Lookeen
Lookeen

Wie kann ich selbst erstellte Kategorien sichern?

Kategorien sind ein probates Mittel, um Ihre Korrespondenz, Kontakte, Termine etc. zu managen. Wenn Sie aber Ihre selbst definierten Kategorien z. B. auf einem anderen Rechner verwenden möchten, stehen Sie vor einem Problem, denn Outlook bietet keine direkte Im- und Exportmöglichkeit. Da bis Outlook 2003 die Kategorienliste in der Windows-Registry gespeichert wird, ist das Im- und Exportieren über diese möglich.
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Categories

Exportieren Sie einfach diesen Schlüssel — er ist erst dann vorhanden, wenn Sie mind. eine eigene Kategorie definiert haben — und importieren diesen auf dem Zielsystem.

Aber Achtung: Durch das Importieren werden alle auf dem Zielrechner vorhandenen Kategorien überschrieben, d. h. eine Synchronisation findet nicht statt! Ein weiterer Fallstrick können verschiedene Outlook-Versionen sein, denn wenn Sie z. B. die Kategorienliste von Outlook 2003 auf ein System portieren wollen, auf dem Outlook 2002 installiert ist, müssen sie den Pfad in der reg-Datei anpassen, in diesem Fall von ...\11.0\... auf ...\10.0\...

Ab Outlook 2007 gibt es überhaupt keine Möglichkeit mehr, Kategorien zu im- bzw. exportieren, denn ab dieser Version werden Kategorien direkt innerhalb der pst-Datei gespeichert. Hier müssen Sie entweder ein aufwändiges VBA-Makro programmieren oder auf ein Tool wie den Category Manager zurückgreifen, der neben einer bequemen Kategorieverwaltung auch eine Im- und Exportfunktion mitbringt. Außerdem erlaubt es das Tool in der Enterprise-Version, eine zentrale Kategorienliste anzulegen, um auf allen Clients identische Kategorien zu gewährleisten.

Ausführliche Informationen zum Thema Kategorieverwaltung finden Sie auf den Seiten des Herstellers des Category Manager unter Workshops | Outlook Kategorien.