Strukturen anwenden
Diese Struktur lässt sich nicht nur auf Dateien, sondern auch in den meisten E-Mail Programmen anwenden. Es lassen sich in der Regel verschiedene Unterordner anlegen, die ebenfalls mit entsprechenden Namen gekennzeichnet werden können. Ist man auf der Suche nach einer bestimmten Mail, muss man nun nicht das komplette Postfach durchsuchen, sondern es reicht, wenn man in dem jeweiligen Ordner sucht. Voraussetzung für eine erleichternde Suche und ein schnelles Finden ist, dass Dateien auch stets ordnungsgemäß in den richtigen Ordnerverzeichnissen abgespeichert werden. Ebenso zu beachten ist, dass nicht all zu viele verschiedene Ordner angelegt werden, da man ansonsten wiederum diese durchsuchen muss und im Endeffekt nicht wirklich viel Zeit bei der Suche und beim Finden bestimmter Dateien gewinnt. Das Anlegen eines neuen Ordners kann auf verschiedene Art und Weise erfolgen und geht sehr schnell.
Neue Verzeichnisse erstellen
Eine Vorgehensweise ist, dass direkt beim Speichern eines Dokuments ein neues Verzeichnis erstellt wird. In den meisten Programmen ist in der Maske zum Speichern ein Ordnersymbol zum Anlegen eines neuen Ordners vorhanden. Man kann jedoch auch über den Explorer oder per rechten Mausklick einen neuen Ordner erstellen.
Trotz guter Planung kommt es oft vor, dass man eine verwirrende Ordnerstruktur aufbaut, zum Beispiel wenn man vergisst, warum man einen bestimmten Ordner erstellt hat. Arbeitet man mit anderen zusammen, kann es vorkommen, dass einige Verzeichnisse für denselben Zweck doppelt erstellt werden und Dateien in der Folge verteilt gespeichert werden. Dafür gibt es Suchtools, die von allem einen Index machen und man immer die gewünschte Datei findet, ohne sich durch zahllose Verzeichnisse zu quälen.
Schreibe einen Kommentar