--- title: "Gmail: So organisieren Sie Ihre E-Mails ohne Ordner, indem Sie Labels zuweisen" url: https://lookeen.de/blog/gmail-so-organisieren-sie-ihre-e-mails-ohne-ordner-indem-sie-labels-zuweisen lang: de description: "Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails in Gmail auch ohne Ordner organisieren können, indem Sie Labels zuweisen und Filter sowie Regeln erstellen." author: "Aline Gengenbach" published: 2021-05-04T09:01:52+00:00 modified: 2026-11-10T16:57:47+00:00 --- # Gmail: So organisieren Sie Ihre E-Mails ohne Ordner, indem Sie Labels zuweisen So organisieren Sie Ihre E-Mails in Gmail auch ohne Ordner, indem Sie Labels, Regeln und Filter anwenden. Dies spart Ihnen wertvolle Zeit und vereinfacht Ihren Alltag. ## Die Geschichte von Gmail [Möchten Sie auch in Outlook effizienter nach E-Mails suchen? Erfahren Sie mehr!](https://lookeen.de/loesungen/outlook-suche/outlook-integration) Es begann im August 2001. Paul Buchheit, der zuvor privat mit E-Mail-Programmen experimentiert hatte, wurde beauftragt, ein webbasiertes E-Mail-Programm zu entwickeln. Das erste Werkzeug, das er erfolgreich umsetzte, war eine Suchmaschine für seine E-Mails. Um die Funktion zu entwickeln, nutzte er die extrem schnelle Suchfunktion von Google Groups, an der er zuvor gearbeitet hatte. Bald wollten auch seine Kollegen diese Suchfunktion für ihre eigenen E-Mails nutzen. Damit die Nachrichten jedoch durchsucht werden konnten, mussten sie auch gespeichert werden; dafür war Speicherplatz erforderlich! Deshalb beschloss Google, allen Benutzern 1 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung zu stellen. Das war damals eine enorme Menge an Speicherplatz. Lange Zeit hielten sie die Entwicklung von Gmail geheim. Anfang 2004 wurde Gmail bereits intern von den meisten Google-Mitarbeitern genutzt. Das Unternehmen beschloss, es am 1. April öffentlich zu machen. Google ist für seine Aprilscherze bekannt, daher waren viele sich nicht sicher, ob sie die Ankündigung ernst nehmen konnten. Am Tag des Starts konnte Google die notwendige Infrastruktur nicht aufbauen, um den geplanten 1 GB Speicherplatz für Millionen von Nutzern zu garantieren. Glücklicherweise konnten sie 1.000 Einladungen an einflussreiche Persönlichkeiten vergeben. Als sich herumsprach, dass Google mit Gmail ernst meinte, waren diese Einladungen sehr begehrt, und einige wurden sogar auf eBay versteigert. So wurde aus einer Tugend eine Notwendigkeit, und Gmail wurde ein großer Erfolg. Gmail begann mit einer E-Mail-Suchfunktion; typisch Google! Seither hat dies den Charakter von Gmail in großem Maße geprägt. Neben der Suche bietet Gmail verschiedene Möglichkeiten, E-Mails zu organisieren und sie leichter auffindbar zu machen. Erfahren Sie unten mehr über die wichtigsten Funktionen von Gmail. ## So organisieren Sie Ihre E-Mails in Gmail 1. **Labels zuweisen!** Bei der Verwendung von Labels gibt es einige Dinge zu beachten. Zunächst ist es wichtig zu bedenken, dass Labels wie Ordner aussehen und manchmal auch so verwendet werden können, aber keine Ordner sind! Der Posteingang und alle Kategorien, die wie Ordner aussehen, sind tatsächlich Labels. Eine E-Mail kann mehrfach in verschiedenen „Ordnern“ erscheinen, aber sie ist keine Kopie; stattdessen handelt es sich immer um dieselbe E-Mail, nur mit mehreren zugewiesenen Labels. Seien Sie also vorsichtig beim Löschen! - Um ein neues Label zu erstellen, klicken Sie auf **Mehr** in der linken Menüspalte. - Wählen Sie nun den Menüpunkt **Neues Label erstellen** unter Kategorien aus. - Geben Sie schließlich einen Namen ein. Jetzt können Sie auswählen, ob dieses Label unter einem anderen vorhandenen Label eingeordnet werden soll. - Klicken Sie auf **Erstellen.** Um ein vorhandenes Label zuzuweisen, können Sie die E-Mail auswählen und dann das Label-Symbol in der Symbolleiste oben klicken. Sie können noch genauere Einstellungen vornehmen, z. B. ein Label anzeigen oder ausblenden. Dazu wählen Sie das Label-Symbol oben aus und dann **Labels verwalten**. 1. **Filter und Regeln erstellen** Um Filter für eine bestimmte Art von E-Mails zu erstellen, wählen Sie eine solche Nachricht aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche **Mehr** in der oberen rechten Ecke. Klicken Sie auf **Nachrichten wie diese filtern.** Füllen Sie die Felder nach Ihren Bedürfnissen aus und gehen Sie zu **Filter erstellen**. Im nächsten Schritt können Sie Ihre Suchkriterien genauer auswählen. So können Sie dem Filter beispielsweise Labels zuweisen oder festlegen, wo und wie die E-Mails gespeichert werden sollen. Setzen Sie das Häkchen neben **Filter anwenden** für passende Unterhaltungen, wenn der Filter auf bereits empfangene entsprechende E-Mails angewendet werden soll. Klicken Sie schließlich auf den Button **Filter erstellen**. 1. **Labels nach Wichtigkeit zuweisen und den priorisierten Posteingang anpassen** Wichtige E-Mails können im Posteingang vorab sortiert angezeigt werden. Dazu öffnen Sie die Einstellungen über das Zahnrad-Symbol oben rechts. Gehen Sie zum Tab **Posteingang**. Dort können Sie **Priorisierter Posteingang – Anpassen** auswählen und die gewünschten Einstellungen treffen.Die sogenannte **Prioritätseingangsmappe**, die unter **Eingangsmappentyp** ausgewählt werden kann, versucht, wichtige E-Mails automatisch zu erkennen, indem das Verhalten des Gmail-Nutzers analysiert wird. Gmail merkt sich E-Mails von bestimmten Absendern, die häufig gelesen und beantwortet werden, als wichtig. Das Programm zeigt dann ähnliche Nachrichten oben in der Eingangsmappe an. Die Einstellung Sortierte Eingangsmappe benötigt jedoch etwas Zeit, um zu lernen. Filter und Labels können diesen Lernprozess beschleunigen. Mit nur einem Klick können Sie eine Nachricht als wichtig markieren, indem Sie auf das kleine pfeilförmige Symbol links neben der Nachricht klicken. Dabei wird es gelb. 1. E-Mails mit Sternen oder Symbolen markieren Öffnen Sie die E-Mail-Einstellungen. Wählen Sie **Alle Einstellungen anzeigen** und bleiben Sie im Tab **Allgemein**. Scrollen Sie nach unten zu **Sterne**. Hier können Sie auswählen, wie viele Sterne oder welche Symbole verfügbar sein sollen. Scrollen Sie ganz nach unten und speichern Sie die Einstellungen. Markieren Sie eine E-Mail mit einem Stern, indem Sie auf das Sternsymbol links neben der E-Mail in der Eingangsmappe klicken. Durch wiederholtes Klicken ändert sich die Farbe oder das Symbol, je nachdem, was Sie in den Einstellungen ausgewählt haben. 1. **Tabs in der Eingangsmappe** Damit in der Eingangsmappe Tabs angezeigt werden, müssen Sie unter Eingangsmappentyp in den Einstellungen **Standard** auswählen. Anschließend können Sie innerhalb der Kategorien aus 5 möglichen Tabs wählen. Klicken Sie auf **Speichern**, um die Einstellungen anzuwenden. ## Die Vorteile von Labels gegenüber Ordnern - Einer E-Mail können mehrere Labels zugewiesen werden, aber eine E-Mail kann nur in einem Ordner gespeichert werden. Daher sind Labels flexibler als Ordner. - Dadurch erscheint eine E-Mail an verschiedenen Stellen; sie wirkt so, als wäre sie mehrfach vorhanden, was jedoch nicht der Fall ist. Diese Option spart wertvollen Speicherplatz. - Die Arbeit mit Labels spart Ihnen viel Zeit und Aufwand, die sonst für das Erstellen und Pflegen von Ordnerstrukturen sowie das Sortieren der E-Mails in die richtigen Ordner nötig wären. - Wenn Sie einer E-Mail in einem Gespräch ein Label zuweisen, wird das gesamte Gespräch beschriftet. Gmail lernt automatisch, welche E-Mails welche Labels erhalten. [Möchten Sie auch eine zuverlässige und effiziente Suche nach E-Mails in Outlook? Erfahren Sie mehr über Lookeen!](https://lookeen.de/loesungen/outlook-suche/outlook-integration) ## Letzte Tipps zur Arbeit mit Labels Abschließend noch einige Tipps zum Umgang mit Labels. - Gewöhnen Sie sich daran, Ihren E-Mails sofort Labels zuzuweisen. Das spart Ihnen in Zukunft wertvolle Zeit und Energie. - Nutzen Sie die Filterfunktion, um bestimmten Absendern oder Betreffzeilen automatisch ein Label zuzuweisen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nur solche beschriften, die wichtig sind und später benötigt werden. Eine zu komplizierte Labelstruktur kann nachteilig sein. - Verschieben Sie alte E-Mails in das Archiv, damit sie aus Ihrer Eingangsmappe verschwinden. Mit diesen Tipps und Tricks kann die Eingangsmappe in Gmail übersichtlicher werden und der Strom an E-Mails besser bewältigt werden. Und wenn alles andere nicht hilft, gibt es noch die sehr zuverlässige Suchfunktion in Gmail.