Die Outlook Suche ist eines der wichtigsten Tools in der Outlook Landschaft. Sie findet Ihre E-Mails, Dokumente, Kalendereinträge und auch Daten von öffentlichen Ordnern wieder. Um öffentliche Ordner durchsuchen zu können, müssen Voreinstellungen getroffen werden. Klicken Sie hier, um zu erfahren, welche das sind und wie Sie optimal in öffentlichen Ordnern suchen können. Die Suche in Ihren öffentlichen Ordnern macht Probleme? In diesem Blogartikel erhalten Sie die passenden Lösungen.
Öffentliche Ordner zum Cache hinzufügen
Sie müssen zunächst mit dem Exchange Server Ihres Unternehmens oder Ihrer Gruppe verbunden sein, um Zugriff auf die öffentlichen Ordner in Outlook zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass alle Ordner in den Suchindex einbezogen sind. Ist dies nicht der Fall, wird der betreffende Ordner auch nicht durchsucht. So fügen Sie öffentliche Ordner zum Cache (Zwischenspeicher) und damit zum Suchindex hinzu.
Schritt 1: Suchen Sie in der Ordnerstruktur von Outlook nach dem öffentlichen Ordner, der zum Cache hinzugefügt werden soll.
Lookeen durchsucht Ihre öffentlichen Ordner in Sekundenschnelle und ohne Probleme!
Schritt 2: Führen Sie einen Rechtsklick auf diesen Ordner durch und fügen Sie diesen zu Ihren Favoriten hinzu. Sie können im gleichen Schritt den Ordner umbenennen oder gegebenenfalls Unterordner hinzufügen. Nun klicken Sie auf Dateneigenschaften und im Anschluss auf Erweitert.
Schritt 3: Wählen Sie im neuen Fenster nun den Exchange Cache Modus aus und das Feld über den Download Ihrer favorisierten öffentlichen Ordner.
Schritt 4: Bestätigen Sie mit Ok. Ihre öffentlichen Ordner werden nun zum Index hinzugefügt und Sie sollten diese durchsuchen können.
Öffentliche Ordner: Beachten Sie die Datenmenge
Die öffentliche Ordner Suche ist ein unglaubliches Hilfstool. Insbesondere für Teamarbeit eignet Sie sich hervorragend. Dennoch kann Sie Probleme bereiten, wenn Sie zu viele Ordner in Ihrem Cache bzw. Zwischenspeicher lagern. Öffentliche Ordner haben meistens eine große Datenmenge und nehmen viel Speicherplatz weg. Aus diesem Grund müssen Sie darauf achten, dass Sie keine öffentlichen Ordner ausgewählt haben, die zu groß sind. Zu große öffentliche Ordner können Verbindungsprobleme mit dem Exchange Server bereiten oder Ihre Suche gänzlich blockieren. Sie können den Suchindex je nach Bedarf immer neu aufsetzen und Ordner hinzufügen und entfernen. Verständlicherweise kann das jedoch sehr zeitaufwendig sein. Wenn Sie problemlos Ihre gesamten öffentlichen Ordner durchsuchen möchten, sollten Sie Lookeen als Lösung in Betracht ziehen.
Öffentliche Ordner mit Lookeen durchsuchen
Die Software Lookeen indiziert automatisch Öffentliche Ordner auf dem Exchange-Server sowohl im Cached- als auch im Uncached-Modus. Das spart Ihnen enorm viel Zeit und Verbindungs- und Suchprobleme gehören damit der Vergangenheit an. Mehr Informationen zu Lookeen als Lösung für Suchprobleme in öffentlichen Ordnern gibt es hier.
Ich hoffe ich konnte Ihnen mit diesem Artikel dabei helfen, Ihre Suchprobleme in öffentlichen Ordnern zu beheben. Auf Ihr Feedback gehe ich gerne in den Kommentaren ein!
Bis Bald!
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