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Die Emailflut überfordert die Outlook-Suche – was tun?

Die erste Email in Deutschland empfing Michael Rotert an der Universität Karlsruhe am 3. August 1984. Seitdem sind über 30 Jahre und eine unvorstellbare Zahl an elektronischen Nachrichten ins Land gegangen. Schätzungen des Technologie-Marktforschungsunternehmens The Radicati Group zufolge wurden letztes Jahr weltweit täglich knapp 200 Milliarden Emails verschickt und empfangen – das sind fast 73 Billionen elektronische Nachrichten im Jahr 2014. Allein in Deutschland waren es laut einer Statistik von 1&1 im letzten Jahr 506 Milliarden Emails, Spam nicht berücksichtigt. Kein Wunder, wenn rund 80% aller deutschen Nutzer des Internets Emails empfangen und versenden.

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Abertausende Emails in jedem Postfach

All diese Emails landen tagtäglich in unseren Postfächern und wollen sortiert, gelesen und beantwortet werden – sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich nutzen viele von uns dafür Microsoft Outlook. Mit Hilfe der Outlook-Suche versucht man allerdings oftmals vergeblich, eine bestimmte Nachricht oder einen dringend benötigten Anhang wiederzufinden. Entweder findet  die Outlook-Suche die gewünschten Nachrichten und Dateien gar nicht erst, oder sie braucht so lange für die Suche, dass der Arbeitsfluss dadurch erheblich gestört wird.

Je mehr Emails, desto langsamer die Outlook-Suche

Die Größe all der empfangenen und gesendeten Daten in jedem Postfach nimmt Dimensionen an, die sich kein Mensch mehr vorstellen kann – und der Markt wächst weiter: Jedes Jahr wird die Anzahl an täglich versendeten und empfangenen Emails größer, bis 2019 schätzt The Radicati Group die Zahl aller geschäftlichen Emails weltweit auf knapp 129 Milliarden, die der privaten auf circa 118 Milliarden. Da der Posteingang also mit jedem Arbeitstag voller wird, muss man sich darauf verlassen können, wirklich alles zu finden, was man sucht. Um dieser Email-Flut Herr zu werden, bedarf es allerdings eines besseren Suchtools als der Outlook-Suche. Denn egal wie ausgefuchst das eigene Sortiersystem sein mag – ab einer bestimmten Anzahl muss man vor der Unmenge der Daten kapitulieren.

Lookeen schafft, woran die Outlook-Suche scheitert

Um weiterhin produktiv arbeiten zu können, hilft nur noch eine effiziente und schnelle Suchfunktion. Die mit erfolgloser Outlook-Suche verschwendete Zeit kostet ein Unternehmen pro Jahr und Mitarbeiter Tausende an Euro, was sich heutzutage niemand mehr leisten kann. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, hier in eine effiziente und schnelle Outlook-Suche zu investieren, um jedem Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Statt unnötige Stunden mit dem Sortieren von Nachrichten oder dem Abspeichern von Anhängen zu verlieren, findet man mit Hilfe von Suchtools wie Lookeen jede gesuchte Information innerhalb von Sekunden.

Datum: 06. Mai 2015
Author: Lena Hofmann
Tags: Anhang Email Outlook Suche


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