Die Suche nach und in PDF-Dokumenten – so geht’s

PDF-Datei durchsuchen- so geht’s

1. Öffnen Sie das PDF Dokument, indem Sie suchen möchten.
2. Verwenden Sie auf ihrer Tastatur den Shortcut Strg + F
3. Rechts oben öffnet sich ein Suchfeld in das Sie einen Begriff oder eine Wortfolge eingeben können.
4. Drücken Sie nun die Eingabe-Taste und die Suche in dem PDF-Dokument wird gestartet. Gibt es mehrere Suchergebnisse, können Sie mit den Buttons Weiter, Enter oder Zurück zwischen diesen navigieren.

Die jeweilige Fundstelle wird im Text der PDF-Datei markiert (siehe Foto). Die Suchleiste können Sie durch Klicken auf den X-Button oder mit der Escape-Taste (ESC) auf ihrer Tastatur schließen.

Mehrere PDF Dateien aufeinmal durchsuchen – so geht’s

Mit der einfachen Suche können Sie nur in dem aktuell geöffneten PDF-Dokument suchen. Möchten Sie aber mehrere PDF-Dateien gleichzeitig durchsuchen, können Sie die Erweiterte Suche nutzen. So funktioniert es:

1. Öffnen Sie mit Adobe Reader oder einem anderen PDF Viewer ein PDF-Dokument ihrer Wahl 
2. Verwenden Sie den Shortcut Umschalt (Shift) + Strg +F.
3. Setzen Sie einen Haken bei Alle PDF-Dokumente in.
4. Wählen Sie dann den Ordner oder das Laufwerk, das durchsucht werden soll aus. 

Um die Suche zu verfeinern gibt es zudem die Möglichkeit aus mehreren Suchoptionen auszuwählen.

PDF-Suchoptionen in den erweiterten Einstellungen

Im Suchfeld der erweiterten Suche in PDF-Dateien können Sie ganz unten auf Mehr Optionen anzeigen klicken. Dann werden weitere Zusatzkriterien zur Suche in PDF-Dokumenten angezeigt.

In der Auswahl Suchergebnisse müssen enthalten können sie wählen zwischen: Nur ganze Wörter oder Sätze: Mit dieser Einstellung suchen Sie nach der vollständigen Zeichenkette, einschließlich Leerzeichen, in der exakten Reihenfolge der Eingabe. Die Funktion Beliebige Wörter sucht nach allen Fundstellen von mindestens einem der Suchwörter. Die Suchergebnisse enthalten also alle Stellen, des jeweils einzelnen Wortes und der Kombination der Wörter. Weitere Kriterien zur Suche in PDF-Dokumenten sind folgende:

• Ganzes Wort
• Groß-/Kleinschreibung
• Umgebung: wird erst bei der Suche in mehreren PDF-Dokumenten aktiviert, hierbei wird nach mindestens zwei Begriffen gesucht, zwischen denen maximal eine in den Sucheinstellungen angegebene Anzahl Wörter stehen darf
• Wortstamm: mithilfe dieser Option finden Sie auch Wörter, die nur einen Teil, den sogenannten Stamm, des gesuchten Wortes enthalten
• Lesezeichen einschließen
• Kommentare einschließen
• Anlagen einschließen

Noch mehr Sucheinstellungen können Sie in den Dokumenteigenschaften vornehmen. So können Sie beispielsweise das Erstellungsdatum, den Verfasser oder Objektdaten angeben. In der Anzeige der Suchergebnisse können Sie sich dann den Dateipfad und die einzelnen Fundstellen in den PDF-Dateien anzeigen lassen. In anderen PDF-Readern gibt es ebenfalls eine Funktion, um ein PDF-Dokument nach einem Suchbegriff zu durchsuchen. Diese funktioniert ähnlich funktioniert wie im Adobe Reader. Damit sollte das Durchsuchen von PDF-Dokumenten nach einzelnen Wörtern oder Wortfolgen kein Problem mehr sein.

Die Suche durch die Erstellung eines PDF-Indexes beschleunigen

Um die Suche zu beschleunigen, können Sie PDF-Dateien in einem Katalog zusammenfassen und einen PDF-Index erstellen. Das ist vor allem dann vorteilhaft, wenn Sie mit einer großen Zahl zusammenhängender PDF-Dateien arbeiten und oft und viel Gebrauch von der Suchfunktion machen. So erstellen Sie ganz einfach einen Index:

1. Öffnen Sie ein PDF-Dokument und gehen Sie auf Werkzeuge. Wählen Sie den Punkt Dokumentverarbeitung und dann Eingebetteten Index verwalten.
2. Klicken Sie auf Index einbetten.
3. Lesen Sie die Anweisungen und klicken dann auf OK.

Suche nach PDF-Dateien mit der Windows Suchfunktion

Falls Sie wissen, dass ein gesuchtes Wort oder eine Wortkette sich in einem PDF-Dokument befindet, ist die eingebaute Suchfunktion in PDF-Reader-Programmen eine nützliche Sache. Suchen Sie aber nach einem bestimmten Begriff und wissen nicht mehr in welcher Datei und ob überhaupt in einem PDF-Dokument sich dieser befindet, können Sie unter Windows auch ganz einfach die eingebaute Suchfunktion anwenden. Öffnen Sie dazu einfach das Startmenü und geben Sie in die Suchleiste den gesuchten Begriff ein.

Probleme mit der Suche nach PDF-Dateien unter Windows 7 und Windows 8

Normalerweise kann man unter Windows ganz einfach mit der Startmenü-Suchleiste nach PDF-Dateien suchen, auch nach Begriffen innerhalb der Datei. Die Suchfunktion unter Windows 7 und Windows 8, genauer gesagt jeweils die 64-Bit-Version, bezieht aber in manchen Fällen leider keine Dateien im PDF-Format mit ein. Das ist natürlich ärgerlich, wenn man die Suche in dem PDF-Reader selbst zu umständlich findet und man lieber die Windows Suchfunktion nutzen will, um PDF-Dokumente zu finden. Das Problem besteht in dem Fehlen eines iFilters, der für die Indizierung von PDF-Dokumenten unter Windows 7 und Windows 8 benötigt wird. Ob bei Ihnen ebenfalls dieses Problem vorliegt, können Sie ganz einfach herausfinden:

1. Rufen Sie die Systemsteuerung auf.
2. Wählen Sie aus Alle Systemsteuerungselemente die Indizierungsoptionen aus.
3. Klicken Sie auf den Erweitert-Button.
4. Gehen Sie auf den Register Dateitypen und scrollen sie nach unten zu pdf.

Falls dahinter die Meldung “Der registrierte ‘iFilter’ wurde nicht gefunden.” angezeigt wird, ist auch bei Ihnen dieses Problem mit der Suche nach und in PDF-Dateien vorhanden. Der fehlende Filter lässt sich hier herunterladen. 

Wenn Sie jetzt über die Suchleiste des Startmenüs nach einer PDF-Datei suchen, werden Sie aber feststellen müssen, dass es immer noch nicht funktioniert. Das liegt daran, dass PDF-Dokumente bisher nicht indiziert wurden und deshalb müssen Sie zuerst den Index der Suche erneut aufbauen. Das kann eine Weile dauern, daher ist es ratsam dies beispielsweise über Nacht zu machen. Den Index können Sie folgendermaßen wiederaufbauen:

1. Öffnen Sie die Systemsteuerung und dann die Indizierungsoptionen.
2. Klicken Sie auf Erweitert.
3. In der Registerkarte Indexeinstellungen klicken Sie auf Neu erstellen.

Nun sollten Sie auch wieder PDF-Dateien in den Suchergebnissen angezeigt bekommen.

Das PDF-Format hat einige Vorteile: es hat eigene Sicherheitsmechanismen, die es zum Beispiel verhindern, dass das Dokument nachträglich verändert werden kann. Das PDF-Format ist ein Einheitsformat, für das es eine Reihe Programme zum Lesen und Bearbeiten gibt. Deshalb ist das PDF-Format besonders beliebt in der geschäftlichen Kommunikation. Es kommt beim Empfänger so an – mit allen Schriftarten und Formatierungen – wie der Absender es gestaltet hat, unabhängig von Betriebssystem oder Gerät.

Ich hoffe Ich konnte Ihnen bei Ihrer Suche nach und in Ihren PDF-Dokumenten behilflich sein. Sollten Sie noch offene Fragen haben, dürfen Sie gerne die Kommentarfunktion nutzen. Ich helfe ihnen gerne bei der Suche nach Lösungen.

Bis bald!