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So organisieren Sie Ihre Dokumente, um sie schnell wiederzufinden

Wenn Sie täglich mit Computern arbeiten, häufen sich mit der Zeit eine Menge an Dokumenten, Dateien oder einfach Ordner an. Die Computertechnologie der letzten Jahrzehnte zielte auch immer auf eine steigende Benutzerfreundlichkeit ab. Auch wenn es dadurch heutzutage einfacher ist, Dateien auf dem Computer wiederzufinden, erfordert allein die reine Masse an Daten, die verarbeitet wird, ein ausgeklügeltes Ordnungssystem. Durch die folgenden Tipps wird nicht nur Ihnen die Suche nach Dokumenten erleichtert, auch Ihr PC wird schneller Dateien finden können.

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Es gibt verschiedene Anzeichen, die Unordnung auf Ihrem Computer andeuten. Wenn Ihr kompletter Desktop mit Dokumenten und Ordnern voll ist, sollten Sie sich vielleicht doch die Mühe machen, Ihre Dateien besser zu organisieren. Dabei helfen bereits Kleinigkeiten: Geben Sie Ihren Dateien stets sinnvolle Bezeichnungen und legen Sie diese in Ordner ab, die nur für diesen einen Dateityp gedacht sind. Ordnerbezeichnung wie „Diverses“, „Ordner 1“, „Ordner 2“ (etc.) oder dergleichen, werden Ihnen auf lange Sicht keine Hilfe sein.

So organisieren Sie Ihren Desktop

Fangen Sie mit dem bereits erwähnten Problem des unorganisierten Desktops an. Der Desktop ist stets Ihr Ausgangspunkt bei der Arbeit mit Ihrem PC. Auch wenn es angenehm ist, sämtliche Dateien auf dem Desktop abzuspeichern, sollten Sie nach getaner Arbeit Ihre Dateien in entsprechende Ordner ablegen. Das sollten Sie dabei beachten:

  • Wenn mehrere Familienmitglieder oder Kollegen an einem PC arbeiten, sollten Sie Ordner mit dem Namen der jeweiligen Person erstellen, in welche die persönlichen Dateien abgelegt werden können. Legen Sie ruhig Unterordner in diesen persönlichen Ordnern an. Für Dateien, Programme oder Dokumente, die sie gemeinsam nutzen, legen Sie einen eigenen Ordner an.
  • Unterordner sollten sinnvoll benannt werden. Je nach Inhalt kann eine weitere Organisation nach „Privat“ und „Arbeit“ oder bei Musik nach „Künstler“ oder „Genre“ lauten. Ihnen sind diesbezüglich keine Grenzen gesetzt. Bedenken Sie jedoch, dass oft weniger mehr ist. An 1000 Unterordnern werden Sie keinen Spaß haben.
  • Erstellen Sie einen Ordner für Dokumente, die Sie regelmäßig benötigen und positionieren Sie diesen so, dass Sie stets darauf zugreifen können und erst gar nicht dazu verlockt werden, etwas auf Ihrem Desktop abzuspeichern.
  • Für jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, sollten Sie einen eigenen Ordner anlegen, sodass Sie nie in Gefahr geraten, mit Ihren Dateien durcheinander zu kommen.

Behalten Sie das System bei!

Nachdem Sie ein passendes Ordnungssystem gefunden haben, halten Sie sich daran! Das erfordert Selbstkontrolle. Sobald Sie bemerken, dass Sie Ihre Dateien wieder wahllose auf dem Desktop ablegen, bedenken Sie den Vorteil des bereits eingeführten Systems. Schließlich wäre die ganze Arbeit bis dahin sonst verschwendete Zeit gewesen.

Unterordner sind Ihre Freunde

Auch wenn Sie stets darauf achten sollten, nicht zu viele Ordner anzulegen, sollten Sie lieber einen neuen Unterordner anlegen, bevor Sie wahllos Dokumente vermischen. Sieben bis zehn Unterordner sollten Ihnen die Möglichkeit geben, sämtliche Dateien geordnet unterzubringen.

Bezeichnungen sind der Schlüssel

Ihren Dateien, Ordner und Dokumente einen eindeutigen und sinnvollen Namen zuzuweisen, ist genauso wichtig, wie das eigentliche Organisieren. Nehmen Sie sich diese zusätzlichen Sekunden und Sie werden sehen, dass Sie auch Monate nach dem Abspeichern noch genau nachvollziehen können, wo sich die entsprechende Datei befindet. Achten Sie darauf, dass die Bezeichnungen so kurz wie möglich sind und keine Umlaute, Sonderzeichen oder Leerzeichen enthalten.

Wenn Sie sich an diese Tipps halten, werden Sie schon bald bemerken, welche Vorteile ein Ordnungssystem haben kann. Halten Sie Ihren Desktop aufgeräumt und Sie werden immer die Dateien finden, die Sie auch benötigen.

Datum: 31. Jul 2016
Author: Ben Golling
Tags: Archiv Dateien suchen Datenmanagement


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