Outlook Suche funktioniert nicht

PST-Dateien neu indizieren

Wenn Ihre Outlook Suche nicht mehr funktioniert, dann gilt es zu überprüfen, ob die PST-Dateien von Microsoft Outlook richtig indiziert sind. Dazu müssen Sie wie folgt vorgehen:

1. Sie können entweder in der Windows Systemsteuerung die Verknüpfung „Indizierungsoptionen“ auswählen oder Sie öffnen Ihren Microsoft Outlook Client und klicken auf den Reiter „Datei“.

2. Es erscheint ein Pop-up, in welchem Sie links den Unterpunkt „Optionen“ finden müssen. Nachdem Sie „Optionen“ angeklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster mit dem Namen „Outlook-Optionen“.

3. Unter dem Punkt „Suchen“ (je nach Version auch „Durchsuchen“) finden Sie auf der rechten Seite ein grau umrandetes Feld mit der Bezeichnung „Indizierungsoptionen…“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein neues Fenster.

4. Hier öffnen Sie über „Ändern“ wiederum ein neues Fenster mit dem Namen „Indizierte Orte“.

5. Sollte Microsoft Outlook in der Liste nicht ausgewählt sein, dann setzen Sie davor einen Haken, indem Sie auf das kleine Quadrat links davon klicken.

6. Bestätigen Sie mit „Ok“, „Schließen“ und erneut „Ok“, um sämtliche Fenster zu schließen und wieder zum Standardfenster von Outlook zu gelangen.

Wenn bei Microsoft Outlook bereits ein Haken gesetzt war oder Sie nach dem Setzen immer noch keine korrekten Ergebnisse angezeigt bekommen, dann funktioniert Ihre Outlook Suche leider immer noch nicht. Es kann Ihnen jedoch eine der folgenden Vorgehensweisen helfen:

PST-Dateien reparieren

Die Personal Store Datei (kurz PST) ist ein Dateiformat, das Microsoft dazu nutzt, um sämtliche Daten von Outlook zu speichern. Ist Ihre PST-Datei beschädigt, kann die Outlook Suche nicht korrekt auf die gespeicherten Daten zugreifen. Daher sollte Sie zunächst überprüfen, ob Ihre PST-Datei beschädigt ist und repariert werden muss.

Dazu liefert Microsoft Office das Programm scanpst.exe, welches Sie entweder über die Windows Suche finden oder direkt im Ordnerverzeichnis. Bis Outlook 2010 befand sich scanpst.exe unter dem Pfad C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\OfficeXY\SCANPST.EXE. Ab Outlook 2013 befindet es sich unter C:\Programme (x86)\Microsoft Office/root/OfficeXY (bei 32-Bit-Systemen das gleiche Verzeichnis unter C:\Programme…).

Am Schnellsten finden Sie die Datei, indem Sie ein beliebiges Element auswählen und mehrmals „S“ auf Ihrer Tastatur drücken, bis Sie in der alphabetischen Ordnung an die korrekte Stelle gelangt sind. Sie können jedoch den Ordner rechts oben nach der Datei durchsuchen lassen.

Starten Sie scanpst.exe, sobald Sie die Datei gefunden haben. Das Programm sucht in Ihren PST-Dateien nach Fehlern. Je nach Größe Ihrer PST-Datei kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Sollte sich die Anzahl an zu indizierenden Elementen auch nach einer längeren Zeit nicht ändern, konnte scanpst.exe Ihr Problem nicht sofort lösen.

Lassen Sie scanpst.exe laufen und versuchen Sie die PST-Datei, die Probleme verursacht, aus dem Index zu entfernen und wieder hinzufügen:

1. Zuerst müssen Sie wie oben beschrieben die „Indizierungsoptionen“ öffnen.
2. Dort entfernen Sie den Haken vor der fehlerhaften PST-Datei (z.B. „Microsoft Outlook“).
3. Drücken Sie auf „Ok“ und schließen Sie Outlook (auch die Outlook-Prozesse im Task Manager, den Sie per Tastenkombination Strg + Alt + Entf öffnen, müssen angehalten werden).
4. Nach 10 Minuten können Sie Outlook wieder starten und die abgewählte PST-Datei in den Suchoptionen wieder anwählen. In scanpst.exe sollte der Status auf „0 Elemente verbleibend“ wechseln. Sollte das nicht der Fall sein, ist es ratsam, dass Sie Ihren Index komplett neu erstellen, damit Ihre Outlook Suche wieder funktioniert.

Index löschen und neu erstellen

Auch dazu müssen Sie ins Fenster „Indizierungsoptionen“ zurückkehren. Hier klicken Sie auf „Erweitert“, um die „Erweiterten Optionen“ zu öffnen.

Unter „Problembehandlung“ können Sie den Index löschen und neu erstellen lassen. Dieser Prozess kann mitunter sehr lange dauern und die Leistung Ihres Computers stark beeinträchtigen. Es ist ratsam, dass Sie den neuen Index nur dann erstellen lassen, wenn Sie genügend Zeit haben (z.B. über Nacht).

Sollte auch das nicht zum gewünschten Ergebnis führen und Ihre Outlook Suche funktioniert immernoch nicht, dann bleibt Ihnen als letzte Möglichkeit, Ihre Windows Suche zu deaktivieren und wieder zu aktivieren. Wie das funktioniert können Sie in diesem Blogartikel nachlesen.