Lookeen
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Wie kann ich meine PST-Datei verkleinern?

PST-Dateien im UNICODE-Format, das mit Outlook 2003 eingeführt wurde, können zwar 20 Gigabyte und größer werden, jedoch ist es von Vorteil, PST-Dateien so schlank wie möglich zu halten. Welche Möglichkeiten gibt es nun, eine PST-Datei zu verkleinern?

  • Anhänge entfernen
  • Archivierung mit externen Programmen
  • Komprimierung der PST-Datei
  • Weiterführende Links

E-Mail-Anhänge entfernen

Den meisten Platz innerhalb einer PST-Datei dürften E-Mail-Anhänge belegen. Man könnte nun aus jeder E-Mail einzeln die Anhänge entfernen, was aber natürlich einen enormen Zeitaufwand bedeuten würde. Wie für alles, gibt es auch hierfür Tools von Drittanbieteren — z. B den Attachments Processor oder den Outlook Attachment Sniffer —, die bereits vorhandene E-Mails schnell und komfortabel bearbeiten. Des Weiteren ermöglichen es solche Tools, bereits beim Empfang einer Mail vorhandene Anhänge zu extrahieren und im Dateisystem zu speichern. Wenn man die Anhänge weiterhin aus der E-Mail heraus öffnen will, kann in die E-Mail eine Verknüpfung zur Datei gesetzt werden.

Autoarchivierung

Mit der Outlook-eigenen Autoarchivierung können alle Datums-bewehrten Elemente – E-Mails, Termine, Aufgaben etc. –, die ein bestimmtes Alter errreicht haben, aus der pst-Datei entfernt und in einer separaten Archivdatei gespeichert werden. Auf planet-outlook.de finden Sie einen ausführlichen Artikel über die Autoarchivierung von Outlook.

Archivierung mit externem Programm

Des Weiteren böte sich das Freeware-Programm MailStore Home an, mit dem man seine Outlook-Daten bequem archivieren und bei Bedarf wieder darauf zugreifen kann. Letzteres ist auch ohne Outlook möglich; ein mit MailStore Home erstelltes Archiv lässt sich nach bestimmten E-Mails durchsuchen, sodass der Zugriff auf archivierte Elemente blitzschnell möglich ist, ohne vorher die PST-Datei umständlich in Outlook einbinden zu müssen.

Egal, welche der genannten Methoden man aber verwendet – im Anschluss muss die PST-Datei noch komprimiert werden, damit der geschaffene Platz innerhalb der Datei freigegeben und dadurch die Datei auch physisch kleiner wird:
Rechtsklick auf Persönliche Ordner | Eigenschaften... | Registerkarte "Allgemein" | Erweitert

Komprimieren

MS-KB-Artikel: Komprimieren von PST- und OST-Dateien in Outlook, um gelöschte Elemente zu entfernen und Speicherplatz freizugeben