anwenden werden die Suchtreffer weiter eingegrenzt und sollten Ihnen die Möglichkeit geben das gewünschte Objekt schneller zu finden. Auch wenn Sie nur einzelne Filter anwenden können, wird dies Ihre Suche wesentlich vereinfachen.
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