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Fündig werden: die Desktop-Suche in Firmennetzwerken

Im Alltag nutzt man Suchmaschinen ständig um Informationen zu finden – nicht umsonst steht das Verb „googeln“ bereits seit 2004 im Duden. Im professionellen Umfeld, beispielsweise auf der Suche nach Dateien im Netzwerk des Unternehmens, kann man die Desktop-Suche verwenden, um in der unvorstellbaren Menge an Emails, Grafiken und Vorlagen zu finden, was man sucht.

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Wie Sie die Desktopsuche in Firmennetzwerken vereinfachen können, erfahren Sie hier!

Projektordner gesucht

Wer kennt das nicht – während der Arbeit an einem Projekt kommt man früher oder später an den Punkt, an dem man so langsam den Überblick über all die verschiedenen Ordner, Dateien und Versionen verliert. Man erinnert sich zwar daran, zu dem einen oder anderen Aspekt bereits Daten gesammelt und Dateien erstellt zu haben, doch an den Lokalisierungspfad kann sich beim besten Willen keiner mehr erinnern. Noch schwieriger wird es, wenn mehrere Personen mit unterschiedlichen Speichergewohnheiten zusammenarbeiten. Die eine Kollegin ist enorm strukturiert, nutzt ein bestimmtes Ordnersystem und benennt Dateien immer nach demselben Schema; der andere Kollege stopft alles in einen oder zig verschiedene Ordner, jedoch ohne erkennbare Struktur.

Desktop-Suche von Windows

In diesem Chaos eine Datei wiederzufinden, scheint quasi unmöglich. Aus diesem Grund gibt es die Desktop-Suche, die ähnlich wie die Suchmaschinen Google, Bing oder Yahoo eine Information aus einer riesigen Anzahl von Dateien herausfiltern kann. Die Desktop-Suche von Windows ist allerdings oft langsam, die Suchergebnisse manchmal unvollständig: Obwohl man weiß, dass man eine Datei unter einem bestimmten Namen abgespeichert hat, kann Windows sie nicht finden. Alternative Suchtools wie Lookeen sind oft schneller und effizienter, wenn es darum geht, in Firmennetzwerken eine bestimmte Information zu finden.

Beispiel Kanzlei

Sucht man beispielsweise als Angestellter einer Kanzlei nach Emails, Verträgen oder sonstigen Unterlagen zu einem Fall, kann man mit Hilfe der Desktop-Suche alle Dateien im Firmennetzwerk durchsuchen. Möchte man als Jurist alle Fälle zu einem Tatbestand finden, die innerhalb des Netzwerks abgelegt wurden, gibt man einfach das passende Schlagwort ein – schon durchsucht die Desktop-Suche alle indizierten Ordner nach der entsprechenden Information. Es ist auch möglich, innerhalb der Suchergebnisse weiter zu filtern, zum Beispiel nach Fällen zu einem bestimmten Tatbestand, in denen Gebrauch von Waffen gemacht wurde oder in denen die Täter männlich waren. So lassen sich mithilfe von Schlagworten genau die Informationen aus einem riesigen Datenberg herausziehen, die man gerade braucht.


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