--- title: "10 E-Mail-Tipps für mehr Produktivität von den Experten" url: https://lookeen.de/blog/10-e-mail-tipps-fuer-mehr-produktivitaet-von-den-experten lang: de description: "Nutzen Sie diese 10 E-Mail-Produktivitätstipps von den Experten, um die Kontrolle über Ihr Postfach zu übernehmen. Tolle E-Mail-Hacks, die jeder Geschäftsmensch kennen sollte." author: "Siobhan O'Rorke" published: 2015-12-09T11:25:46+00:00 modified: 2026-11-11T01:00:23+00:00 --- # 10 E-Mail-Tipps für mehr Produktivität von den Experten Artikelüberschrift: 10 produktivitätssteigernde E-Mail-Tipps von Experten Die E-Mail ist ein fast allgegenwärtiger Teil unseres Lebens; sie begleitet uns vom Büro in unsere Häuser und auf unsere Handys. Das soll nicht heißen, dass dies etwas Negatives ist – ganz im Gegenteil. Die Allgegenwart der E-Mail ist nicht ihr Problem. Wenn man sie richtig einsetzt, kann sie äußerst nützlich, praktisch und schnell sein, insbesondere für die Geschäftskommunikation. Das Problem mit E-Mails ist, dass die meisten Menschen sie unangemessen verwenden, was sowohl unserer Produktivität als auch unserem Wohlbefinden schadet. Ein unordentlicher Posteingang ist eine stressige Angelegenheit, und ein Posteingang voller ungelesener, alter oder nutzloser Nachrichten ist mühsam zu verwalten und ein Hindernis für effektive Arbeit. Da wir uns dem neuen Jahr nähern, ist es vielleicht an der Zeit, einen Blick darauf zu werfen, wie wir unsere Posteingänge verwalten, und uns vorzunehmen, [nicht mehr unter E-Mails zu ertrinken](https://lookeen.de/blog/werden-sie-mit-diesen-151-tipps-zum-e-mail-experten/). Hier sind 10 Top-Tipps von Produktivitäts- und Kommunikationsexperten, die Ihnen helfen, Ihren Posteingang unter Kontrolle zu bringen: [Suchen Sie nach Möglichkeiten, E-Mails produktiver zu nutzen? Dieses Tool wird Ihnen jede Woche Stunden sparen..](https://lookeen.de/loesungen/outlook-suche/e-mail-suche) ## Handeln, wenn Sie die Zeit haben: Ein Tipp, der häufig genannt wird, ist die Erinnerung daran, dass nicht alle E-Mails gleich sind! Manche E-Mails erfordern mehr Aufmerksamkeit als andere, deshalb ist es entscheidend, zu lernen, wie man erkennt, welche E-Mails Zeit brauchen und welche nicht. Ein System zu finden, das Ihnen hilft, längere Antworten zu bearbeiten, ist der erste Schritt zum Posteingang-Nirwana: “Benutzen Sie Ihren E-Mail-Posteingang nicht als Aktenschrank! Er ist ein Kommunikationswerkzeug, kein Ort, an dem man als Referenzquelle nachschlägt. Ablegen: In einem digitalen Ordner ablegen oder ausdrucken (falls erforderlich) und in einem physischen Aktenordner abheften, um bei Bedarf darauf zurückzugreifen. Darauf reagieren: Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, es zu bearbeiten, dann erledigen Sie es. Wenn es mehr Arbeit/Zeit von Ihnen erfordert, tragen Sie es in Ihre Aktionsliste oder To-do-Liste ein. Legen Sie eine Erinnerung und einen Termin fest, um es zu bearbeiten. Löschen: Wenn Sie die Informationen nicht benötigen und keine Handlung erforderlich ist, löschen Sie sie.” **Jill Prevatt, Simplify Organizing** “Meine Empfehlung für das E-Mail-Management ist, so oft zu prüfen, wie Sie es für notwendig halten, den Posteingang mindestens ein paar Mal pro Woche auf Null abzuarbeiten und das zu erledigen, was erledigt werden muss, zur passenden Zeit. Persönlich kann ich Tage vergehen lassen, an denen ich meine Nachrichten nur auf meinem Handy überfliege und einige bearbeite, die keine Antwort oder nur eine kurze Antwort erfordern. Das nenne ich Prüfen. Ich erlaube mir das nur auf meinem Handy, weil die Verwendung meines Computers zu viel Versuchung birgt, in E-Mails hineingezogen zu werden und dann nichts anderes erledigt wird. …mindestens an einem Tag pro Woche weiß ich, dass ich mir einen mehrstündigen Zeitraum freihalten muss, in dem ich nur meinen Posteingang abarbeiten muss. Für mich bedeutet Abarbeiten, jede einzelne Nachricht zu bearbeiten und sie entweder zu löschen oder anderweitig aus meinem Posteingang zu verschieben. Wenn ich fertig bin, wird mein Posteingang leer sein, aber das ist nur möglich, wenn ich das Herunterladen der Nachrichten stoppe. Ich habe meinen Client so eingestellt, dass die Nachrichten nur eintreffen, wenn ich auf die Send/Receive-Taste drücke. Manche Dinge muss ich für einen späteren Zeitpunkt aufheben, vielleicht weil ich weitere Informationen brauche, oder weil es viele Minuten oder Stunden in Anspruch nimmt, sie abzuschließen, oder weil ich die Hilfe einer anderen Person brauche. In diesem Fall wird die jeweilige erforderliche Handlung in meine To-do-Liste verschoben, damit ich sie erledigen kann, wenn mir die Antworten, Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen. Prüfen, Abarbeiten, Erledigen: Das ist die Methodik, die ich empfehle, um mit der ständigen E-Mail-Flut umzugehen, der die meisten Menschen täglich ausgesetzt sind.” **Maura Thomas, RegainYourTime** “Sortieren und verarbeiten Sie E-Mails nach Absender oder Betreff, nicht nach Datum. Die meisten E-Mail-Programme sind automatisch so eingestellt, dass Nachrichten in chronologischer Reihenfolge empfangen werden. Das bedeutet aber nicht, dass Sie E-Mails auf diese Weise verarbeiten müssen! Ihr Interesse liegt darin, sich über das zu informieren, was passiert ist, nicht wann die Dinge passiert sind. Sortieren Sie Ihre Nachrichten einfach nach Absender oder Betreff und lesen Sie sie durch. So können Sie leicht feststellen, welche Einträge wichtiger sind, etwa E-Mails von einem Vorgesetzten oder Kunden, im Vergleich zu solchen, die es nicht sind, etwa Coupons mit Datum, vergangene Meetings und Ankündigungen. Lesen Sie E-Mails in umgekehrter chronologischer Reihenfolge. Wenn Sie Ihre E-Mails lieber nach Datum sortieren und verarbeiten, lesen Sie sie in umgekehrter chronologischer Reihenfolge. Damit können Sie Ihre Nachrichten zunächst grob verarbeiten und dann ins Detail gehen. Während es ein paar Minuten dauert, bis Sie die Informationen verarbeitet haben, werden Sie bald Muster in Ihren Nachrichten finden, und es wird leichter sein, den Gesamtumfang der E-Mails und ihre Zusammenhänge zu erfassen.”Setzen Sie angemessene Grenzen. Wenn Sie E-Mails richtig verwalten möchten, müssen Sie Grenzen setzen. Andernfalls lassen Sie einfach den E-Mail-Verkehr Ihre Arbeitsprojekte und Ihr Privatleben bestimmen. Es gibt unendlich viele Grenzen, die Sie setzen können, aber am wichtigsten ist, dass sie mit Ihnen und Ihren beruflichen und persönlichen Zielen in Einklang stehen. Hier sind ein paar Ideen für Grenzen, damit Sie loslegen können: • Wann E-Mails zu prüfen. Zu welcher Zeit des Tages werden Sie Ihre E-Mails prüfen? An welchen Tagen der Woche werden Sie Ihre E-Mails prüfen? • Wann sich von E-Mails abmelden. Wann werden Sie sich abmelden, damit Sie sich auf Arbeits- oder persönliche Angelegenheiten konzentrieren können? • Wann eine E-Mail zu senden. Ist es überhaupt notwendig, eine E-Mail zu senden?” **Raschelle Isip, [Die Ordnungsexpertin](http://www.theorderexpert.com/)** ## Angemessen organisieren: Viele Probleme, die Menschen beim Finden von E-Mails haben, lassen sich mit einer [guten Suchlösung](https://lookeen.de/loesungen/outlook-suche/e-mail-suche) und einem gut organisierten Ablagesystem lösen. Doch die Möglichkeit, E-Mails später wiederzufinden, ist nicht der einzige Grund, warum Sie Ihre Ablage überdenken sollten. Es gibt viele kreative Möglichkeiten, E-Mails zu organisieren, und viele der folgenden Tipps zeigen, wie Sie Ihre Produktivität steigern *und* Ihr Postfach entrümpeln können – mit wenigen Ablageregeln: “Sie können Ihr Postfach organisieren, indem Sie E-Mails in verschiedene Ordner verteilen. Die meisten E-Mail-Systeme ermöglichen es Ihnen, ein solches Filtern automatisch anhand eines Absendernamens oder eines gewählten Schlüsselworts einzurichten. Um den Prozess des Lesens von E-Mails zu beschleunigen, können Sie interessante E-Mails als Notizen mit einem gewählten beschreibenden Tag (zum Beispiel ‘Idee zum Geburtstag’) in die Cloud-Speicherung senden. Dann können Sie Ihre Ideen bei Bedarf nach diesem Tag sortieren.” **Yury Kanuka, Spezialist für digitale Kommunikation, [SEMrush](http://www.semrush.com/)** “Ich empfehle Kunden, Ordner nach Personen und Themen anzulegen und dann mit dringenden E-Mails zu beginnen oder diese zu markieren, die zuerst bearbeitet werden müssen. Dann sollten sie vor dem Feierabend auf ALLE E-Mails antworten, damit sie am Morgen einen sauberen Start haben. Legen Sie alle erledigten E-Mails in den passenden Ordner ab, damit sie eine Kopie der Korrespondenz haben.” **Dr. Nikki Martinez, Psychologin & professionelle Beraterin, HuffPost** “Unser Präsident, Guy Baroan, verbrachte stundenlang am Tag damit, seine E-Mails zu prüfen und darauf zu antworten. Gemeinsam haben wir nach einer Lösung dafür gesucht und ein einfaches Ablagesystem entwickelt, das durch Regeln in Outlook unterstützt wird. Guy hat jetzt zwei Ordner – 1 – High und 2 – Low. In High abgelegte E-Mails sind zeitkritische E-Mails, auf die nur Guy antworten kann. Alles andere kommt nach Low. Wir haben Regeln eingerichtet, um alle Marketing-E-Mails, Newsletter usw. nach Low abzulegen sowie E-Mails von unserem Steuerberater direkt an Guy oder vom Vizepräsidenten direkt an Guy usw. nach High. So kann Guy seine E-Mails zweimal am Tag prüfen, die wichtigen Dinge erledigen und seinen Low-Ordner in Chargen prüfen, wenn er Zeit hat.” **Yvonne Miaoulis/Guy Baroan, Marketing-Managerin/Präsident, Baroan Technologies** “Eine Möglichkeit, Ihre E-Mails zu verwalten und zu organisieren, besteht darin, ein separates E-Mail-Konto für Dinge wie Updates und Sonderangebote von Unternehmen anzulegen und ein anderes ausschließlich für die persönliche Nutzung zu verwenden. Wenn Sie die Inbox-Zero-Strategie anwenden, legen Sie nur einen Unterordner für E-Mails an, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, aber nicht sofort bearbeitet werden können. Sobald Sie sie bearbeitet haben, senden Sie sie in den passenden zusätzlichen Ordner. Außerdem: Wenn Sie mit einem Ihrer Freunde eine E-Mail-Thread über ein bestimmtes Thema führen, aber etwas anderes fragen müssen, senden Sie ihm eine separate Nachricht. Sie werden zwar möglicherweise mehr Nachrichten haben, aber besser organisiert sein. Und bei allen Nachrichten: Halten Sie sie kurz und auf den Punkt. Wenn es etwas gibt, das Sie erfragen müssen und für das mehr als mehrere Sätze nötig sind, greifen Sie stattdessen zum Telefon.” **David Bakke, [Money Crashers](http://www.moneycrashers.com/)** „E-Mails, die Sie senden, verdienen eine ähnliche, wenn nicht sogar größere Aufmerksamkeit und Organisation als die E-Mails, die Sie erhalten haben. Ihre gesendeten E-Mails repräsentieren Kommunikation, die Sie eingeleitet haben, Berichte, die Sie verteilt haben, oder Anweisungen, die Sie anderen erteilt haben. Das sind wichtige Inhalte. Lassen Sie diese E-Mails nicht in einem Ordner vor sich hin dümpeln, den Sie nie überprüfen. Gesendete E-Mails unterliegen denselben Entscheidungen wie Ihre Posteingangs-E-Mails. Tatsächlich müssen Sie möglicherweise einen proportional größeren Anteil Ihrer gesendeten E-Mails als Ihrer erhaltenen E-Mails aufbewahren, da es sich bei gesendeten Elementen um Geschäftsunterlagen handeln kann, die Ihnen gehören und für deren Pflege Sie verantwortlich sind. Da Menschen tendenziell zwei- bis dreimal so viele E-Mails empfangen wie sie senden, kann der Fokus Ihrer Aufbewahrungsmaßnahmen auf Ihre gesendeten E-Mails die Aufgabe, E-Mails zu organisieren und zu bereinigen, etwas leichter bewältigbar machen.“ **[Dr. Melissa Gratias](http://www.melissagratias.com/), Produktivitätspsychologin** ## Überlegen Sie, wie Sie schreiben: Was Sie in Ihre E-Mail aufnehmen und wie Sie Ihre Betreffzeilen und Ihre Nachricht formulieren, kann die Qualität und Anzahl der Antworten beeinflussen, die Sie erhalten. Häufige Fehler wie das Vergessen eines Anhangs oder eine falsche Adressierung können ebenfalls dazu führen, dass unwichtige E-Mails Ihren Posteingang verstopfen. Hier sind einige Regeln, die Sie beim Verfassen oder Beantworten von E-Mails im Hinterkopf behalten sollten: „Schreiben Sie Ihre E-Mails rückwärts. Fügen Sie zuerst Anhänge hinzu, verfassen Sie dann den Text, erstellen Sie die Betreffzeile und adressieren Sie Ihre E-Mail zuletzt. Sie können eine E-Mail senden, auch wenn Sie einen Anhang vergessen haben. Sie können eine E-Mail senden, selbst wenn Sie den Betreff vergessen haben. Sie können sogar versehentlich auf die Schaltfläche ‚Senden‘ klicken, bevor Sie ein einziges Wort Ihres Textes verfasst haben. Aber Sie können keine E-Mail senden, ohne dass in der Adresszeile eine korrekt formatierte E-Mail-Adresse steht. Bewahren Sie diesen Schritt für das Ende auf. Schreiben Sie Ihre E-Mails rückwärts. Sehen Sie, ob es Ihnen nicht hilft, einigen der typischen E-Mail-Fehler zu entkommen.“ **[Frank Buck](http://frankbuck.org/), Berater** „Wenn Sie eine E-Mail senden, sollte die Betreffzeile spezifisch sein; geben Sie Daten, Fristen, Antwort erforderlich bis … in die Betreffzeile ein, damit Ihre E-Mail sich von anderen abhebt. Ändern Sie die Betreffzeile einer anderen Person, um sie spezifischer zu machen, wenn sie zu allgemein ist. Halten Sie die wichtigsten Informationen am Anfang der E-Mail (Beispiel: Aktion, die der Empfänger ausführen muss), und geben Sie Empfängern Bescheid, ob sie nicht antworten müssen oder ob sie nicht an alle antworten sollten. Wenn Sie zu viele E-Mails haben und nicht vorankommen: Nehmen Sie das Telefon in die Hand!“ **Mitzi Weinman, [TimeFinder](http://www.timefinder.net/)**