Was sollten Enterprise Search Lösungen kosten?

Das übergeordnete Ziel der Einführung eines Enterprise Search Tools sollte sein, Informationen – rechtzeitig und in effizienter Art und Weise ohne lähmende Kosten zu verursachen – zu finden. Ziel jedes Managers sollte es dabei sein, mit dem Einsatz des jeweiligen Suchtools langfristig sogar mehr Geld zu SPAREN, als mit der Installation des Suchtools ausgegeben werden könnte. Das klingt zunächst einfach, aber viele Unternehmen stolpern genau über diese Problematik.

Das Problem mit vielen Suchtools besteht darin, dass jede Firma ihre ganz eigenen Bedürfnisse hat, wenn es um eine Enterprise Search Lösung geht. Ist es für ein Unternehmen besser, viele Ergebnisse ausgespuckt zu bekommen und dann manuell nachzufiltern, um die exakten Informationen zu finden? Oder möchte eine Firma lediglich herausfinden, ob ein Dokument grundsätzlich überhaupt schon existiert, oder ob es, wenn es nicht gefunden wird, günstiger ist, es in diesem speziellen Fall unter Umständen doch selbst neu anzulegen? Genau diesen Fragen müssen sich Manager stellen. Die Antworten auf diese Fragen definieren dann später den Charakter des finalen Enterprise Search Tools.

Datenproduktion und Mehrwertschaffung

Jede moderne Unternehmung produziert Daten (Data creation), egal ob diese Daten aus Rechnungen, Produktdesign, Ideen oder Mails kommen. Nehmen wir mal an, eine Firma verwendet einen fixen Betrag um diese Daten im System als Datenpunkte anzulegen, dann macht es Sinn, dass jede Enterprise Search Suche, die diesen Eintrag findet und als Antwort auf eine Frage findet, diesen Daten einen bestimmten Wert hinzufügt (“Added Value”). Ein Beispiel: Ein Ingenieur wird von einem Kunden angerufen, der für ein Gerät, das er vor 30 Jahren gekauft hat, ein Ersatzteil braucht. Der damals verantwortliche Ingenieur ist natürlich schon lange nicht mehr bei der Firma, und der neue Ingenieur hat von diesem Teil noch nie gehört. Er bekommt aber ein paar Informationen von dem Kunden, wie das Teil aussieht und was es tut und entwickelt daraus ein paar Suchbegriffe, die er in das Enterprise Search Tool einspeist. Das Tool spuckt ihm anschließend fünf Möglichkeiten aus, unter denen er eine gescannte Zeichnung findet, die ihm dazu verhilft das gewünschte Ersatzteil erneut bauen zu lassen.

Die Frage, die sich nun stellt, besteht darin, wieviel solch ein Enterprise Search Werkzeug einmalig kostet (Fixkosten) und wieviel es außerdem kostet, dieses zu warten und zu managen (variable Kosten). “Wieviel Geld spart die Firma, wenn sie Zeit spart, um Informationen zu finden?” Wieviel spart eine Firma, wenn sie keine Duplikate anlegen muss, weil dieses Wissen bereits irgendwo existiert und wiedergefunden wird?? Es ist offensichtlich, dass der Ingenieur, der das Telefonat entgegennimmt, mehr gekostet hätte, wenn er das Ersatzteil selbst neu hätte entwerfen, entwickeln und durchdenken müssen – aber das ist nicht passiert. Enterprise Search Systeme erhöhen den Wert bestehenden Wissens.

Unternehmen müssen für sich nur festlegen, wieviel sie bereit sind in Suchfunktionen und deren Management zu investieren, wenn diese bestehendem Wissen neuen Wert hinzufügen.