Lookeen
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Wieso zeigt die Autovervollständigen-Funktion von Outlook keine E-Mail-Adressen meiner Kontakte an?

Im Gegensatz zu Outlook Express und Outlook 2000, die beim Eintippen von E-Mail-Adressen Vorschläge aus dem Kontakte-Ordner unterbreiten, arbeitet die Autovervollständigung ab Outlook 2002 auf Basis einer Datei, in der sämtliche Adressen gespeichert werden, die jemals — entweder manuell oder über das Adressbuch — in die E-Mail-Adressfelder An, Cc und Bcc sowie in das Feld E-Mail im Kontaktformular eingefügt worden sind. Voraussetzung ist natürlich, dass die Option Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen aktiviert ist:

Extras | Optionen | Einstellungen | E-Mail Optionen | Erweiterte E-Mail-Optionen

Wenn also noch keine Vorschläge beim Eintippen einer E-Mail-Adresse angezeigt werden, dann bedeutet dies nichts weiter, als dass in der Datei — sie trägt den Namen des jeweiligen Outlook-Profils mit der Endung .NK2 — noch keine Einträge vorhanden sind.

Hinweis: Um dennoch Übereinstimmungen mit in den Kontakten hinterlegten E-Mail-Adressen zu überprüfen, drücken Sie die Tastenkombination STRG+K, wenn sie die ersten Buchstaben in ein Adressfeld eingetippt haben.

Im Folgenden finden Sie weitere Informationen zum Autovervollständigen-Cache von Outlook.

Bearbeiten der Datei

Ein direktes Editieren der Datei ist weder mit Outlook- noch mit Windows-Mitteln möglich. Dafür gibt es Tools wie z. B. Ingressor oder das gratis erhältliche NK2View (meine Empfehlung). Wenn es um das bloße Exportieren der Adressen in eine (csv-)Datei geht, ist das ebenfalls kostenlose Tool NK2.info eine Alternative. Um einzelne Adressen, die sich im Laufe der Zeit im Cache angesammelt haben und nicht mehr benötigt werden, aus der Autovervollständigen-Liste zu entfernen, wählt man die jeweilige Adresse mit den Pfeil-Tasten der Tastatur aus und drückt die ENTF- bzw. DEL-Taste; um den kompletten Cache zu leeren, löscht man einfach die NK2-Datei, die sich im versteckten Ordner

C:\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook (Windows XP)

C:\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook (Windows Vista)

befindet. Wenn Sie nach dem Löschen der Datei neue E-Mails verfassen, werden die verwendeten Adressen zwischengespeichert und beim Beenden von Outlook in die dann neu erstellte NK2-Datei geschrieben.

Achtung:

Wenn der Ordner \Anwendungsdaten\ bzw. \AppData\ nicht im Windows-Explorer angezeigt wird, bitte unter
Systemsteuerung | Ordneroptionen | Ansicht
einstellen, dass alle Dateien und Ordner angezeigt werden sollen.

Wieviele Adressen kann eine NK2-Datei max. aufnehmen?

Per Voreinstellung nimmt die Datei 1000 Einträge auf (bis Outlook 2003; ab Outlook 2007 sind es 2000). Die maximale Anzahl kann aber durch das Setzen eines Registry-Wertes erhöht werden.

Was passiert, wenn die maximale Anzahl von Einträgen erreicht ist?

Im Internet findet sich häufig die Behauptung, dass bei Erreichen des Limits einfach keine weiteren Einträge aufgenommen werden. Das ist aber falsch, denn stattdessen ersetzt ein neuer Eintrag den am wenigsten verwendeten. Jed Brown, seines Zeichens Outlook-Entwickler bei Microsoft, hat sich diesbezüglich in einer Outlook-Mailliste wie folgt geäußert:

"(...) If you are at the max and you add one more entry, the last entry will drop off. We keep track of some weights to determine the order of entries in the N2k, so typically this "Last" entry will be the one that is the least used."

Übernahme der Datei auf einen anderen Computer

Wenn Sie den Adressspeicher auf einem anderen Computer verwenden möchten, kopieren Sie einfach die NK2-Datei in den entsprechenden Ordner auf dem neuen System und benennen Sie die Datei um in den Namen des jeweiligen Outlook-Profils.

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