FAQ

Ja, Sie können Lookeen 2025 ganz einfach downloaden, installieren und die Vollversion 14 Tage lang kostenlos ausprobieren. Wenn Ihnen Lookeen 2025 gefällt, erhalten Sie als Stammkunde von Lookeen 30% Rabatt auf das Upgrade. Falls Sie Lookeen 2025 nicht überzeugt hat, können Sie Lookeen 12 weiter nutzen. Einen Download zur alten Version finden Sie hier.

Sie finden alle Vorteile von Lookeen 2025 gegenüber der Vorgängerversion hier.

Bei dem Update auf die neuste Version wird ein neuer Index von Lookeen erstellt.

Die neue Version Lookeen 2025 einfach in unserem Downloadbereich herunterladen und beim Kauf der neuen Lizenz folgendes beachten:

Sie sind im Besitz eines Lizenzschlüssels für Version 12 und älter: Für unsere Stammkunden bieten wir eine Ermäßigung auf das Upgrade zu Lookeen 2025 an. Dazu müssen Sie sich über unser Upgrade Center als Lizenzschlüsselinhaber verifizieren. Anschließend bekommen Sie von uns eine E-Mail zugeschickt. In dieser E-Mail finden Sie einen Gutscheincode für unseren Lookeen Shop, der Ihnen 30% Rabatt auf die neue Version 2025 (Version 14) gewährleistet. Diesen Gutscheincode können Sie anschließend im Rahmen des Bestellprozesses in unserem Lookeen Shop eingeben. Der ermäßigte Rechnungspreis wird nach einem Klick auf “Aktualisieren” neu berechnet.

Zunächst müssen Sie die alte Version deinstallieren:

1. Schließen Sie Outlook® und deinstallieren Sie Lookeen über die Systemsteuerung/Programme und Funktionen.

2. Löschen Sie den Ordner “Lookeen” in C:\Benutzer\Appdata\Local

3. Unter C:\Programme (auf 32 bit Systemen) bzw. C:\Programme(x86) (auf 64 bit Systemen) löschen Sie den ggf. noch vorhandenen Ordner “Axonic” (Falls Sie Lookeen an anderer Stelle installiert haben, finden Sie den Ordner dort)

4. Löschen Sie den Ordner “Addin Express” in Ihrem “Dokumente” Ordner, falls er noch vorhanden ist.

5. Laden Sie nun Lookeen 2025 herunter und doppelklicken Sie auf die EXE-Datei.

Wenn Sie Ihre Lizenz vor dem 01. Juli 2024 gekauft haben, sichern wir Ihnen 30% Rabatt auf den Erwerb des Upgrades zu. Nutzen Sie dazu unser Upgrade Center. Wenn Sie Lookeen 12 nach dem 1. Juli 2024 gekauft haben, kontaktieren Sie uns bitte.

Diese Angaben finden Sie in Ihrer Rechnung, die Sie z.B. per Mail von der Firma Share-IT / MyCommerce erhalten haben! Ihr Lizenzname und -schlüssel ist in dem E-Mail-Anhang enthalten. Die Datei im Anhang heißt key.htm und lässt sich mit jedem Internetbrowser öffnen. Lizenzname und -schlüssel einfach ablesen und eingeben (am einfachsten per Copy & Paste)

Das kann verschiedene Ursachen haben:

1. Sie haben sich vertippt, die falschen Lizenzdaten eingegeben oder ein Leerzeichen zu viel eingegeben. Es ist wichtig, dass Sie sowohl den Lizenznamen als auch den Lizenzschlüssel richtig eingeben. Diese Angaben finden Sie in Ihrer Rechnung, die Sie z.B. per Mail von der Firma Share-IT / MyCommerce erhalten haben. Ihr Lizenzname und -schlüssel ist in dem E-Mail-Anhang enthalten. Die Datei im Anhang heißt key.htm und lässt sich mit jedem Internetbrowser öffnen. Lizenzname und -schlüssel einfach ablesen und eingeben (Copy & Paste).

2. Wenn die Eingabe Ihres Lizenzschlüssels dann immer noch nicht zum Erfolg führt, kontaktieren Sie bitte unseren Customer Service, der Ihnen dabei hilft, den richtigen Lizenzschlüssel ausfindig zu machen.

Sind Sie im Besitz eines Lizenzschlüssels für Lookeen 12 (oder älter), so erhalten Sie mit diesem Coupon Code einen Rabatt von 30% auf Ihr Upgrade. Wenn Sie den Gutschein-Code in unserem Shop nach der Auswahl Ihrer Edition und Ihrer Zahlungsart unter “Ihr Gutscheincode” eingeben und auf “Aktualisieren” klicken, berechnet Ihnen unser Shop automatisch den neuen Rechnungspreis.

Wenn Sie bereits im Besitz eines Lizenzschlüssels für Version 12 und älter sind, erhalten Sie einen Rabatt über 30% – egal, welche Edition Sie kaufen möchten oder in welcher Währung Sie bezahlen möchten. Den Preis können Sie sich deshalb individuell berechnen lassen. Einfach einen Rabattgutschein über unser Upgrade Center bestellen, den Gutschein-Code anschließend in unserem Shop eingeben und auf “Aktualisieren” klicken. Der Shop berechnet Ihnen dann automatisch den neuen Rechnungspreis.

Ja, bitte kontaktieren Sie uns in diesem Falle.

Derzeit sind keine weiteren Updates für Version 12 geplant. Lookeen 12 ist nach zahlreichen Updates ausgereift. Die Versionshistorie finden Sie hier.

Ja, dazu haben Sie zwei Möglichkeiten.

1. In dem Popup, das Sie auf das Upgrade hinweist, besteht die Option ein Häkchen zu setzen bei “Diese Meldung nicht mehr anzeigen”. Das führt dazu, dass Ihnen dieses Popup nicht mehr angezeigt wird.

2. Falls die erste Möglichkeit nicht zum Erfolg führt, gibt es in den Lookeen Optionen auf dem Reiter “System” die Möglichkeit, einen Haken zu löschen bei “Beim Start automatisch nach Updates suchen”. Auch dies führt dazu, dass Sie beim Start von Lookeen nicht mehr auf das Upgrade hingewiesen werden.

Bitte kontaktieren Sie uns in diesem Falle direkt.

Ja, das Benutzerhandbuch für Lookeen 2025 im PDF-Format können Sie hier herunterladen.

Wie würden uns freuen, wenn Sie Lookeen auch Ihren Kunden anbieten würden. Um Reseller zu werden oder für Fragen über unsere Partnerschaften, kontaktieren Sie uns bitte.

Selbstverständlich kann Lookeen von Systemadministratoren über Gruppenrichtlinien (GPO) unternehmensweit ausgeliefert werden. Hierzu haben wir eigene GPO, die wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen. Umfangreiche Informationen finden Sie auch in unserem GPO-Guide für Lookeen 2025.

Nein, ein Backup ist nicht notwendig. Wenn Sie z.B. Ihr System neu installieren, können Sie den Index schnell wieder neu erstellen. Wenn Sie Ihre Indexdateien trotzdem sichern wollen, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie ein Explorer-Fenster. Klicken Sie auf Extras –> Ordneroptionen –> Reiter “Ansicht” –> Aktivieren Sie im Fenster “Erweiterte Einstellungen” die Option “Alle Dateien und Ordner anzeigen”. Gehen Sie anschließend auf: C:\Users\[IHR PROFILNAME]\AppData\Local\Lookeen\[IHR_OUTLOOKPROFIL] Sichern Sie hier den Ordner “Index” und binden Sie ihn bei Bedarf an der gleichen Stelle wieder ein.

Der Lookeen Server richtet sich hauptsächlich an Unternehmen, die zentral gespeicherte Indizes für Postfächer, öffentliche Ordner und das Dateisystem wünschen. Die Software wird dabei auf einem Windows Server installiert, dort wird auch der Index der Unternehmensdaten erstellt und abgelegt. Der Zugriff durch die Benutzer über die Lookeen Desktop Version wird dabei durch die Windows Benutzerberechtigungen (Active Directory) gesteuert. Für weitere Informationen zum Lookeen Server kontaktieren Sie uns bitte.

Suchabfragen in Windows und Outlook® sind zeitaufwändig. Es dauert mitunter Minuten, bis alle Datensätze durchsucht wurden und die Darstellung der Suchergebnisse ist unzureichend, wenn Sie auf der Suche nach der Nadel im Heuhaufen sind. So verlieren Sie Zeit und finden selten oder nur mühselig das gewünschte Ergebnis.

Ja, in unserem Support Bereich erreichen Sie 24 Stunden am Tag per Supportformular unser Team. Es ist für unser Support Team auch meistens nützlich, wenn Sie eine aktuelle Logdatei von Ihrem Lookeen System hinzufügen. Dazu gehen Sie in Lookeen einfach in die „Einstellung>Hilfe” und schicken Sie uns von dort einen Fehlerbericht. Beschreiben in dieser E-Mail Ihr Problem möglichst detailliert. Auch Screenshots helfen uns bei der Ursachensuche. Vergessen Sie nicht anzugeben, wie man Ihr Problem reproduzieren kann.

Die EULA finden Sie hier.

Ja, eine detaillierte Auflistung der Systemvoraussetzung sehen Sie hier.

Ja! Weitere Informationen finden Sie dazu hier.

Ja, öffentliche Ordner werden unterstützt.

Lookeen unterstützt mehrere E-Mail Profile.

Derzeit sind uns keine Inkompatibilitäten zu anderen Outlook® Add-Ins bekannt. Bei dennoch auftretenden Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Customer Service.

Ja, Lookeen läuft problemlos auf Citrix® oder Terminalservern.

Ja. Bilddateien (z.B. .jpg oder .bmp) oder PDF Scans werden anhand Ihres Namens indiziert und Dank OCR werden auch die Texte in den Bildern und im PDF erkannt.

Das Lookeen Lizenzmodel ist ein sogenanntes Named-User-Model. Das heißt, dass Sie für jeden einzelnen Mitarbeiter, der mit der Lookeen Desktop-Suche über den Terminalserver arbeitet, eine Lizenz benötigen. Es ist dann allerdings egal, wie viele Installationen der lizenzierte Mitarbeiter vornimmt. Lookeen funktioniert für den lizenzierten Mitarbeiter an beliebig vielen Terminals.

Lookeen unterstützt alle Betriebsarten und alle Netzwerkstatus des Exchange® Servers, das umfasst Cache und non-Cache Modus. Des Weiteren finden Sie hier unseren GPO-Guide. Mit speziellen GPO-Befehlen können Sie das Verhalten bei den einzelnen Modi konfigurieren.

Ja, Lookeen unterstützt “Roaming User Profiles”.

Im lokalen Applikationsverzeichnis C:\Benutzer\[IHR PROFILNAME]\AppData\Local\Lookeen

Nein, Lookeen speichert keine E-Mails oder Dateien separat, auch nicht im Internet oder auf einem Server.

Der Index von Lookeen ist nicht beschränkt und indiziert sogar Archive mit Terabyte an Daten.

Zur Überprüfung der Echtheit Ihrer Lookeen Lizenz, werden Ihre Lizenzinformationen an unseren Lizenzierungsserver gesendet. Sonstige persönliche Daten, E-Mails, Inhalte von E-Mails oder Dateien und andere Analysedaten werden NICHT versendet. Wenn Sie Lookeen komplett offline / getrennt vom Internet / air-gapped betreiben wollen, kontaktieren Sie uns bitte.

Ein MSI-File für Ihre Installation finden Sie hier zum Download.

Die Lookeen Business und Premium Editionen ermöglichen es, Lookeen per Gruppenrichtlinie (GPO) zu deaktivieren. Somit kann man durch Anwenden dieser GPO die Benutzung von Lookeen für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen verhindern oder durch Setzen von Ausnahmen auf bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen eingrenzen.

Wenden Sie sich dann bitte direkt an unseren Vertriebspartner Share-IT / MyCommerce und gehen Sie mit Ihrem Passwort in den “MyAccount” Bereich – hier ist Ihr Key hinterlegt. Oder schreiben Sie eine E-Mail – dies können Sie auch direkt im Customer Care Center tun, hier werden solche Frage auch beantwortet und über die Funktion “Rückfrage” können Sie Ihren Key einfordern. Alternativ schreiben Sie einfach eine E-Mail an processing@shareit.com.

Gehen Sie in Lookeen in die Einstellungen (Zahnrad). Links oben in der Ecke sehen Sie nun die Versionsnummer.

Nein, installieren Sie Lookeen neu und geben Sie einfach wieder Ihren Lizenzschlüssel ein, den Sie von uns erhalten haben. Falls Ihre Lizenz gesperrt sein sollte, weil sie mehrfach benutzt wurde, schreiben Sie uns bitte.

Über unseren Vertriebspartner haben Sie bequem die Möglichkeit mit Kreditkarten, Überweisung, Scheck, Bargeld oder auf Rechnung (für Unternehmenskunden) zu bezahlen. Der Shop akzeptiert Visa, MasterCard, American Express, JCB, Discover, Diners Club, Solo und Switch/Maestro (nur wenn in UK ausgestellt). Ganz wie Sie wünschen!

1. Schließen Sie bitte Lookeen und ggf. Outlook®. Deinstallieren Sie Lookeen über die Systemsteuerung –> Option “Programme und Funktionen”.

2. Löschen Sie den Ordner “Lookeen” in C:\Benutzer\[IHR PROFILNAME]\AppData\Local (hierzu müssen im Windows Explorer unter Extras (evtl. mit Taste “ALT” einblenden) zusätzliche Felder markiert sein! –> Ordneroptionen –> Ansicht “Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen”).

3. Löschen Sie den Ordner “Axonic” im Verzeichnis “C:\Programme” oder “C:\Programme (x86)”4. Löschen Sie, falls noch vorhanden, den Ordner “Add-in Express” unter “Dokumente”

Sie erhalten eine E-Mail mit einem Lizenzschlüssel. Geben Sie diesen (am besten mit Copy & Paste) unter Einstellungen > Lizenz > Lizenzschlüssel ein. Nachdem Sie bestätigt haben, ist Lookeen für Sie uneingeschränkt nutzbar!

Informationen zu den Preisen finden Sie in unserem Shop. Wir bieten Firmen spezielle Volumenlizenzen an, schreiben Sie uns einfach. Zudem gibt es neben der Standardlaufzeiten von 1 Jahre, unter anderem noch 3- oder 5-Jahreslizenzen mit weiteren Laufzeitenrabatten.

Sie haben dann die Möglichkeit Lookeen zu kaufen. Folgen Sie einfach den Anweisungen auf unserer Kaufseite. Oder Sie deinstallieren Lookeen von Ihrem Rechner.

Sie können Lookeen 14 Tage lang kostenlos nutzen und ausprobieren – wir sind von der Qualität unseres Produktes überzeugt und geben Ihnen so die Chance uneingeschränkt alle Funktionen von Lookeen zu testen. Nach Ablauf dieser Frist können Sie Lookeen kaufen oder deinstallieren.

Ja. Dies können Sie als Parameter bei der Unattended- oder Silent-Installation angeben.

Richten Sie diese bitte direkt an unseren Vertriebspartner Share-it! / MyCommerce / Digital River. Im Customer Care Center des Vertriebspartners finden Sie die Antworten auf die meisten Fragen und können das Team auch per E-Mail erreichen: https://solutioncenter.digitalriver.com/public_csm

Gehen Sie innerhalb Ihres Gruppenlinien Editors mit rechter Maustaste auf “Administrative Templates” und wählen “Filtering…” aus. Deaktivieren Sie im folgenden Dialog “Only show policy settings that can be fully managed”. Nun müssten Sie die Einträge sehen können. Weitere Informationen finden Sie auch in unserem GPO-Guide.

Nach der Installation von Lookeen öffnet sich beim ersten Start ein Setup Programm von Lookeen. Dieses müssen Sie einmal durchlaufen, um Lookeen zu konfigurieren. Anschließend können Sie alle Features der Lookeen Desktopsuche und des Outlook® Add-Ins genießen.

Eine ausführliche Installationsanleitung finden Sie in unserem Download Bereich.

Bitte beachten Sie dazu unsere EULA.

Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer EULA.

Natürlich. In den Lookeen Einstellung (Zahnrad) können Sie in dem Reiter “Index” einstellen, zu welcher Zeit Sie indizieren möchten. Wenn Sie zu bestimmten Zeitpunkten Ihre vollen Systemressourcen brauchen, so können Sie an dieser Stelle auch angeben, in welchen Zeitintervallen auf die Indizierung verzichtet werden soll.

Ja, geben Sie Ihre gewünschten Suchparameter ein und führen Sie die Desktopsuche aus. Klicken Sie anschließend in der Suchleiste auf das Herzsymbol. Dort können Sie die durchgeführte Suche als Favorit speichern.

Ja, Lookeen indiziert dann beim nächsten Start des Indexdienstes an der Stelle weiter, an der Sie unterbrochen haben – die bereits indizierten Elemente gehen Ihnen also nicht verloren!

Ja, schauen Sie hierzu bitte in unsere Hilfe. Im Kapitel “Suchabfrage-Syntax” finden Sie alle nützlichen Tipps und Tricks!

Ja, Lookeen unterstützt auch die Suche mit den Wildcards „*“ und „?“. „*“ steht hierbei für eine beliebige Anzahl von Zeichen, während „?“ der Platzhalter für ein einzelnes Zeichen ist. Im Kapitel “Suchabfrage-Syntax” finden Sie alle nützlichen Tipps und Tricks!

Lookeen verfügt über ein integriertes Vorschaufenster. Durch das multiple Highlighten werden die verschiedenen Suchbegriffe in unterschiedlichen Farben innerhalb der Vorschau hervorgehoben.

Nach der Installation starten Sie Lookeen und werden dann aufgefordert, den “Lookeen Wizard” zu durchlaufen. Nach wenigen Einstellungen ist Lookeen konfiguriert und es startet je nach Konfiguration die Indizierung Ihrer lokalen Dateien, Dateien auf Netzwerklaufwerken, Outlook® Archiven, O365 und PST-Dateien.

Ja.

Outlook® 2007Gehen Sie zu “Extras” –> “Vertrauenseinstellungscenter” –> “Add-Ins” –> ” Verwalten: COM-Add Ins” und deaktivieren Sie hier den Haken bei Lookeen. Auf diese Art und Weise können Sie Lookeen auch wieder einblenden.

Outlook® 2010, 2013, 2016 und Office 365Gehen Sie zu “Datei” –> “Optionen” –> “Add-Ins” –> “Verwalten: COM-Add Ins” und deaktivieren Sie hier den Haken bei Lookeen. Auf diese Art und Weise können Sie Lookeen auch wieder einblenden.

Lookeen gibt es in Englisch und Deutsch. Die Sprachauswahl richtet sich nach der Spracheinstellung Ihres Systems. Sie können aber auch über Einstellungen –> Sprache die Sprache manuell ändern.

Ja, bitte kontaktieren Sie dazu unser Sales-Team: sales@lookeen.de.

In den “Einstellungen” unter “Index” können Sie über die Schaltfläche “PST/OST hinzufügen ” Outlook® Archive manuell hinzufügen oder Sie benutzen die selbständige Suche “Aktualisieren”.

Angenommen, Sie haben in den letzten Jahren mehrere PST Files archiviert. Diese werden nur selten geändert, aber Sie benötigen immer wieder Informationen aus diesen Archiven. Oder Sie verfügen über Informationen aus einer Quelle, die aber an mehrere Benutzer verteilen werden muss. Die Einbindung der externen Indexquellen ist eine Funktion von Lookeen zum zentralen Indizieren Ihrer Daten. Danach kann dieser Index für eine beliebige Anzahl Benutzer freigegeben werden, um die entsprechende Index-Quelle zu durchsuchen und enthaltene Elemente auch zu öffnen. Das macht den Shared-Index zu einem leistungsstarken Feature, das Ihren Indizierungsaufwand minimiert und die System Ressourcen schont. So konfigurieren Sie Ihren Shared-Index:

1. Erstellen Sie ein neues Outlook®-Profil.

2. Starten Sie Outlook® mit diesem neuen Profil – dies wird von nun an Ihr “Shared Index”-Profil.

3. Fügen Sie die Archive und lokalen Pfade hinzu, die Sie indizieren möchten und die selten verändert werden. Archive von vergangenen Jahren, Dateistrukturen die fix sind – der klassische “Old Stuff” eben. Bitte beachten Sie: Lokale Pfade müssen als UNC-Pfad eingebunden werden. Benutzen Sie bei der Wahl der Ordner nicht Ihren “Arbeitsplatz”, sondern “Netzwerkumgebung”, um den Ordner auszuwählen.

4. Gehen Sie dazu in die Lookeen Optionen und fügen Sie entsprechende Elemente hinzu.

5. Im Tab “Index-Details” können Sie sehen, wo der Index gespeichert wird. Bitte notieren Sie sich den Pfad.

6. Im nächsten Schritt können Sie entsprechende Daten mit diesem Profil einmalig indizieren.

7. Schließen Sie anschließend dieses Shared Index-Profil und starten Sie Outlook® mit Ihrem Standard-Profil.

8. Nun gehen Sie in die Lookeen Optionen und fügen im Tab “Index” über “Neues Archiv hinzufügen” –> “Externe Indexquelle” einfach den Pfad, den Sie sich vorher notiert haben, hinzu.

9. Ab jetzt sind Sie in der Lage, beide Indizes zu durchsuchen. Sie können alle Elemente, die Sie in Ihrem Shared Index-Profil indiziert haben, auch aus diesem Profil öffnen, ohne die Archive erneut in Outlook® hinzufügen zu müssen.

Wichtiger Sicherheitshinweis: Im Index einer Lookeen Desktop Version (Basic, Business und Premium Edition) werden keine Active Directory Zugriffsrechte oder sonstige Rechtestrukturen hinterlegt – fügt ein Benutzer eine externe Indexquelle hinzu, so kann er uneingeschränkt in diesen Daten suchen. Das bedeutet: Hat der Benutzer, der den externen Index angelegt hat, mehr Rechte als der Benutzer, der den Index hinzufügt, so werden diesem Benutzer über den externen Index u.U. Daten zugänglich, für die er keine Berechtigung hat. Bitte beachten Sie deswegen, wem Sie welche externen Indexquellen zur Verfügung stellen und welchen Speicherort Sie für den Indexpfad auswählen. Falls Sie einen Index erstellen möchten, der bei jedem indizierten Element Ihre Windowszugriffsrechte hinterlegt, dann ist das Produkt „Lookeen Server“ für Sie interessant. Schreiben Sie uns dann gerne unter sales@lookeen.de.

Bitte deinstallieren Sie die alte Lookeen Version und laden Sie sich die neueste Version hier herunter.

Ja. Gehen Sie in den Optionen auf den Tab “System” und aktivieren Sie die Netzwerkerkennung. Tragen Sie anschließend die gewünschten Netzwerke in die “Blacklist” ein. Ist eines dieser Netzwerkquellen aktiv, so warnt Lookeen Sie fortan, bevor eine automatische Indizierung gestartet wird.

Dies liegt meistens daran, dass die Indexquelle nicht als UNC-Pfad eingebunden wurde. Wenn Sie Ihre externe Indexquelle auswählen, geben Sie die Indexquelle nicht über den lokalen Pfad (Arbeitsplatz), sondern über das Netzwerk (Netzwerkumgebung) an. Wichtiger Sicherheitshinweis: Im Index einer Lookeen Desktop Version (Basic, Business und Premium Edition) werden keine Active Directory Zugriffsrechte oder sonstige Rechtestrukturen hinterlegt – fügt ein Benutzer eine externe Indexquelle hinzu, so kann er uneingeschränkt in diesen Daten suchen. Das bedeutet: Hat der Benutzer, der den externen Index angelegt hat, mehr Rechte als der Benutzer, der den Index hinzufügt, so werden diesem Benutzer über den externen Index u.U. Daten zugänglich, für die er keine Berechtigung hat. Bitte beachten Sie deswegen, wem Sie welche externen Indexquellen zur Verfügung stellen und welchen Speicherort Sie für den Indexpfad auswählen. Falls Sie einen Index erstellen möchten, der bei jedem indizierten Element Ihre Windowszugriffsrechte hinterlegt, dann ist das Produkt „Lookeen Server“ für Sie interessant. Schreiben Sie uns dann gerne unter sales@lookeen.com.

Ja. Indem Sie Ihre verschiedenen Shared Indexes für unterschiedliche Benutzer bzw. Benutzergruppen in Windows freigeben, ist dies problemlos möglich.