In der heutigen Welt sind E-Mails ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation geworden. Obwohl E-Mails eine großartige Möglichkeit sind, mit Menschen in Verbindung zu bleiben, kann die Flut von E-Mails, die wir jeden Tag erhalten, überwältigend sein. Bei einem zu vollen Postfach, lohnt es sich daher die Inbox-Zero-Strategie anzuwenden. In diesem Blogartikel erfahren Sie die 20 besten Tipps für ein besseres E-Mail schreiben. Mit diesen Tricks können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails gelesen und beantwortet werden. Ihre E-Mail-Kommunikation kann sich dadurch drastisch verbessern.
Mit diesen 22 Tipps schreiben Sie bessere E-Mails
1. Betreffzeile: Verwenden Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, um das Interesse des Empfängers zu wecken. Beschreiben Sie im Anschluss das Thema der E-Mail.
2.Personalisierung: Versuchen Sie, die E-Mail so persönlich wie möglich zu gestalten, indem Sie den Namen des Empfängers verwenden. Gehen Sie dabei auf spezifische Details ein.
3.Einleitung: Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer freundlichen Begrüßung und einer kurzen Zusammenfassung des Zwecks Ihrer E-Mail.
4. Inhalt: Halten Sie den Inhalt Ihrer E-Mail kurz und prägnant. Teilen Sie die Informationen in gut lesbare Abschnitte auf.
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5. Schreibstil: Verwenden Sie einen freundlichen und professionellen Schreibstil. Vermeiden Sie Abkürzungen und Slang.
6. Rechtschreibung und Grammatik: Achten Sie auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Nutzen Sie dafür die Rechtschreibprüfung in Ihrem E-Mail-Programm.
7.Antwortzeit: Bemühen Sie sich, auf E-Mails so schnell wie möglich zu antworten. Damit stellen Sie eine schnelle und effektive Kommunikation sicher.
8. Höflichkeit: Seien Sie höflich und respektvoll in Ihrer E-Mail-Kommunikation. Damit hinterlassen Sie einen positiven Eindruck bei Ihrem Empfänger.
9. Zielsetzung: Stellen Sie sicher, dass das Ziel Ihrer E-Mail klar definiert ist. Der Empfänger sollte klar verstehen, was Sie von ihm erwarten.
10. Aktualität: Halten Sie die Informationen in Ihrer E-Mail auf dem neuesten Stand. Der Inhalt Ihrer E-Mail sollte dabei stets aktuell und relevant sein.
11. Anhänge: Verwenden Sie Anhänge nur, wenn sie absolut notwendig sind. Stellen Sie dabei sicher, dass sie nicht zu groß sind.
12. Empfänger: Achten Sie bei Ihrer E-Mail auf den richtigen Empfänger. Zudem sollten alle anderen im „Cc“-Feld entsprechend korrekt erwähnt werden.
13. Konsequenz: Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mails in Bezug auf Formatierung, Schriftgröße, etc. konsistent sind. Damit gewährleisten Sie ein professionelles Erscheinungsbild.
14. Freundlichkeit: Nutzen Sie Ihre E-Mails, um ein positives und freundliches Arbeitsumfeld zu fördern.
15. Emotionen: Vermeiden Sie es, negative Emotionen in Ihrer E-Mail-Kommunikation auszudrücken und versuchen Sie, Probleme in einem positiven Licht zu betrachten.
16. Signatur: Fügen Sie Ihrer E-Mail eine professionelle Signatur hinzu, um Ihre Kontaktdaten und Informationen bereitzustellen. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie in Outlook eine Signatur hinzugefügt werden kann.
17. Kontrolle: Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden noch einmal durch. Sie sollte klar und verständlich klingen.
18. Betonung wichtiger Informationen: Wenn Sie wichtige Informationen in Ihrer E-Mail haben, betonen Sie diese durch Fettdruck, Kursivschrift oder Unterstreichungen. Damit übersieht der Empfänger relevante Inhalte nicht.
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19. Vermeidung von Spam: Vermeiden Sie es, in E-Mails große Mengen an Werbe- oder Spam-Inhalten zu senden. Sie riskieren sonst, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner des Empfängers landet.
20. Höfliche Verabschiedung: Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen Verabschiedung. Damit betonen Sie Ihre Professionalität und Freundlichkeit.
21. Konkrete Handlungsaufforderung: Wenn Sie eine Antwort oder eine Aktion von Ihrem Empfänger benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie dies klar und deutlich formulieren. So weiß der Empfänger, was von ihm erwartet wird.
22. Abwesenheitsnotiz: Sie sind im Urlaub oder für eine längere Zeit per E-Mail nicht erreichbar? Hinterlassen Sie eine Abwesenheitsnotiz. Mit diesem Blogartikel können Sie diese perfekt formulieren.
Durch die Umsetzung dieser E-Mail-Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails effektiver und professioneller werden. Sie erhalten so eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihren Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern aufrecht.
Haben Sie noch weitere Tipps parat? Lassen Sie es mich gerne in den Kommentaren wissen.
Bis Bald!
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