Lookeen in der Praxis: Arbeiten mit dem Microsoft Exchange Server

Die am häufigsten genutzten Features von Exchange Servern sind:

• E-Mails
• Termine und Kalender
• Aufgaben
• Kontakte und Adressen
• Notizen
• Dokumente

All diese Elemente werden zentral auf einem Server gespeichert und beliebig vielen Benutzern zugänglich gemacht. Dadurch sind die Daten immer aktuell und redundanzfrei.

Der Mehrwert dieser Architektur liegt auf der Hand: Angenommen, Sie haben eine Support-Abteilung in Ihrem Unternehmen und haben für Ihre Kontaktadresse support@ihrefirma.com ein Exchange Postfach eingerichtet. So können nun alle Mitarbeiter sehen, welche Mails schon beantwortet sind, welche Fälle noch offen sind und auch die geantworteten Lösungsvorschläge können eingesehen werden.

Arbeiten von unterwegs

Doch der Arbeitsalltag hat sich in den vergangenen Jahren zunehmend verändert. Sei es, dass Projekte direkt beim Kunden durchgeführt werden, Unternehmen auch in kaufmännischen Bereichen immer mehr „Heimarbeit“ bewilligen oder Firmenstrukturen den ganzen Globus umspannen. Um den Projektteilnehmern immer aktuelle und redundanzfreie Informationen zur Verfügung zu stellen, können Teilnehmer auch von außerhalb des Firmennetzwerkes über eine sogenanntes VPN (Virtual Private Network) daran teilnehmen.

Im Online-Modus arbeiten Sie innerhalb der Infrastruktur Ihres Unternehmens mit den gleichen Informationen. Wird die Verbindung zum Firmennetzwerk getrennt, schalten Ihre Exchange-Anwendungen in den Offline-Modus. Dabei wird ein Abbild Ihres Postfachs gespeichert, wodurch Sie weiterhin schnell auf Ihre Daten zugreifen können.

Diese Kopie wird dann regelmäßig über den Mailserver aktualisiert, wenn Sie online sein sollten. Wird die Verbindung wiederhergestellt, wechselt Microsoft Outlook wieder in den Online-Modus. Änderungen, die Sie durchführen während keine Verbindung zum Server besteht, werden automatisch abgeglichen, wenn die Verbindung wieder verfügbar ist. Global gesehen stellt das den Exchange Server vor eine Herausforderung hinsichtlich der Synchronisation der Daten. Ist der entsprechende Teilnehmer unterwegs und nur via UMTS mit seinem Mobiltelefon verbunden, so würde ein Abgleich großer Dateien zu lange dauern.

Darum bedient sich Microsoft seit Exchange Server 2003 einem sogenannten „Cached Modus“. Im Cached Modus verfügt die Exchange Anwendung über ein automatisches Online-/Offline-Management, das im Hintergrund abläuft. Dadurch soll die Verbindung zum Exchange Server entlastet werden indem einige Inhalte nicht abgeglichen werden.

In Foren und Produkt-Reviews, die sich mit Suchtools befassen, wird bei vielen Tools bemängelt, dass Exchange Postfächer nicht in allen Modi indizierbar oder durchsuchbar sind.

Lookeen durchsucht jedes Postfach

Für diesen Einsatzfall im Besonderen und für ein professionelles Umfeld im Allgemeinen wurde Lookeen entwickelt. Uns von Axonic Informationssysteme war bewusst, dass die Entwicklungsgrundlage für Lookeen die Kompatibilität zu Exchange Servern ist. Nach dem Erscheinen von Lookeen gab es durchweg positive Resonanz und zahlreiche Zusprüche. Von diesem Dialog haben alle Beteiligten profitiert.

Unternehmen haben die reibungslose Unterstützung von Exchange Servern als Grund dafür angegeben, dass sie sich für Lookeen entschieden haben. Archive oder Postfächer, die sich auf den Exchange Servern befinden, werden einfach in den Lookeen-Optionen hinzugefügt. Durch die Lookeen Gruppenrichtlinien lassen sich alle Einzelheiten im Umgang mit Exchange Servern und den dazugehörigen Clients konfigurieren. Lookeen unterstützt Exchange Server Indizierung in allen Modi. Ungleich ob Sie online oder offline sind, ob sie im Cached- oder Uncached-Modus arbeiten. Mit Lookeen durchsuchen Sie alle Daten in wenigen Sekunden – auch auf Ihrem Exchange Server.