Inbox Zero – Die besten Strategien für ein leeres E-Mail Postfach

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Was ist Inbox Zero?

Inbox Zero wurde von Merlin Mann, einem amerikanischen Blogger und Experte für Produktivität, das erste Mal in Worte gefasst. Für ihn sei ein überfüllter Posteingang verwirrend und wichtige E-Mails würden leicht in Vergessenheit raten. Seine Lösung für dieses Problem nennt er Inbox Zero. Bei Anwendung der Inbox Zero-Methode bearbeitet man in gewissen Abständen seinen Posteingang und leert ihn soweit, bis die Anzahl der E-Mails gegen null gehen. Die virtuellen Nachrichten werden entweder strikt gelöscht, in entsprechende Ordner wie „To-Do“ oder „Archiv“ verschoben oder teilweise direkt bearbeitet. So verschafft man sich die Freiheit eines leeren Posteingangs, was die eigene Zufriedenheit und Produktivität steigert. Zudem kann sich durch eine bessere Übersicht Ihr Zeit-Management um Einiges verbessern.

Wie starte ich mit Inbox Zero?

Um mit Inbox Zero durchstarten zu können, müssen Sie zunächst Ihre bisherigen Postfächer aufräumen und  die entsprechende Ordnerstruktur aufbauen. Die folgenden Tipps sollten Ihnen die Umstellung vereinfachen.

Generieren Sie ein Postfach für alle E-Mails
Das Verwalten von verschiedenen Postfächer kostet viel Zeit. Es besteht außerdem die Gefahr leicht die Übersicht zu verlieren. Ein zentrales Postfach kann hierbei behilflich sein. Wählen Sie ein bisherigen Posteingang aus oder erstellen Sie eine komplett neue E-Mail-Adresse. Richten Sie dann eine Weiterleitung von Ihren gesamten E-Mails, ob beruflich oder privat, an diese ein. Falls Sie ihre Adressen trotzdem noch separieren bzw. beruflich und privat trennen möchten, wäre ein E-Mail Client wie Outlook von Vorteil. Zu Outlook können alle E-Mail Adressen hinzugefügt werden um anschließend mit nur einem Klick zwischen den einzelnen Postfächern zu wechseln. Wichtig ist hierbei, dass trotz eines einheitlichen Postfachs oder eines einzigen Clients, im Namen der ursprünglichen Empfänger-Adresse geantwortet werden kann.

Ablenkungen vermeiden
Der Eingangston oder die Benachrichtigungen auf dem Desktop sind konstante Störfaktoren und reißen uns aus der Konzentration. Deshalb sollten Sie diese deaktivieren. Mancher Berufsbereich jedoch, wie beispielsweise der Vertrieb, verlangt eine schnelle Reaktion auf E-Mails von besonderen Kontakten. Der Trick hierbei ist, diese Kunden als VIP Kontakt abzuspeichern oder bestimmte Regeln für diese festzulegen. Die Nachrichten werden dann trotzdem durchgelassen und Sie können zeitnah antworten.

Anzahl von eingehenden E-Mails verringern
Wichtig ist, die Inbox bei Zero zu halten. Einfacher wird es, wenn Sie die eingehenden Mails direkt minimieren. Seien Sie konsequent und melden sich bei uninteressanten Newsletter ab. Auch Werbemails oder anderen Spam sollten Sie abbestellen oder blockieren. Delegieren Sie außerdem alle Aufgaben, die Sie nicht direkt betreffen. Weisen Sie Ihre Kollegen darauf hin, welche Rundmails oder Informationen für Sie unbedeutend sind und lassen Sie sich aus dem Verteiler löschen. Folgende Fragen können Ihre Entscheidung vereinfachen:

• Lese ich den Newsletter überhaupt?
• Bringen diese Mails mir einen Vorteil?
• Kann ich die News auch anders erhalten, z. B. über Social Media oder Apps?
• Sind diese Informationen wichtig für mich bzw. betreffen sie mich überhaupt?

Tipp für Fortgeschrittene: Legen Sie in Ihrem E-Mail Client Regeln für eingehende E-Mails fest. Blockieren Sie zum Beispiel Spam-Mails, bei denen man sich nicht abmelden kann. Newsletter können direkt in den Ordner „Später Lesen“ verschoben oder Rechnungen direkt an Ihre Buchhaltung weitergeleitet werden. Mails mit Aufgaben von Ihren Arbeitskollegen können z.B. auch direkt an Projektmanagement Tools, wie Zenkit, geschickt werden um dort eine Aufgabe zu erstellen. Gehen Sie vor der Erstellung von Regeln alle Mail-Adressen durch, die regelmäßig in ihrer Inbox landen und erörtern Sie, ob eine Regel hier angewendet werden kann. Durch die Automatisierung wird Ihr E-Mail Management verbessert und Sie sparen bei der händischen Sortierung Zeit.

Wie erschaffe ich die perfekte Ordnerstruktur?

Für jede Person ist eine ideale Ordnerstruktur individuell je nach Vorliebe anpassbar. Aus diesem Grund gibt es keine Pauschallösung. Eine von vielen Möglichkeiten wäre die Ordner wie folgt zu benennen:

• „Posteingang“
• „Aktion oder To-Do“ E-Mails, die einer Aktion bedürfen und nicht sofort bearbeitet werden, kommen in diesen Ordner. Diesen können Sie für mehr Struktur in verschiedene Bereiche unterteilen. Bei der Benennung der Unterordner haben Sie viele Möglichkeiten, so können Sie beispielsweise „Antworten“ oder „Termine“ als Bezeichnung nehmen, aber auch die Unterteilung in Kategorien wie z. B. „Sales-Anfragen“ oder „Pressekontakt“ ist möglich.

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„Warten“ Sie haben E-Mails weitergeleitet und warten nun auf eine Rückmeldung? Sie können eine Mail noch nicht bearbeiten, weil Ihnen Informationen fehlen? Solche E-Mails werden in diesem Ordner abgelegt und zu einem späteren Zeitpunkt, sobald die nötigen Infos vorliegen, bearbeitet bzw. in den Ordner „Aktion“ oder in den Papierkorb verschoben.

„Später Lesen“ In diesem Ordner sammeln Sie z.B. Newsletter. Diese bedürfen keiner aktiven Reaktion sondern sind ausschließlich zur Informationsgewinnung.

„Archiv“ Das Archiv ist zum Ablegen von E-Mails, die wichtige Infos enthalten oder bei denen Sie nicht sicher sind, ob Sie diese löschen sollten. Beachten Sie hierbei auch, dass bestimmte betriebliche und unternehmerische Nachrichten bis zu 10 Jahren aufbewahrt werden müssen.

„Papierkorb“ Hier landen unnötige Nachrichten, bearbeitete Aufgaben und weitere Mails, die Sie nicht weiter benötigen. Gibt es keine automatischen Löschintervalle, sollten Sie den Papierkorb regelmäßig von Hand leeren.

Die verschiedenen Ordner bilden das Zentrum dieser Produktivitätstechnik und unterstützen Ihr E-Mail-Management. Mit der Kategorisierung Ihrer E-Mails schaffen Sie Ordnung, Übersicht und sind nah dran, „Inbox Zero“ zu erreichen.

Alternative

Bevor Sie Ihre „To-Do’s“ über ihre E-Mails verwalten, sollten Sie lieber Zenkit nutzen. Mit der kostenlosen Projektmanagement-Software können Sie To-Do-Listen erstellen und Aufgaben verwalten. Das dazugehörige Feature Zenchat ermöglicht Ihnen das einfache Chatten mit Ihren Kollegen. Diese Chats können Sie mit der innovativen Software zu Aufgaben umwandeln und in den erstellten Aufgaben ebenfalls chatten. Durch diese weltweilt einzigartige Kommunikationsstruktur, sparen Sie sich den täglichen E-Mail-Verkehr und halten ihr Postfach übersichtlich und leer.

Weitere Strategien der Inbox-Zero-Methode

Posteingang auf null bringen Das ist wahrscheinlich der aufwendigste Part bei dem Einsatz von Zero Inbox. Seien Sie darauf gefasst, dass das Leeren des Postfachs einige Zeit in Anspruch nimmt.

Sortieren Sortieren Sie Ihre E-Mails in die verschieden benannten Ordner, die ich Ihnen im vorherigen Schritt vorgestellt habe. Fokussieren Sie sich hierbei auf die wichtigsten E-Mails.

Archivieren Sie haben keine Zeit, um ihren Posteingang aufzuräumen? Sie wissen nicht, ob Sie eine bestimmte E-Mail nochmal gebrauchen könnten? Dann verschieben Sie ihren kompletten Posteingang in das Archiv. Das Archivieren können Sie auch erst durchführen, nachdem Sie einen Teil der wichtigen E-Mails in andere Ordner einsortiert haben.

Löschen „Ganz oder gar nicht“ ist hier das Motto. Seien Sie konsequent und löschen Sie alle Nachrichten, die Sie nicht mehr brauchen. Einerseits bringt es ein gutes Gefühl mit sich, auf der anderen Seite haben Sie endlich wieder mehr Speicherplatz. Wer komplett von vorne anfangen möchte, kann natürlich alle Mails in den Papierkorb verschieben.

Wie wende ich in Zukunft Inbox Zero richtig an?

Wenn Sie den Artikel bis hierhin aufmerksam gelesen haben, dann haben Sie bereits das Grundgerüst von Inbox Zero verstanden. Darauf aufbauend können nun mit der Umgewöhnung anfangen. Denken Sie daran, dass diese Methode Ihre Produktivität und die Motivation nur steigern kann, wenn Sie sich auch an folgende Regeln halten.

Mails in Intervallen checken Setzen Sie sich feste Uhrzeiten oder Intervalle, in denen Sie ihre E-Mails überprüfen. Experten empfehlen, nur 2-4 Mal am Tag den Posteingang zu checken. Dies dürfte allerdings im Beruf schwer umzusetzen sein. Da diese Methode dazu dient, sich mehr auf die Zeit und das Tun außerhalb des virtuellen Postfachs zu konzentrieren, sollten Sie mindestens eine Stunde zwischen dem Bearbeiten verstreichen lassen.

Regelmäßig Ordner aktualisieren Nur die Inbox zu leeren bringt Sie kaum weiter. Ihre Ordner brauchen ebenfalls eine regelmäßige Bearbeitung, um diese aktuell zu halten und Aufgaben abzuhaken. Entweder bearbeiten Sie Ihre verschiedenen Ordner in Verbindung mit Ihrem Posteingang oder setzen andere Intervalle fest.

2- Minuten-Regel Nehmen Sie alle E-Mails, die innerhalb von zwei Minuten bearbeitet bzw. beantwortet werden können, sofort in Angriff. Es würde Sie mehr Zeit kosten die E-Mail später erneut durchzugehen, als diese sofort zu bearbeiten.

Inbox = Zero Ihr Postfach sollte idealerweise am Ende der Bearbeitungszeit möglichst leer sein. So können Sie sich mit einem zufriedenen Gefühl auf andere Aufgaben konzentrieren.

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Weitere Tipps & Tricks neben der Inbox Zero Methode

• Aufgaben & Termine in Kalender eintragen Tragen Sie Aufgaben und Termine, die ihnen per E-Mail zugetragen wurden in Ihren Kalender ein. Übernehmen Sie bestenfalls alle wichtigen Infos. So können Sie die betreffenden E-Mails beruhigt löschen und ihr E-Mail Postfach entlasten.

• Nur ein Archiv Da Sie nun eine tolle Ordnerstruktur haben, wollen Sie sicherlich auch in Ihrem Archiv für Ordnung sorgen. Dies ist heutzutage aber gar nicht mehr nötig und kostet nur unnötig Zeit. Benutzen Sie ein einzelnes Archiv, in dem Sie alle wichtigen E-Mails zwischenlagern. Wenn Sie eine bestimmte Nachricht oder Info brauchen, nutzen Sie entweder die integrierte Suchfunktion oder ein Tool wie Lookeen, das sogar Dateien durchsuchen kann.
• Time Blocking Dies ist eine weitere Zeitmanagement- sowie Produktivitätstechnik, die super mit Inbox Zero zusammen passt. Hierbei wird eine bestimmte Zeit für eine Aufgabe, wie zum Beispiel die Bearbeitung von E-Mails, blockiert. Lassen Sie alle Kollegen wissen, dass Sie in dieser Zeit nicht gestört werden dürfen und nicht für Anrufe, Meetings oder Ähnlichem zur Verfügung stehen. Sie haben dadurch keine Ablenkung und können sich auf Zero Inbox fokussieren.
• Getting Things Done Auch dies ist eine Produktivitätstechnik. Sie ähnelt sehr der Inbox Zero Methode durch ihre strukturierte Arbeitsumgebung. Sie können diese Methode entweder mit einem Tool wie Zenkit oder auf einem echten Whiteboard an Ihrer Wand umsetzen. Hierbei gibt es mehrere Spalten, von „Zu bearbeiten“ zu „In Bearbeitung“ und weiter zu „Erledigt“. Natürlich gibt es hier noch weitere Spalten, die der Bearbeiter selbst anlegen kann. Jede Aufgabe wird auf ein Kärtchen geschrieben und kommt in die „Zu bearbeiten“-Liste. Die Aufgabe wird nun je nach Status immer weiter verschoben, bis sie auf „Erledigt“ steht. So schonen Sie Ihr E-Mail Postfach.

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• Eisenhower-Prinzip Wenden Sie die Eisenhower-Matrix auf ihre E-Mails an. Dazu müssen Sie Ihre E-Mails in vier Kategorien aufteilen, die wie folgt aussehen:

• Sie haben eine wichtige und dringende E-Mail in Ihrem Postfach? Bearbeiten Sie diese sofort.
• Sie haben eine nicht wichtige, aber nicht dringende E-Mail in Ihrem Postfach ? Setzten Sie eine Bearbeitungsfrist
• Sie haben eine nicht wichtige, aber dringende E-Mail in Ihrem Postfach? Leiten Sie diese möglichst weiter
• Sie haben eine nicht wichtige und nicht dringende E-Mail in Ihrem Postfach? Löschen Sie diese sofort.

Die Eisenhower-Methode ist ebenfalls dazu da, Ihre E-Mails zu kategorisieren und Ihnen wie Inbox Zero zu einem leeren und übersichtlichen Postfach zu verhelfen.

Eine komplette Umstellung von jetzt auf ist nicht jedermanns Sache. Daher wird von Experten empfohlen,  die Inbox Zero Methode (sowie die anderen hier vorgestellten Strategien) langsam einzuführen und mit der Zeit zu steigern. Halten Sie sich sich zunächst an einem Tag in der Woche daran. Erhöhen Sie dann mit der Zeit nach und nach die Anzahl der Tage, an denen Sie die hier vorgestellten Strategien anwenden. Seien Sie konsequent! Sie werden sehr schnell die positiven Auswirkungen und das befreiende Gefühl eines leeren Postfachs bemerken.

Ich hoffe ich konnte Ihnen dabei helfen, Ihr Postfach in Zukunft leer zu halten. Sollten Sie noch offene Fragen haben oder weitere Anregungen und Amerkungen, dann nutzen Sie jetzt die Kommentarfunktion. Ich gehe gerne auf ihr Feedback ein.

Bis bald!