Ein Outlook Archiv ist eine Datenbank, die von dem Programm Microsoft Outlook angelegte wurde. In einem Archiv werden alte E-Mails gespeichert, um das Postfach nicht zu voll werden zu lassen und um das Durchsuchen von E-Mails zu erleichtern. Ältere E-Mails können in Outlook Archive automatisch archiviert werden und dienen sowohl der Platzersparnis im Postfach, wie auch der Beschleunigung des Programms selber. Denn bei einem vollen Postfach ist Outlook schnell überlastet.
Probleme bei der Suche von wichtigen E-Mails im Outlook Archiv? Suche leicht gemacht.
Wie komme ich an mein Archiv?
Will man nun auf diese Archive zugreifen so hat man zwei Möglichkeiten: Die erste Möglichkeit ist, dass Outlook automatisch eine Verknüpfung im persönlichen Ordner erstellt und man dann lediglich den Ordner Archiv im persönlichen Ordner öffnen muss, um an ältere E-Mails zu gelangen. Dies ist der Standard bei neueren Versionen von Outlook. Bei älteren Versionen ist es oft so, dass das Outlook Archiv erst manuell zu dem persönlichen Ordner hinzugefügt werden muss. Zuerst muss man sich dafür auf die Suche nach dem Archiv machen. Es befindet sich meist im Anwendungsordner des jeweiligen Benutzers. In den Kontoeinstellungen von Outlook muss das Archiv ausgewählt werden, um es anschließend dem persönlichen Ordner hinzuzufügen.
Wo ist mein Backup?
Möchte man zuverlässig und automatisch ein Outlook Backup anlegen, benutzt man am besten ein Backup Tool wie den Lookeen Backup Manager. Befindet man sich nun auf der Suche nach einer alten E-Mail, die sich nicht mehr im Posteingang befindet, so kann man das Outlook Archiv öffnen und es nach der gewünschten E-Mail durchsuchen. Es ist auch möglich mehrere Outlook Archive für ein Postfach einzurichten. Viele Outlook Nutzer archivieren nicht nur ältere E-Mails, sondern archivieren auch nach Themen sortiert. Zum Beispiel richten sich viele ein Outlook Archiv für private Daten und ein weiteres für berufliche Daten ein. Bei der Suche nach Mails kann so Zeit erspart werden, da man lediglich das Archiv durchsuchen muss, in dem sich die E-Mail thematisch befinden sollte. Eine Alternative zur manuellen Suche, ist das Benutzen eines professionellen Suchtools. Solche Programme, wie Lookeen Desktop Suche, finden die gesuchten Mails mit ein paar Keywords in wenigen Sekunden, ohne dass der Nutzer sich manuell manchmal stundenlang durch seine alten Mails quälen muss.
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