Lookeen
Lookeen

Inbox Zero – Mit dem richtigen E-Mail Management die Produktivität steigern

Ihr virtueller Posteingang läuft schon fast über und Sie können wichtige Mails kaum noch von Spam unterscheiden? Dies ist kein Einzelfall sondern mittlerweile Alltag. Man sitzt im Büro und hat eigentlich keine Lust sein E-Mail Programm zu öffnen – Angst, Demotivation und Unproduktivität sind die Folge. Die Methode Inbox Zero kann Ihnen dabei helfen, Ihr E-Mail Management zu verbessern und wieder mehr Spaß an der Arbeit zu haben.

Photo by rawpixel on Unsplash.

Was genau ist Inbox Zero?

Inbox Zero wurde von Merlin Mann, einem amerikanischen Blogger und Experte für Produktivität, das erste Mal in Worte gefasst. Er vertritt die Meinung, dass ein voller Posteingang verwirrt und somit zu bearbeitende E-Mails leicht aus dem Blick verloren gehen und damit in Vergessenheit geraten.

Die Lösung heißt Inbox Zero. Hierbei bearbeitet man in gewissen Abständen seinen Posteingang und leert ihn komplett – bis die Mails gleich null sind. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass man sich mit den E-Mails direkt beschäftigt, sondern man führt eine Selektion durch. Die virtuellen Briefe werden entweder strikt gelöscht, in entsprechende Ordner wie „To-Do“ oder „Archiv“ verschoben oder teilweise direkt bearbeitet.

Ist die Inbox erst einmal leer, kann man beruhigt das Programm schließen und fühlt sich befreit und zufrieden. Diese Methode steigert durch ein gutes E-Mail Management nicht nur die Produktivität, da man Aufgaben nicht mehr verliert oder vor sich her schiebt, sondern verbessert auch das Zeitmanagement sowie die Motivation.

Implementierung von Inbox Zero

Um mit Inbox Zero durchstarten zu können, müssen Sie zu aller erst Ihre bisherigen Postfächer aufräumen und  die entsprechende Ordnerstruktur aufbauen. Die folgenden Tipps sollen Ihnen die Umstellung etwas einfacher gestalten.

1.      Eine zentrale Anlaufstelle generieren
Durch viele verschiedene Postfächer verliert man nicht nur Zeit während man zwischen verschiedenen E-Mail-Programmen hin und her wechselt, auch die Übersicht leidet darunter. Ein zentrales Postfach kann hierbei behilflich sein.

Wählen Sie eine bisherige Inbox aus oder erstellen Sie eine komplett neue Adresse. Richten Sie dann eine Weiterleitung von allen Ihren E-Mails, ob beruflich oder privat, an diese neue Inbox ein. Falls Sie ihre Adressen trotzdem noch separieren bzw. beruflich und privat trennen möchten, wäre ein E-Mail Client wie Outlook von Vorteil. Zu Outlook können alle E-Mail Adressen hinzugefügt werden um anschließend mit nur einem Klick zwischen den einzelnen Postfächern zu wechseln. Wichtig ist hierbei, dass trotz eines einheitlichen Postfachs oder eines einzigen Clients, im Namen der ursprünglichen Empfänger-Adresse geantwortet werden kann.

2.      Ablenkungen deaktivieren
Der Eingangston oder die Benachrichtigungen auf dem Desktop sind konstante Störfaktoren und reißen uns aus der Konzentration. Deshalb sollten Sie diese deaktivieren. In manchen Abteilungen, wie beispielsweise im Sales, wird jedoch eine schnelle Reaktion auf E-Mails von besonderen Kontakten verlangt. Der Trick hierbei ist, diese Kunden oder Kontakte als VIP Kontakt abzuspeichern oder bestimmte Regeln für diese festzulegen. Die Nachrichten werden dann trotzdem durchgelassen und Sie können zeitnah antworten.

3.      Eingehende E-Mails verringern
Wichtig ist, die Inbox bei Zero zu halten. Einfacher wird es, wenn Sie die eingehenden Mails direkt minimieren. Seien Sie konsequent und melden sich bei uninteressanten Newsletter einfach ab. Auch Werbemails oder anderen Spam sollten Sie versuchen abzubestellen. Delegieren Sie außerdem alle Aufgaben, die Sie nicht direkt betreffen. Weißen Sie Ihre Kollegen darauf hin, welche Rundmails oder Informationen nicht für Sie von Bedeutung sind und lassen sich aus dem Verteiler löschen.

Folgende Fragen können Ihre Entscheidung vereinfachen:

  • Lese ich diese Newsletter überhaupt?
  • Bringen diese Mails mir einen Vorteil?
  • Kann ich die News auch anders erhalten, z. B. über Social Media oder Apps?
  • Sind diese Informationen wichtig für mich bzw. betreffen sie mich überhaupt?

Tipp für Fortgeschrittene:

Legen Sie in Ihrem E-Mail Client Regeln für eingehende E-Mails fest. Blockieren Sie zum Beispiel Spam-Mails, bei denen man sich nicht abmelden kann. Newsletter können direkt in den Ordner „Später Lesen“ verschoben oder Rechnungen direkt an Ihre Buchhaltung weitergeleitet werden. Mails mit Aufgaben von Ihren Arbeitskollegen können z.B. auch direkt an Projektmanagement Tools, wie Zenkit, geschickt werden um dort direkt eine Aufgabe zu erstellen.

Gehen Sie vor der Erstellung von Regeln alle Mail-Adressen durch, die regelmäßig in ihrer Inbox landen und erörtern Sie, ob eine Regel hier angewendet werden kann. Durch die Automatisierung wird Ihr E-Mail Management verbessert und Sie sparen Zeit bei der händischen Sortierung ein.

4.      Ordnerstruktur anlegen
Da jede Person individuell ist, gibt es auch keine Pauschallösung für die ideale Ordnerstruktur. Die hier beschriebene soll Ihnen für den Anfang ein Gefühl vermitteln und kann jederzeit an Ihre eigenen Wünsche und Vorlieben angepasst werden.

  • Posteingang
  • Aktion oder To-Do
    E-Mails, die einer Aktion bedürfen und nicht sofort bearbeitet werden, kommen in diesen Ordner. Dieser könnte, wenn Sie noch mehr Struktur möchten, in verschiedene Aktionsarten unterteilt werden. Diese Unterordner könnten B. „Antworten“ oder „Termine“ sein, aber auch die Unterteilung in Kategorien ist möglich, wie z. B. „Sales-Anfragen“ oder „Pressekontakt“.
  • Warten
    Sie haben E-Mails delegiert und warten auf Rückmeldung? Sie können eine Mail noch nicht bearbeiten, weil Ihnen Informationen fehlen? Solche virtuellen Briefe werden in diesem Ordner abgelegt und zu einem späteren Zeitpunkt, sobald die nötigen Infos vorliegen, bearbeitet bzw. in den Ordner „Aktion“ oder in den Papierkorb verschoben.
  • Später Lesen
    In diesem Ordner sammeln Sie z.B. Newsletter. Diese bedürfen keiner aktiven Reaktion sondern sind ausschließlich zur Informationsgewinnung.
  • Archiv
    Das Archiv ist zum Ablegen von E-Mails, die wichtige Infos enthalten oder bei denen Sie nicht sicher sind, ob Sie diese löschen sollten. Beachten Sie hierbei auch, dass bestimmte betriebliche und unternehmerische Nachrichten bis zu 10 Jahren aufbewahrt werden müssen.
  • Papierkorb
    Hier landen unnötige Nachrichten, bearbeitete Aufgaben und weitere Mails, die Sie nicht weiter benötigen. Gibt es keine automatischen Löschintervalle, sollten Sie den Papierkorb regelmäßig von Hand leeren.

Die verschiedenen Ordner bilden das Zentrum dieser Produktivitätstechnik und unterstützen Ihr E-Mail Management. Die eingegangenen E-Mails werden in die entsprechenden Ordner einsortiert um ersichtlich zu machen, was mit diesen E-Mails geschehen soll und das „Inbox Zero“ zu erreichen.

5.      Posteingang auf null bringen
Dies ist wahrscheinlich der aufwendigste Part bei der Implementierung von Zero Inbox. Seien Sie darauf gefasst, dass es eventuell einige Zeit in Anspruch nehmen könnte. Hierfür können Sie sich an einem oder einer Kombination der folgenden Punkte orientieren, um Ihr Ziel eines leeren Posteingangs zu erreichen.

  • Sortieren
    Sortieren Sie Ihren überfüllten Posteingang in die verschiedenen Ordner, welche Sie in Schritt 4 bereits angelegt haben. Fokussieren Sie sich hierbei auf die wichtigsten E-Mails die noch einer Aktion bedürfen oder bei denen Sie noch auf Rückmeldung warten.
  • Archivieren
    Wenn Sie nicht die Zeit dafür haben, Ihren Posteingang zu sortieren und nicht genau einschätzen können, ob Sie bestimmte E-Mails noch einmal brauchen werden, verschieben Sie ihren kompletten Posteingang in das Archiv. Das Archivieren können Sie auch erst durchführen, nachdem Sie einen Teil der wichtigen E-Mails in andere Ordner einsortiert haben.
  • Löschen
    „Ganz oder gar nicht“ ist hier das Motto. Seien Sie konsequent und löschen Sie alle Nachrichten die Sie nicht mehr brauchen. Einerseits bringt es ein gutes Gefühl mit sich, auf der anderen Seite haben Sie die meisten störenden Mails endlich aus dem Weg geräumt und wieder mehr Speicherplatz. Wer komplett von vorne anfangen möchte, kann natürlich alle Mails komplett in den Papierkorb verschieben.

Anwendung von Inbox Zero

Das Grundgerüst steht und Sie können nun mit der Umgewöhnung anfangen. Denken Sie daran, dass diese Methode Ihre Produktivität und die Motivation nur steigern kann, wenn Sie sich auch an folgende Regeln halten.

  • Mails in Intervallen checken
    Setzen Sie sich feste Uhrzeiten oder Intervalle, wann Sie Ihre Mails checken. Experten empfehlen, nur 2-4 Mal am Tag den Posteingang zu checken. Dies dürfte allerdings im Beruf schwer umzusetzen sein. Da diese Methode dazu dient, sich mehr auf die Zeit und das Tun außerhalb des virtuellen Postfachs zu konzentrieren, sollten Sie mindestens eine Stunde zwischen dem Bearbeiten verstreichen lassen.
  • Regelmäßig Ordner aktualisieren
    Nur die Inbox zu leeren bringt Sie kaum weiter. Ihre Ordner brauchen ebenfalls eine regelmäßige Bearbeitung, um diese aktuell zu halten und Aufgaben abzuhaken. Entweder bearbeiten Sie Ihre Ordner „To Do“ und „Warten“ in Verbindung mit Ihrem Posteingang oder setzen andere Intervalle fest. Die Darstellung der noch zu erledigenden Aufgaben ist durch die Inbox Zero Methode weit übersichtlicher und verhindert ein zu langes Suchen von Aufgaben.
  • 2- Minuten-Regel
    Alle E-Mails, die innerhalb von zwei Minuten bearbeitet bzw. beantwortet werden können, sollten Sie sofort in Angriff nehmen anstatt diese zu sortieren. Es würde mehr Zeit kosten die E-Mail später erneut durchzugehen oder sie in Ihr Aufgabenprogramm einzutragen, als diese sofort zu bearbeiten.
  • Inbox = Zero
    Ihr Postfach muss beim beenden des Programms oder am Ende der Bearbeitungszeit komplett leer sein. Dadurch stellt sich ein gutes Gefühl ein und Sie können sich mehr auf andere Aufgaben konzentrieren.

Da eine komplette Umstellung von jetzt auf gleich nicht für Jeden eine Option ist, wird von Experten empfohlen, Inbox Zero langsam anzufangen und mit der Zeit zu steigern. Das bedeutet, dass man sich zunächst an einem Tag in der Woche daran hält und dann die Anzahl der Tage nach und nach erhöht. Man merkt allerdings sehr schnell die positiven Auswirkungen und das befreiende Gefühl mit einem leeren Postfach.

Lookeen

Mit Lookeen sparen Sie Zeit bei der Suche nach Informationen in E-Mails und Dateien. Alles Wichtige zu Lookeen finden Sie hier.

Tipps & Tricks

Nicht nur Regeln können Ihr E-Mail Management mit der Inbox Zero Methode verbessern, auch Tipps und Tricks können Ihre Produktivität weiter steigern. Besonders Hilfreich ist auch die Kombination mit Tools für Aufgaben- oder Projektmanagement.

  • Aufgaben & Termine mit „E-Mail to collection“ in Produktivitätstools übermitteln
    Viele Tools bieten mittlerweile die Funktion, mithilfe von E-Mails Aufgaben in Ihrer To-Do Liste zu erstellen. Jede Liste in Ihrem Tool entspricht einer bestimmten E-Mail Adresse. Leiten Sie nun eine E-Mail mit einer speziellen Aufgabe, an diese Adresse weiter, wird im Programm automatisch eine Aufgabe mit den Informationen aus der E-Mail erstellt. Anschließend können Sie die E-Mail aus Ihrem Postfach löschen, da Sie alle wichtigen Infos nun in Ihrem Aufgabenprogramm haben.
  • Aufgaben & Termine in Kalender eintragen
    Tragen Sie Aufgaben und Termine in Ihren Kalender ein. Übernehmen Sie bestenfalls alle wichtigen Infos, die Sie brauchen, damit Sie die E-Mail löschen und Ihr E-Mail Programm entlasten können. Dies kann auch gut mit der „E-Mail to collection“-Funktion genutzt werden.
  • Nur ein Archiv
    Da Sie nun eine tolle Ordnerstruktur haben, wollen Sie sicherlich auch in Ihrem Archiv für Ordnung sorgen. Dies ist heutzutage aber gar nicht mehr nötig und kostet nur unnötig Zeit. Benutzen Sie ein einzelnes Archiv, in dem Sie alle wichtigen E-Mails zwischenlagern. Wenn Sie eine bestimmte Nachricht oder Info brauchen, nutzen Sie entweder die integrierte Suchfunktion oder ein Tool wie Lookeen, das sogar Dateien durchsuchen kann.
  • Time Blocking
    Dies ist eine weitere Zeitmanagement- sowie Produktivitätstechnik, die super mit Inbox Zero zusammen passt. Hierbei wird eine bestimmte Zeit für eine Aufgabe, hier die E-Mails, blockiert. Lassen Sie alle Kollegen wissen, dass Sie in dieser Zeit nicht gestört werden dürfen und nicht für Anrufe, Meetings oder Ähnlichem zur Verfügung stehen. Sie haben dadurch keine Ablenkung und können sich auf Zero Inbox fokussieren.
  • Getting Things Done
    Auch dies ist eine Produktivitätstechnik. Sie ähnelt sehr der Inbox Zero Methode durch ihre strukturierte Arbeitsumgebung. Sie können diese Methode entweder mit einem Tool oder auf einem echten Whiteboard an Ihrer Wand umsetzen. Hierbei gibt es mehrere Spalten, von „Inbox“ zu „To Do“ und weiter zu „Fertig“. Natürlich gibt es hier noch weitere Spalten, die der Bearbeiter selbst anlegen kann. Jede Aufgabe wird auf ein Kärtchen geschrieben und kommt in die „Inbox“. Die Aufgabe wird nun je nach Status immer weiter verschoben, bis sie auf „Fertig“ steht. Benutzt man ein Aufgabentool sowie die „E-Mail to collection“-Funktion ist das Zusammenspiel von Ihrem E-Mail Management und Ihrer Aufgabenliste gesichert.

Teilen mit:




Danke für Ihren Kommentar! Sobald wir ihn geprüft haben, wird er auf dem Blog freigeschaltet.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Categories:

Beliebte Beiträge:

Lookeen Newsletter

Abonnieren Sie den Lookeen Newsletter um sofort die neuesten Informationen und Inhalte zu bekommen.

Diese Seite verwendet Cookies, um Ihnen einen besseren Service bereitzustellen. Durch Nutzung dieser Seite, stimmen Sie unserer Cookie-Richtlinie zu.

Ich stimme zu. x