Lookeen
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Wie kann ich eine Vorlage erstellen und diese mit nur einem Klick öffnen?

Sie versenden öfters E-Mails mit immer dem gleichen Inhalt und möchten sich daher eine Vorlage erstellen, um nicht immer alles aufs Neue eintippen zu müssen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Erstellen Sie die E-Mail, die als Vorlage dienen soll und speichern Sie sie über
Office Logo | Speichern unter | Speichern unter
als Vorlage ab, indem Sie beim Speichern unter Dateityp: die Option Outlook-Vorlage (*.oft) auswählen

Vorlage speichern

Hinweis: Wenn Sie Outlook 2002/2003 verwenden, darf unter
Extras | Optionen | E-Mail-Format
die Verwendung von Word als E-Mail-Editor nicht aktiviert sein, da sonst die Möglichkeit zum Speichern einer E-Mail als Vorlage (*.oft) nicht vorhanden ist.

Die Vorlage wird dann automatisch im Vorlagen-Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen gespeichert (sie können natürlich auch einen anderen Speicherort im Dateisystem verwenden).

Sie könnten nun diese Vorlage einfach per Doppelklick aus dem Dateisystem heraus öffnen, aber mit einem Mausklick innerhalb Outlook wäre das natürlich weitaus bequemer. Im Folgenden zeige ich Ihnen auf, wie Sie ein eigenes Pull-Down-Menü auf einer Symbolleiste erzeugen, in dem Sie alle Ihre selbst erstellten Vorlagen anzeigen und mit einem Klick öffnen können.

  • Gehen Sie in Outlook auf Extras | Anpassen und wechseln auf die Registerkarte Befehle
    Vorlage speichern
  • Markieren Sie unter Kategorien: den Eintrag Neues Menü und ziehen Sie den gleichnamigen Eintrag rechts unter Befehle: mit gedrückter linker Maustaste auf eine beliebige Symbolleiste
  • Klicken Sie den neuen Eintrag in der Symbolleiste mit rechts an und ändern Sie unter Name: den Eintrag auf z. B. Vorlagen
    Vorlage speichern
  • Wählen Sie nun im Dialogfenster Anpassen einen beliebigen Eintrag aus, z. B. im Feld Kategorien: den Eintrag Datei und dort auf der rechten Seite unter Befehle: den Eintrag E-Mail-Nachricht
  • Ziehen Sie den Eintrage mit gedrückter linker Maustaste auf das neue Pulldown-Menü in der Symbolleiste und lassen Sie die Maustaste los, wenn sich das noch leere Untermenü geöffnet hat
  • Klicken Sie nun den neuen Eintrag mit der rechten Maustaste an und ändern Sie im Feld Name: den vorhandenen in einen beliebigen zur Ihrer Vorlage passenden Namen
  • Weisen Sie dann dem Eintrag den Pfad zur Vorlage im Dateisystem zu, indem Sie ganz unter auf den Eintrag Hyperlink zuweisen klicken und über den Eintrag Öffnen... zum Speicherort Ihrer Vorlage navigieren.
    Vorlage speichern
  • Markieren Sie Ihre Vorlage und schließen Sie den Dialog mit Klick auf OK sowie das Dialogfenster Anpassen mit Klick auf Schließen

Auf diesem Weg können Sie beliebig viele eigene erstellte Vorlagen diesem Menü hinzufügen und können diese mit nur jeweils einem Klick öffnen.

Hinweis: Mit Outlook 2007 wurde ein Sicherheitsfeature eingeführt, dass per Voreinstellung das Öffnen einer Vorlage aufgrund des Hyperlinks verhindert. Wie Sie dieses Feature deaktivieren können, lesen Sie im Artikel Beim Öffnen einer Vorlage (*.oft) über die Symbolleiste erscheint eine Sicherheitsmeldung. Wie kann ich diese Meldung unterdrücken?.

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