Tipps zur Nutzung der wichtigsten Outlook-Suchbefehle

Wenn Sie wie ich sind, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie regelmäßig das überwältigende Gefühl erleben, dass Tausende von E-Mails Ihren Posteingang fluten. Möchten Sie sich daran erinnern, was in einem früheren Thread gesagt wurde? Suchen Sie verzweifelt nach Details, die Ihr Chef Ihnen zu Beginn dieser Woche für ein wichtiges Meeting geschickt hat? Viel Glück beim Durchscrollen durch den gesamten Spam und die Newsletter, um endlich diese E-Mails zu finden…

Gute Nachricht: Es gibt einen Weg aus dem Chaos! Diese Microsoft-Outlook-Suchtipps helfen Ihnen, genau das zu finden, wonach Sie gesucht haben – mit den wichtigsten Befehlen. Perfekt für eine weniger zeitaufwändige und weniger frustrierende tägliche Arbeit.

Vereinfachen Sie Ihr Leben, indem Sie ein Outlook-Suchtool zu Ihrer Sammlung hinzufügen

Wie nutzen Sie das Outlook-Suchfeld?

Das Sofortsuchfeld in Outlook ist wahrscheinlich das, was Sie gewohnt sind, um einfache Begriffe einzugeben und eine alte Nachricht zu finden. Sie können dies verbessern, indem Sie definierte Kombinationen von Parametern für ein genaueres Ergebnis verwenden. Mit Hilfe kurzer Befehle lässt sich Ihre Suchanfrage auf einen von Ihnen definierten Bereich eingrenzen; zum Beispiel einen Zeitraum, eine bestimmte Person, eine definierte Dateigröße oder sogar eine Kombination dieser Elemente.

Die Suchleiste befindet sich oben in Ihrem Postfach. Klicken Sie auf das Suchfeld, um die integrierten Filter von Outlook voll auszuschöpfen.

Die wichtigsten Outlook-Suchbefehle

Die Outlook-Suchbefehle bestehen unter anderem aus einer Kombination von relativ logischen Operatoren wie AND, NOT und OR. Es ist wichtig zu beachten, dass sie nicht in Kleinbuchstaben eingegeben werden sollten. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Parameter, um Ihre E-Mail-Suche zu vereinfachen:

Geben Sie ein…	…um Elemente zu finden, die…
max	…max, MAX, max, mAx usw. enthalten. Da die Sofortsuche nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet, können Sie eine Kombination aus Klein- und Großbuchstaben verwenden.
max smith	…max und smith enthalten, unabhängig von der Reihenfolge.
max AND smith	…sowohl max als auch smith enthalten, unabhängig von der Reihenfolge.
max NOT smith	…max enthalten, aber nicht smith.
max OR smith	…max, smith oder beides enthalten.
“max smith”	…den genauen Ausdruck zwischen den Anführungszeichen enthalten, keine Variationen.
from: “max smith”	…die von max smith gesendet wurden.
hasattachment:true	…Anlagen enthalten.
subject:”max smith”	…einen Betreff mit dem genauen Ausdruck max smith haben.
subject:max smith	…max im Betreff haben und smith irgendwo im Element vorkommt.
cc:”max smith”	…eine CC-Zeile mit max smith enthalten.
cc:max@smith.de	…eine CC-Zeile mit der E-Mail-Adresse max@smith.de enthalten.
bcc:”max smith”	…eine BCC-Zeile mit max smith enthalten.
category:blue	…ein Wort mit dem Begriff blue enthalten.
sent:yesterday	…die Sie gestern gesendet haben oder die Ihnen gestern zugestellt wurden.
to:sam	…E-Mails sind, die Sie an sam gesendet haben (Ordner Gesendete Elemente).
read:false	…die Sie noch nicht gelesen haben.

Outlook-Suchsyntax für Datumsangaben

Wenn Sie nach einer Nachricht von einem bestimmten Datum suchen, können die Befehle before und after sehr hilfreich sein. Hinter dem gewählten Befehl folgt die Datumsangabe, nach der Sie suchen. Achten Sie darauf, das in Windows konfigurierte Datumsformat zu verwenden (z. B. mm/dd/yyy oder dd.mm.yy).

Example
before:21/04/2021

Neben dem Datumsformat ist es auch möglich, ein Datum oder einen Monat mit Wörtern anzugeben:

Direkte Suchanfragen: yesterday, today, tomorrow
Suchanfragen nach einem bestimmten Wochentag: Sunday, Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, Friday, Saturday
Suchanfragen nach einem bestimmten Monat des Jahres: January, February, March, April. May, June, July, August, September, October, November, December

Outlook-Suchsyntax für Größen

Ein weiterer wichtiger Outlook-Suchbefehl ist der Befehl size, mit dem Sie Elemente mit der gewünschten Größe finden können.

Specific size ranges
• Empty: 0KB
• Tiny: 0 to 10KB
• Small: 10 to 100KB
• Medium: 100KB to 1MB
• Large: 1 to 16MB
• Huge: 16 to 128MB
• Gigantic: >128MB

Example
size:medium  -  to find all items between 100KB to 1MB

Kombination von Outlook-Suchparametern

Interessant ist auch, dass es möglich ist, einzelne Outlook-Suchparameter zu kombinieren. So können Sie Ihre Suche noch weiter eingrenzen. Dazu müssen Sie die Befehle lediglich durch ein Leerzeichen trennen. Auf diese Weise finden Sie eine E-Mail, die beispielsweise nicht nur von einer bestimmten Person geschrieben wurde, und Sie können auch ein bestimmtes Datum auswählen.

Examplesent:yesterday from:max

Outlook-Suchtipp – intelligente Betreffzeilen verwenden

Wenn es zu Ihrem üblichen Tagesablauf gehört, an mehreren Meetings teilzunehmen, kann es schwierig sein, die gesuchte Nachricht zu finden, wenn Sie nach dem Betreff Meeting suchen. Daher kann die Wahl des richtigen Betreffs entscheidend sein, um Ihre Outlook-Suche zu vereinfachen. So einfach ist es – wenn Sie denken~~,~~ dass Sie eine E-Mail je wieder brauchen werden, nutzen Sie einfach die Gelegenheit, den Betreff anderer Personen beim Antworten umzubenennen.

Example
Sam sent you an email with the subject heading "meeting".
When replying, simply change the heading using specific keywords like
"meeting marketing November 2021"

Vereinfachen Sie Ihr Outlook, indem Sie ein Suchtool zu Ihrer Sammlung hinzufügen.

Outlook-Suche vereinfachen

Wenn Sie Ihre Suche nur grob eingrenzen müssen, können Sie sich auf die einfacheren Suchparameter wie heute, morgen, dieses Jahr, nächstes Jahr, Montag…Sonntag, Januar…Dezember konzentrieren. Aber auch diese einfachen Begriffe müssen manuell in das Outlook-Suchfeld eingegeben werden. Andererseits gibt es professionelle Suchlösungen wie Lookeen, die eine grafische Zeitleiste erstellt, um Ihre Outlook-Suche noch weiter zu vereinfachen. In Lookeen können Sie den entsprechenden Zeitraum sehen und Ihre Suche mit nur einem einfachen Klick eingrenzen.

Jetzt, da Sie die wichtigsten Outlook-Suchbefehle kennen, gilt wie in den meisten Lebensbereichen: Nur Übung macht den Meister. Trainieren Sie regelmäßig und Sie werden schnell den Punkt erreichen, an dem Sie nicht mehr allzu viel über die richtige Syntaxs nachdenken müssen, um das zu finden, was Sie brauchen.

Diese Outlook-Tipps sollten Ihnen nicht nur helfen, Ihre Nachrichten schneller zu finden, sondern hoffentlich auch Ihr Leben erleichtern. Viel Erfolg!