--- title: "Inbox Zero: Die besten Strategien für besseres E-Mail-Management, Teil 1" url: https://lookeen.de/blog/inbox-zero-die-besten-strategien-fuer-besseres-e-mail-management-teil-1 lang: de description: "Erfahren Sie mehr über Inbox Zero und weitere bewährte Strategien, um Ihre E-Mail-Verwaltung im beruflichen Alltag zu verbessern." author: "Aline Gengenbach" published: 2022-02-15T09:41:44+00:00 modified: 2026-11-10T15:35:52+00:00 --- # Inbox Zero: Die besten Strategien für besseres E-Mail-Management, Teil 1 Es gibt Statistiken, die zeigen, dass Berufstätige im Durchschnitt mehr als 126 E-Mails pro Tag senden und lesen. Ist Ihr E-Mail-Posteingang fast überquellend, und Sie können kaum noch den Unterschied zwischen wichtigen E-Mails und Spam erkennen? Sitzen Sie im Büro und haben keine Lust, Ihr E-Mail-Programm zu öffnen, aus Angst, demotiviert und unproduktiv zu werden? Inbox Zero und andere Methoden können Ihnen helfen, Ihr E-Mail- und Zeitmanagement zu verbessern. Hier sind die besten Strategien dafür. ## Was ist Inbox Zero? [Mit der Echtzeit-Indizierung von Lookeen können Sie nun noch schneller nach Ihren E-Mails in Outlook suchen!](https://lookeen.de/loesungen/outlook-suche/outlook-suche) Inbox Zero wurde erstmals von Merlin Mann, einem amerikanischen Blogger und Produktivitätsexperten, in Worte gefasst. Für ihn ist ein überfülltes Postfach verwirrend, und deshalb werden wichtige E-Mails leicht vergessen. Er nennt seine Lösung für dieses Problem Inbox Zero. Bei der Anwendung der Inbox-Zero-Methode bearbeiten Sie Ihr Postfach in bestimmten Intervallen und leeren es, bis die Anzahl der E-Mails gegen null geht. Die virtuellen Nachrichten werden entweder konsequent gelöscht, in passende Ordner wie „Zu erledigen“ oder „Archiv“ verschoben oder in einigen Fällen direkt bearbeitet. So gewinnen Sie die Freiheit eines leeren Postfachs, was Ihre eigene Zufriedenheit und Produktivität steigert. Außerdem kann ein besserer Überblick Ihr Zeitmanagement erheblich verbessern. ## Wie fange ich mit Inbox Zero an? Um mit Inbox Zero zu beginnen, müssen Sie zunächst Ihre bisherigen Postfächer aufräumen und die passende Ordnerstruktur einrichten. Die folgenden Tipps sollten Ihnen den Übergang erleichtern. - **Ein Postfach für alle E-Mails einrichten** Das Verwalten verschiedener Postfächer kostet viel Zeit. Außerdem besteht die Gefahr, leicht den Überblick zu verlieren. Ein zentrales Postfach kann dabei helfen. Wählen Sie ein bisheriges Postfach aus oder erstellen Sie eine völlig neue E-Mail-Adresse. Richten Sie dann eine Weiterleitung aller Ihrer E-Mail-Adressen, ob geschäftlich oder privat, auf das gewählte Konto ein. Wenn Sie Ihre Adressen weiterhin getrennt halten möchten oder berufliche und private trennen wollen, ist ein E-Mail-Client wie Outlook von Vorteil. Alle E-Mail-Adressen können in Outlook hinzugefügt werden, und Sie können dann mit nur einem Klick zwischen den einzelnen Postfächern wechseln. Wichtig ist zu beachten, dass trotz eines einheitlichen Postfachs oder eines einzelnen Clients Antworten im Namen der ursprünglichen Empfängeradresse gesendet werden können. - **Ablenkungen vermeiden** Das „Neue E-Mail“-Ping oder die Benachrichtigungen auf dem Desktop sind ständige Störfaktoren und reißen uns aus der Konzentration. Daher sollten Sie sie deaktivieren. Einige Berufe, wie zum Beispiel im Vertrieb, erfordern jedoch eine schnelle Antwort auf E-Mails bestimmter Kontakte. Der Trick besteht darin, diese Kunden als VIP-Kontakte zu speichern oder bestimmte Regeln für sie einzurichten. Die Benachrichtigungen können weiterhin ausschließlich für sie erlaubt werden, und Sie können umgehend antworten. - **Die Anzahl der eingehenden E-Mails reduzieren** Es ist wichtig, das Postfach auf null zu halten. Es wird einfacher, wenn Sie den eingehenden Post direkt minimieren. Seien Sie konsequent und melden Sie sich von uninteressanten Newslettern ab. Sie sollten auch Werbe-E-Mails oder anderen Spam abbestellen oder blockieren. Außerdem delegieren Sie alle Aufgaben, die Sie nicht unmittelbar betreffen. Weisen Sie Ihre Kollegen darauf hin, welche E-Mails oder Informationen für Sie irrelevant sind, und bitten Sie sie, Ihre Adresse von ihrer Verteilerliste zu entfernen. Die folgenden Fragen können Ihre Entscheidung erleichtern: Lese ich den Newsletter überhaupt? Bringen mir diese E-Mails einen Vorteil? Kann ich die Nachrichten auch auf andere Weise erhalten, z. B. über soziale Medien oder andere Apps? Ist diese Information für mich wichtig oder betrifft sie mich überhaupt? Tipp für Fortgeschrittene: Definieren Sie Regeln für eingehende E-Mails in Ihrem E-Mail-Client. Blockieren Sie beispielsweise Spam-E-Mails, von denen Sie sich nicht abmelden können. Newsletters können direkt in den Ordner „Später lesen“ verschoben oder Rechnungen direkt an Ihre Buchhaltung weitergeleitet werden. E-Mails mit Aufgaben von Ihren Arbeitskollegen können auch direkt an Projektmanagement-Tools wie [Zenkit](https://zenkit.com/), zum Beispiel, gesendet werden, um dort eine Aufgabe zu erstellen. Bevor Sie Regeln erstellen, gehen Sie alle E-Mail-Adressen durch, die regelmäßig in Ihrem Postfach landen, und überlegen Sie, ob hier eine Regel verwendet werden kann. Die Automatisierung verbessert Ihr E-Mail-Management und spart Ihnen Zeit, die Sie sonst mit manuellem Sortieren verschwenden würden. **Wie erstelle ich die perfekte Ordnerstruktur?** Für jede Person kann eine ideale Ordnerstruktur individuell an ihre Präferenzen angepasst werden. Deshalb gibt es keine universell passende Lösung. Eine der vielen Möglichkeiten wäre es, die Ordner wie folgt zu benennen:So erstellen Sie Ordner in Outlook: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingangsordner und wählen Sie ***Neuer Ordner.*** **„Posteingang“** **„Aktion“ oder „Zu erledigen“** E-Mails, die eine Handlung erfordern und nicht sofort bearbeitet werden, kommen in diesen Ordner. Sie können ihn für mehr Struktur in verschiedene Bereiche unterteilen. Bei der Benennung der Unterordner haben Sie viele Möglichkeiten, so können Sie beispielsweise „Antworten“ oder „Termine“ als Namen verwenden, aber auch die Unterteilung in Kategorien wie z. B. „Vertriebsanfragen“ oder „Pressekontakt“ ist möglich. **„Warten“** Sie haben E-Mails weitergeleitet und warten nun auf eine Antwort? Sie können eine E-Mail noch nicht bearbeiten, weil Ihnen Informationen fehlen? Solche E-Mails werden in diesem Ordner abgelegt und zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet, sobald die erforderlichen Informationen vorliegen, oder in den Ordner „Aktion“ oder in den Papierkorb verschoben. **„Später lesen“** Hier können Sie beispielsweise Newsletter sammeln. Diese erfordern keine aktive Reaktion, sondern werden nur zur Informationsgewinnung genutzt. **„Archiv“** Das Archiv wird verwendet, um E-Mails zu speichern, die wichtige Informationen enthalten oder bei denen Sie sich nicht sicher sind, ob Sie sie löschen sollten. Bitte beachten Sie auch, dass bestimmte betriebliche und finanzielle Nachrichten bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. **„Papierkorb“** Hier landen unnötige Nachrichten, bearbeitete Aufgaben und andere E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen. Wenn es keine automatischen Löschintervalle gibt, sollten Sie den Papierkorb regelmäßig manuell leeren. Die verschiedenen Ordner bilden das Zentrum dieser Produktivitätstechnik und unterstützen Ihr E-Mail-Management. Durch die Kategorisierung Ihrer E-Mails schaffen Sie Ordnung, gewinnen einen Überblick und sind dem Erreichen von „Inbox Zero“ nahe. **Alternative** Bevor Sie versuchen, Ihre „To-dos“ über E-Mails zu verwalten, sollten Sie stattdessen ein Produktivitätstool wie Zenkit verwenden. Die kostenlose Projektmanagementsoftware ermöglicht es Ihnen, To-do-Listen zu erstellen und Aufgaben zu verwalten. Die zugehörige Zenchat-Funktion ermöglicht es Ihnen, einfach mit Ihren Kollegen zu chatten. Mit der innovativen Software können Sie diese Chats in Aufgaben umwandeln und auch in den erstellten Aufgaben chatten. Diese einzigartige Kommunikationsstruktur spart Ihnen den täglichen E-Mail-Verkehr und hält Ihr Postfach frei und leer. Hoffentlich hat Ihnen dieser Artikel einen aufschlussreichen Einblick in die Inbox Zero-Methode und in die Frage gegeben, wie Sie mit dem täglichen Strom an E-Mails und Nachrichten organisiert bleiben. Auch wenn Sie weitere Informationen über die Inbox Zero-Methode und andere Methoden erhalten möchten, werden wir bald Teil zwei von „Strategien für ein besseres E-Mail-Management“ auf dem Lookeen-Blog veröffentlichen. Bis bald, Aline & das Lookeen-Team!