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MS-Outlook-2002 Serien-E-Mail

Versenden von personalisierten Serien-E-Mails

Ich habe einen Ordner mit 200 Kontakten. An diese Adressen möchte ich eine frei entworfenen E-Mail senden. Dabei soll jeder Mailempfänger das Gefühl haben, dass er persönlich angeschrieben wurde.

Wie kann ich Serien-E-Mails versenden?

Viele Drittanbieter bieten Softwarelösungen an, um mit Outlook personalisierte Serien-E-Mails zu versenden. In Verbindung mit Word können aber ohne Drittanwendungen mit Outlook Newsletter o.ä. versendet werden. Beginne mit dem Erstellen der Mail im Outlook.

Auswahl der Empfänger

Erstelle im Ordner Kontakte eine tabellarische Ansicht, die alle Felder enthält, die Du verwenden möchtest. Benutze die Filter vom Outlook, um die Adressen zu selektieren. Markiere als Letztes alle Kontakte, an die die Mail versendet werden soll.

Vorbereiten des Serien-Versands

Nachdem die Empfänger ausgewählt worden sind, wird nun der Serien-Versand vorbereitet..

  • Klicke im Menü Extras.
  • Wähle Seriendruck.
  • Markiere unter Kontakte Nur ausgewählte Kontakte.
  • Markiere unter Kontaktfelder Alle Kontaktfelder.
  • Stelle unter Optionen Serienbriefe Zusammenführung an: E-Mail ein.
  • Erstelle die Nachrichtenbetreffzeile.
  • Klicke OK.

Word wird gestartet und Du kannst die Serien-E-Mail erstellen.

Erstellen der Serien-E-Mail

Falls die Iconleiste Seriendruck nicht eingeblendet werden sollte, lasse Sie Dir zusätzlich anzeigen. Tätige dazu einen Rechtsklick in einen freien Bereich der Menüzeile. Markiere Seriendruck. Mit dieser Leiste stehen Dir die Seriendruck-Befehle zur Verfügung.

Mit dem Icon Seriendruckfelder einfügen kannst Du die Outlook Felder in Deine Mail einfügen. Mit dem Icon Seriendruck-Vorschau kannst Du Deine Serien-E-Mail prüfen. Klicke dazu auf das Icon > Nächster Datensatz oder < Vorheriger Datensatz.

Versenden der Serien-E-Mail

Mit dem Icon Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben wird der Serien-Versand gestartet. Wähle als Nachrichtenformat HTML, sonst muss jeder Zugriff auf die Kontakte einzeln erlaubt werden. Falls Du Deine E-Mail im Nur Text Format versenden möchtest, kannst Du im Hintergrund dieses Tool mitlaufen lassen. Es übernimmt das Yes-Klicken. Die Mails werden von Word in den Postausgang von Outlook gelegt. Von dort aus kannst Du sie dann versenden.

Dateianhänge können nur mit Tools von Drittanbietern versendet werden.

7.3. Serienbriefe / Serienmail mit Outlook 2000 - Die deutsche Outlook FAQ
WD2002: How to Use Mail Merge to Create E-Mail Messages
WD2002: "Using Mail Merge in Word 2002" White Paper Available for Download

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