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Die Suche nach und in PDF-Dokumenten

Das PDF-Format hat einige Vorteile: es hat eigene Sicherheitsmechanismen, die es zum Beispiel verhindern, dass das Dokument nachträglich verändert werden kann. In dem Chaos digitaler Text-Dokumente, das jedes eine eigene Software benötigt, ist das PDF-Format ein Einheitsformat, für das es eine Reihe Programme zum Lesen und Bearbeiten gibt. Deshalb ist das PDF-Format besonders beliebt in der geschäftlichen Kommunikation. Es kommt beim Empfänger so an – mit allen Schriftarten und Formatierungen – wie der Absender es gestaltet hat, unabhängig von Betriebssystem oder Gerät.

PDF-Dateien können sehr große Mengen Text enthalten und oft dauert es lange eine bestimmte Stelle wiederzufinden. Effektiver wäre da doch der Weg der Suche. Wir stellen Ihnen im Folgenden ein paar einfache Möglichkeiten vor wie Sie in einem PDF-Dokument effizient suchen können.

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PDF-Dateien mit der Suchfunktion durchsuchen

PDF Reader Programme enthalten eine eigene Suchfunktion um eine PDF-Datei zu durchsuchen. Dazu öffnen Sie das Dokument und klicken links oben auf Bearbeiten und dann auf Suchen. Alternativ können Sie auch den Shortcut Strg + F verwenden oder auf das Fernglassymbol in der Symbolleiste klicken um in einem PDF-Dokument zu suchen. Rechts oben öffnet sich ein Suchfeld in das Sie einen Begriff oder eine Wortfolge eingeben können. Drücken Sie nun die Eingabe-Taste und die Suche in dem PDF-Dokument wird gestartet. Gibt es mehrere Suchergebnisse, können Sie mit den Buttons Weiter oder Enter und Zurück zwischen diesen navigieren. Die jeweilige Fundstelle wird dann im Text der PDF-Datei markiert.

Die Suchleiste können Sie durch Klicken auf den X-Button oder mit Escape schließen.

Durchsuchen mehrerer PDF-Dateien auf einmal – so geht’s

Mit der einfachen Suche können Sie nur in dem aktuell geöffneten PDF-Dokument suchen. Möchten Sie aber mehrere PDF-Dokumente gleichzeitig durchsuchen, können Sie die Erweiterte Suche nutzen. Auch diese finden Sie unter Bearbeiten oder über den Shortcut Umschalt + Strg +F.

Um nun diverse oder sämtliche PDF-Dateien auf ihrem PC zu durchsuchen, setzen Sie einen Haken bei Alle PDF-Dokumente in und wählen dann den Ordner oder das Laufwerk, das durchsucht werden soll. Um die Suche zu verfeinern gibt es die Möglichkeit aus mehreren Suchoptionen auszuwählen.

PDF-Suchoptionen in den erweiterten Einstellungen

Im Suchfeld der erweiterten Suche in PDF-Dateien können Sie ganz unten auf Mehr Optionen anzeigen klicken. Dann werden weitere Zusatzkriterien zur Suche in PDF-Dokumenten angezeigt.

 

Mehrere PDF suchen mit der Erweiterten Suche

In der Auswahl Suchergebnisse müssen enthalten können sie wählen zwischen:

Nur ganze Wörter oder Sätze: Mit dieser Einstellung suchen Sie nach der vollständigen Zeichenkette, einschließlich Leerzeichen, in der exakten Reihenfolge der Eingabe.

oder:

Beliebige Wörter: Diese Funktion sucht nach allen Fundstellen von mindestens einem der Suchwörter, die Suchergebnisse enthalten also alle Stellen, des jeweils einzelnen Wortes und der Kombination der Wörter.

Weitere Kriterien zur Suche in PDF-Dokumenten sind folgende:

  • Ganzes Wort
  • Groß-/Kleinschreibung
  • Umgebung: wird erst bei der Suche in mehreren PDF-Dokumenten aktiviert, hierbei wird nach mindestens zwei Begriffen gesucht, zwischen denen maximal eine in den Sucheinstellungen angegebene Anzahl Wörter stehen darf
  • Wortstamm: mithilfe dieser Option finden Sie auch Wörter, die nur einen Teil, den sogenannten Stamm, des gesuchten Wortes enthalten
  • Lesezeichen einschließen
  • Kommentare einschließen
  • Anlagen einschließen

Noch mehr Sucheinstellungen können Sie in den Dokumenteigenschaften vornehmen. So können Sie beispielsweise das Erstellungsdatum, den Verfasser oder Objektdaten angeben. In der Anzeige der Suchergebnisse können Sie sich dann den Dateipfad und die einzelnen Fundstellen in den PDF-Dateien anzeigen lassen.

Auch in anderen PDF-Readern gibt es eine eingebaute Suchfunktion, um ein PDF-Dokument nach einem Suchbegriff zu durchsuchen, die ähnlich funktioniert wie im Adobe Reader. Somit sollte das Durchsuchen von PDF-Dokumenten nach einzelnen Wörtern oder Wortfolgen kein Problem mehr sein.

Die Suche durch die Erstellung eines PDF-Indexes beschleunigen

Um die Suche zu beschleunigen, können Sie PDF-Dateien in einem Katalog zusammenfassen und einen PDF-Index erstellen. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn Sie mit einer großen Zahl zusammenhängender PDF-Dateien arbeiten und oft und viel Gebrauch von der Suchfunktion machen.

So erstellen Sie ganz einfach einen Index:

  1. Öffnen Sie ein PDF-Dokument und gehen Sie auf Werkzeuge. Wählen Sie den Punkt Dokumentverarbeitung und dann Eingebetteten Index verwalten.
  2. Klicken Sie auf Index einbetten.
  3. Lesen Sie die Anweisungen und klicken dann auf OK.

Suche nach PDF-Dateien mit der Windows Suchfunktion

Falls Sie wissen, dass ein gesuchtes Wort oder eine Wortkette sich in einem PDF-Dokument befindet, ist die eingebaute Suchfunktion in PDF-Reader-Programmen eine nützliche Sache. Suchen Sie aber nach einem bestimmten Begriff und wissen nicht mehr in welcher Datei und ob überhaupt in einem PDF-Dokument sich dieser befindet, können Sie unter Windows auch ganz einfach die eingebaute Suchfunktion anwenden. Öffnen Sie dazu einfach das Startmenü und geben Sie in die Suchleiste den gesuchten Begriff ein.

Probleme mit der Suche nach PDF-Dateien unter Windows 7 und Windows 8

Normalerweise kann man unter Windows ganz einfach mit der Startmenü-Suchleiste nach PDF-Dateien suchen, auch nach Begriffen innerhalb der Datei. Die Suchfunktion unter Windows 7 und Windows 8, genauer gesagt jeweils die 64-Bit-Version, bezieht aber in manchen Fällen leider keine Dateien im PDF-Format mit ein. Das ist natürlich ärgerlich, wenn man die Suche in dem PDF-Reader selbst zu umständlich findet und man lieber die Windows Suchfunktion nutzen will, um PDF-Dokumente zu finden.

Das Problem besteht in dem Fehlen eines iFilters, der für die Indizierung von PDF-Dokumenten unter Windows 7 und Windows 8 benötigt wird.
Ob bei Ihnen ebenfalls dieses Problem vorliegt, können Sie ganz einfach herausfinden:

  1. Rufen Sie die Systemsteuerung auf.
  2. Wählen Sie aus Alle Systemsteuerungselemente die Indizierungsoptionen aus.
  3. Klicken Sie auf den Erweitert-Button.
  4. Gehen Sie auf den Register Dateitypen und scrollen sie nach unten zu pdf.

Falls dahinter die Meldung “Der registrierte ‘iFilter’ wurde nicht gefunden.” angezeigt wird, ist auch bei Ihnen dieses Problem mit der Suche nach und in PDF-Dateien vorhanden. Der fehlende Filter lässt sich hier herunterladen: http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=5542

Wenn Sie jetzt über die Suchleiste des Startmenüs nach einer PDF-Datei suchen, werden Sie aber feststellen müssen, dass es immer noch nicht funktioniert. Das liegt daran, dass PDF-Dokumente bisher nicht indiziert wurden und deshalb müssen Sie zuerst den Index der Suche erneut aufbauen. Das kann eine Weile dauern, daher ist es ratsam dies beispielsweise über Nacht zu machen.
Den Index können Sie folgendermaßen wiederaufbauen:

  1. Öffnen Sie die Systemsteuerung und dann die Indizierungsoptionen.
  2. Klicken Sie auf Erweitert.
  3. In der Registerkarte Indexeinstellungen klicken Sie auf Neu erstellen.

Nun sollten Sie auch wieder PDF-Dateien in den Suchergebnissen angezeigt bekommen.

PDF-Dokumente wieder in Suchergebnissen

Nun sollten Sie auch wieder PDF-Dateien in den Suchergebnissen angezeigt bekommen.

Datum: 15. Jul 2016
Author: Jana Schrieb
Tags: Desktop Suche Suchoptionen Windows 7 Windows 8


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