Die meisten PC-User kennen die Volltextrecherche von Online-Suchmaschinen oder der Windows Suche. Außerdem nutzt Microsoft Outlook die Volltextrecherche zur Suche. Systeme die mit Schlüsselbegriffen arbeiten sind heutzutage äußerst selten. Gerade bei der Verarbeitung von vielen hunderten E-Mails täglich muss die Möglichkeit bestehen, schnell und effizient nach einzelnen Informationen zu suchen.
Volltextrecherche in Outlook
Die tägliche Kommunikation per E-Mail stellt für viele Menschen die Grundlage Ihres Arbeitsalltags dar. Unmengen an E-Mails erschweren jedoch die gezielte Suche nach einzelnen Dokumenten. Ohne Volltextrecherche würde jede Ihrer Suchanfragen in Outlook unzählige Ergebnisse liefern. Dank der modernen Informatik sind sogar überfüllte Posteingänge kein Problem mehr für Sie. Sie nutzen die Volltextrecherche täglich. Die Vorteile liegen auf der Hand:
In einer E-Mail suchen
In der Outlook-Vorschau können Sie nicht direkt nach einzelnen Wörtern oder Phrasen suchen. Sie müssen die E-Mail zuerst in einem neuen Fenster öffnen, bevor Sie diese per Volltextrecherche durchsuchen können:
- Im Fenster mit Ihrer E-Mail finden Sie beim Unterpunkt „Bearbeiten“ ein kleines Lupen-Symbol (oder ein kleines Fernglas). Klicken Sie darauf, um ein Fenster mit der Bezeichnung „Suchen und Ersetzen“ zu öffnen.
- In diesem Fenster befindet sich ein Suchfeld, in dem Sie Ihre Anfrage eingeben können.
Sie können natürlich auch die Tastenkombination „Strg“+„Shift“+„F“ nutzen, um zu diesem Suchfeld zu gelangen.
So lassen sich ganz einfach Wörter oder Phrasen in einer einzelnen E-Mail finden. Das macht besonders dann Sinn, wenn die zu durchsuchende E-Mail viele Wörter beinhaltet.
In mehreren E-Mails und Anhängen suchen
Die Text-Suche ermöglicht es Ihnen nicht nur, nach einzelnen Wörtern zu suchen, sondern auch ganze Textbausteine in E-Mails zu finden. Dafür müssen Sie lediglich die Einstellung „Text“ zu Ihrer Suche hinzufügen. Klicken Sie in Ihre Suchleiste, damit die Registerkarte „Suchen“ in Ihrem Menüband erscheint. Navigieren Sie zum „+“-Symbol, neben dem in grüner Schrift „Weitere“ steht. Durch einen einfachen Klick auf „Text“ erscheint ein weiteres Feld unter dem Standard-Suchfeld. Wenn Sie nun eine Suchanfrage eingeben, wird jede Ihrer E-Mails im entsprechenden Postfach nach Ihrem Suchbegriff durchsucht.
Um mehre Anhänge zu durchsuchen, können Sie ganz ähnlich vorgehen. Allerdings müssen Sie anstelle von „Text“ das Feld „Anlagen“ zu Ihrer Suche hinzufügen. Leider wird nicht jede Anlage von Outlook erkannt, weshalb diese Methode der Volltextrecherche keine hundertprozentige Sicherheit mit sich bringt.
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