Werden Sie mit diesen 151 Tipps zum E-Mail-Experten

E-Mail ist eine hervorragende Kommunikationsmethode. Seitdem sie in der Mitte der 1990er-Jahre weit verbreitet wurde, ist sie zu einem allgegenwärtigen Bestandteil des täglichen Lebens geworden. Sie wird so intensiv genutzt, dass Mitarbeiter nun 28 % ihrer Arbeitszeit mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails verbringen. Die Verbesserung der Produktivität in dieser Zeit ist für die Effizienz sowohl Ihrerseits als auch Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

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1. Verwenden Sie einen „Call to Action“

Dies richtet sich normalerweise an Marketingfachleute, aber Betreffzeilen mit einem „Call to Action“ werden wahrscheinlicher geöffnet. Sie können diesen Effekt in normalen E-Mail-Betreffzeilen erzeugen, indem Sie die auszuführende Aktion genauer beschreiben. Dies könnte beispielsweise lauten: „Führen Sie die Wartungstests für PBC33002 durch“ oder „Rufen Sie Herrn Smith bezüglich unserer Fabrikproduktion an“, wobei der Fokus auf der wichtigsten Aktion liegen sollte.

1. Zeigen Sie Ihren Beitrag

Eine großartige Möglichkeit, in einer großen E-Mail-Gruppe aufzufallen, besteht darin, die Betreffzeilen in Ihren Antworten so zu ändern, dass Ihr Beitrag deutlich wird. Wenn Ihnen jemand einen Entwurf seiner Präsentation zur Überprüfung mit der Betreffzeile „Entwurf Marketingpräsentation“ sendet, können Sie „Überarbeitet: Marketingpräsentation“ hinzufügen. Ändern Sie auch den Namen des Anhangs, um die Änderungen widerzuspiegeln.

1. Vermeiden Sie Abkürzungen

Es gibt viele dieser Standardabkürzungen, die häufig in Betreffzeilen verwendet werden, aber viele davon sind für die meisten Menschen unverständlich, wie „NNTO“ (No Need To Open) oder „OoO“ (Out of Office). Schauen Sie sich diese Liste von E-Mail-Abkürzungen zur späteren Referenz an; versuchen Sie einfach, sie zu vermeiden.

1. Kürzen Sie Ihre Betreffzeilen

Die meisten Posteingänge zeigen nur 60 Zeichen an, was insgesamt etwa 10 Wörtern entspricht. Die Posteingänge werden dann den Großteil der Betreffzeile abschneiden. Eine großartige Möglichkeit, diese kurz zu halten, besteht darin, unnötige Wörter und Phrasen wie „Hallo“ und „wenn Sie eine Minute Zeit haben“ zu entfernen. Kürzere Betreffzeilen sind zudem mobilerfreundlich.

1. Verwenden Sie korrekte Zeichensetzung und Rechtschreibung

Die Verwendung ganzer Sätze ist nicht erforderlich, aber die Großschreibung in Ihren Betreffzeilen ist eine gute Möglichkeit, Professionalität zu zeigen. Wenn Sie unsicher sind, welche Wörter großgeschrieben werden sollen, geben Sie einfach Ihren Titel auf titlecapitalization.com ein, das Ihnen verschiedene Optionen je nach gewünschtem Stil bietet. Überprüfen Sie außerdem die Rechtschreibung Ihrer Betreffzeilen, um sicherzustellen, dass keine Fehler enthalten sind.

1. Schreiben Sie relevante Betreffzeilen

Relevante Betreffzeilen helfen Ihnen, Gespräche zu verfolgen, da Sie zwischen Threads leichter unterscheiden können. Wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten, sollten Sie vermeiden, in Ihrer Betreffzeile nur „Das Projekt“ zu erwähnen, und spezifischer sein, wie z. B. „Marketingforschungsprojekt August 2015“. Es ist auch eine gute Idee, die Betreffzeile zu ändern, um etwaige Änderungen widerzuspiegeln.

1. Lassen Sie die Betreffzeile niemals leer

Leere Betreffzeilen können übersehen werden, sind für Absender und Empfänger lästig zu verfolgen, und manchmal kennzeichnen Spam-Filter diese als Spam. Geben Sie etwas in die Betreffzeile ein, um Verwirrung zu vermeiden und Ihre Erfahrung zu verbessern; immerhin dauert es nur wenige Sekunden.

1. Kommen Sie sofort zur Sache

Wenn Sie möchten, dass Ihr Empfänger alle relevanten Informationen erhält, ist es die effizienteste Methode, das Gewünschte an den Anfang zu stellen. Behandeln Sie jede E-Mail wie einen Aufsatz: Schreiben Sie zuerst die Kernaussage und gehen Sie dann zum Hauptteil über.

1. Wenn Sie möchten, dass jemand handelt, geben Sie diese Information gleich zu Beginn an

Wenn für Ihre E-Mail eine Handlung erforderlich ist, stellen Sie dies sicher an den Anfang und machen Sie es deutlich. Dies kombiniert mit der im Betreff genannten Call-to-Action-Methode stellt sicher, dass jeder klar darüber ist, was er mit der E-Mail tun muss.

1. Gliederung und Vorschau

Die meisten E-Mail-Anbieter zeigen eine Vorschau der Nachrichten nach dem Titel in der Benutzeroberfläche an. Eine kurze Gliederung der E-Mail erleichtert es ihnen, zu erkennen, worum es geht, bevor sie sie öffnen.

1. Versuchen Sie, sich auf ein Thema zu beschränken Eine umfangreiche E-Mail mit Hinweisen zu einem Meeting, Projektzeitplan oder Konferenzprogramm kann in der Handhabung frustrierend sein. Wenn Sie mit einer Person über mehrere Themen sprechen müssen, sollten Sie entweder mehrere E-Mails verfassen oder einfach zum Telefonhörer greifen.

2. Seien Sie direkt

Wenn Sie etwas von jemandem benötigen, versuchen Sie, klar, direkt und respektvoll mitzuteilen, was Sie von der Person erwarten. Auf diese Weise werden Sie mehr Respekt erfahren und effektiver sein.

1. Nutzen Sie Aufzählungszeichen

Wenn Sie mehrere Punkte ansprechen oder einige Fragen stellen möchten, sollten Sie diese wahrscheinlich mit Nummern oder Aufzählungszeichen strukturieren. Dies schafft Ordnung und hilft Ihrem Empfänger, umfassend zu antworten.

1. Halten Sie es kurz und bündig

Der E-Mail-Roman mag sich wie Ihr Meisterwerk anfühlen, aber für Ihren Empfänger fühlt er sich wahrscheinlich wie ein Albtraum an. Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr als fünf Sätze schreiben, versuchen Sie, ihn zu kürzen, und wenn das immer noch nicht gelingt, greifen Sie einfach zum Telefon oder vereinbaren Sie einen Termin.

1. Heben Sie wichtige Informationen hervor

Beispiele für hervorzuhebende Elemente sind Termine und Uhrzeiten für Besprechungen, korrigierte Informationen, die zuvor missverstanden wurden, delegierte Aufgaben oder Kontaktdaten von Kunden. Seien Sie jedoch vorsichtig mit der übermäßigen Verwendung von Hervorhebungen, da Empfänger sonst möglicherweise nur noch diese Informationen beachten und den Rest Ihrer E-Mail ignorieren.

1. Formulieren Sie bewusst zur Betonung

Wenn Sie feststellen, dass Sie Ausrufezeichen überall in Ihrer E-Mail verteilen müssen, sollten Sie überlegen, was Sie eigentlich betonen möchten. Klare, sorgfältig formulierte Sätze, die Ihre Absicht präzise vermitteln, werden vom Empfänger in der Regel leichter verstanden.

1. Seien Sie vorsichtig mit Witzen und Sarkasmus

Empfänger Ihrer E-Mails können keine Hinweise aus Ihrer Körpersprache oder Ihrem Tonfall entnehmen, daher können Sarkasmus und Witze danebengehen. Witze sind unterhaltsam, aber Sie sollten sie sich wahrscheinlich für einen passenderen Zeitpunkt aufheben.

1. Entschuldigen Sie sich nicht für die Störung Ihres Empfängers

Die gängige Eröffnungsformel „Entschuldigung, dass ich Sie störe, aber …“ kann nervig sein: Sie kostet Lesezeit und es ist weitaus hilfreicher, wenn Sie direkt auf den Punkt kommen. Wenn dies eine geschäftliche E-Mail ist, belästigen Sie wahrscheinlich niemanden! Es ist höchstwahrscheinlich Teil ihres Jobs, solche E-Mails zu bearbeiten.

1. Vermeiden Sie offene Fragen

„Ja oder Nein“-Fragen oder Fragen mit mehreren Auswahlmöglichkeiten können Ihrem Empfänger helfen, genau zu verstehen, was Sie wissen möchten, und bieten ihm eine schnelle Antwortmöglichkeit. Wenn Sie feststellen, dass Sie eine offene Frage stellen müssen, sollten Sie wahrscheinlich ein Meeting einberufen, um die Angelegenheit zu besprechen.

1. Halten Sie Ihre E-Mails positiv

E-Mails mit einem negativen Tonfall können den Empfänger demotivieren. Wenn Sie die E-Mail positiv halten, sind sie möglicherweise eher bereit, Ihnen zu antworten oder Ihre Aufgabe abzuschließen.

1. Vermeiden Sie Fachjargon

Sie mögen auf Ihrem Gebiet ein Experte sein, aber nicht jeder andere ist das. Manchmal kann die Verwendung technischer Begriffe Zeit sparen, in anderen Fällen kann es jedoch zu mehr Verwirrung führen. Denken Sie an den Empfänger, wenn Sie Ihre E-Mails verfassen; vielleicht ist eine kurze Erklärung angebracht.

1. Verwenden Sie geläufige Begriffe

Ihr Kalender für das Wort des Tages ist großartig zur Erweiterung Ihres Wortschatzes, aber E-Mails sind nicht immer der beste Ort, um mit neuen Begriffen zu prahlen. Bei E-Mails steht die Klarheit im Vordergrund. Wenn ein Wort Ihre E-Mail nicht verständlicher macht, gehört es wahrscheinlich auch nicht hinein.

1. Verwenden Sie korrekte Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung

Ihr Browser wird nicht alles erkennen (their, there, they’re, your, you’re usw.) und das Korrekturlesen Ihrer E-Mails mindestens einmal ist unerlässlich, um einfache Fehler zu finden. Wenn Sie Unterstützung bei Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung benötigen, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Erweiterung zum E-Mail-Korrekturlesen hinzuzufügen.

1. Übertreiben Sie es nicht mit Emoticons

Denken Sie an Ihr Publikum, bevor Sie Emoticons verwenden; vielleicht sollten Sie es sich anders überlegen, Emoticons an einen Kunden oder Ihren Chef zu senden.

1. Nutzen Sie Leerzeichen in Ihren E-Mails Das Zusammenrücken des gesamten Textes hat manchmal die unglückliche Folge, dass der Leser einige Ihrer wichtigen Punkte übersehen kann. Ausreichend Abstand hilft dem Leser, indem er seinen Augen zwischen den Punkten eine Pause gönnt, was er zu schätzen wissen wird.

2. Gehen Sie vorsichtig mit Großbuchstaben oder farbigem Text um

Großschreibung kann das Signal senden, dass Sie sich auf negative Weise emotional werden. Während die Hervorhebung mit Farbe manchmal wirklich nützlich ist, kann sie manchmal verwirrend sein und im schlimmsten Fall als herablassend empfunden werden.

1. Belasten Sie Ihre Augen nicht mit der Schriftgröße

Winzige Schriftgrößen sind ineffizient und rücksichtslos, nicht jeder kann kleine Größen gut lesen. Umgekehrt sind riesige Schriftgrößen einfach nur störend. Die Standardgröße im Web ist 14pt, daher ist es meist am einfachsten, sich einfach daran zu halten.

1. Erstellen Sie eine qualitativ hochwertige Signatur

Betrachten Sie die E-Mail-Signatur als Visitenkarte – Sie geben sie an alle weiter, daher sollte sie professionell aussehen und die besten Kontaktmöglichkeiten aufzeigen. Versuchen Sie jedoch, nicht zu viele Informationen einzufügen! Je nach Ihrer Tätigkeit sind beispielsweise Links zu Social-Media-Konten möglicherweise nicht nötig.

1. Erstellen Sie mehrere Signaturvorlagen

Ihre Signatur kann auf Ihr Publikum zugeschnitten werden: Wenn Sie für Kunden, Lieferanten und Kollegen unterschiedliche Kontaktinformationen verwenden, sollte Ihre E-Mail-Signatur nur die Informationen enthalten, die für sie spezifisch nützlich sind. Das Erstellen mehrerer Vorlagen spart Zeit, da Sie einfach die Vorlage wechseln können, anstatt Ihre Standardvorlage ständig anzupassen.

1. Verwenden Sie verschiedene Grußformeln in Ihrer Signatur

Nicht jede Grußformel passt für jede Situation. „Herzlichste Grüße“ ist nicht angemessen für geschäftliche E-Mails, und es gibt viele Feinheiten bei geschäftlichen Grußformeln, mit denen Sie sich vertraut machen sollten, um den richtigen Ton zu treffen.

1. Nutzen Sie Ihre Signatur für kostenlose Werbung

Sie senden wahrscheinlich jeden Tag hunderte von E-Mails an Kunden, Lieferanten, potenzielle Mandanten, Medienkontakte und mehr ab. Eine großartige Möglichkeit, kostenlose Werbung für Ihr neuestes Produkt, Ihre Veranstaltung oder sogar Ihren Blogbeitrag zu erhalten, ist es, eine Call-to-Action und einen Link in Ihre Signatur einzufügen. Dies ist ein einfacher Weg, um Traffic auf Ihre Website zu lenken.

1. Deaktivieren Sie Smartphone-Signaturen

„Gesendet von meinem iPhone“ oder „Gesendet von meinem Verizon Wireless Phone“ sind beide unnötig und leicht unprofessionell, es sei denn, Sie verkaufen Smartphones. Es ist einfach, diese sowohl auf iPhones als auch auf Android-Geräten zu entfernen, folgen Sie einfach den hier aufgeführten Schritten.

1. Steuern Sie Unternehmenssignaturen zentral

Unternehmen setzen häufig auf ein zentrales Management ihrer Signaturen, um eine scharfe, unternehmensweite einheitliche Signatur zu gewährleisten und das Problem zu vermeiden, dass Mitarbeiter Signaturen verwenden, die nicht dem Image entsprechen, das das Unternehmen vermitteln möchte.

1. Machen Sie auf Anhänge aufmerksam

Wenn Sie etwas angehängt haben, sollten Sie dies im Textkörper erwähnen, damit die Datei nicht übersehen wird. Die Standardformulierung lautet „Anbei finden Sie…“, aber es gibt weitere Möglichkeiten, die Sie nutzen können, um Redundanzen zu vermeiden.

1. Benennen Sie Anhänge präzise

Anhänge klar zu benennen, kann Ihrem Empfänger helfen, sie in Zukunft schnell wiederzufinden. Anhangsnamen wie FirstDraft.pdf oder screenshot.jpg sind generell wenig hilfreich, während SmithAccDraft1.pdf und SmithAccScreenshot08-31-15.jpg eine deutlich vollständigere Aussage über den Inhalt treffen.

1. Achten Sie auf die Größe von Anhängen

Während E-Mail-Anbieter wie Gmail und Yahoo Mail Dateilimits von 25 MB haben, sind diese bei anderen deutlich niedriger (Hotmail hat nur 10 MB). Wenn Sie eine sehr große Datei haben, sollten Sie erwägen, sie aufzuteilen oder in der Cloud zu teilen.

1. Speichern Sie erhaltene Anhänge in der Cloud

Wenn Sie einen Anhang auf einem bestimmten Gerät öffnen und speichern, müssen Sie später daran denken, auf welchem Gerät Sie ihn abgelegt haben, und ihn bei Bedarf von dort abrufen. Wenn Sie Ihre Anhänge jedoch direkt nach dem Öffnen in der Cloud speichern, sparen Sie sich später einige Umstände.1. Nutzen Sie die Cloud für die Zusammenarbeit statt Anhänge zu versenden

Die Cloud ist eine viel effizientere Methode zum Teilen von Dokumenten als das Versenden von Anhängen. Dies gilt insbesondere für kollaborative Dokumente, da sie in Echtzeit bearbeitet werden können, sodass jeder immer die aktuellste Version hat.

1. E-Mail-Vorlagen verwenden

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselben Sätze tippen, sollten Sie einige generische Vorlagen erstellen. Führen Sie ein Verzeichnis der häufigsten E-Mails, die Sie wöchentlich versenden, und erstellen Sie Vorlagen dafür.

1. Freundliche Auto-Antworten verfassen

Schnelle E-Mail-Antworten sind heutzutage so wichtig, besonders da mobile Geräte den Zugriff auf E-Mails jederzeit und überall erleichtern. Es kann hilfreich sein, ein paar Auto-Antworten parat zu haben, um das Antworten unterwegs so schnell und einfach wie möglich zu machen. Stellen Sie nur sicher, dass sie gut formuliert sind und eine persönliche Stimme haben, die nicht nach einem Roboter klingt!

1. Auto-Antworten für unklare Nachrichten generieren

Sie sollten einige Auto-Antworten für verschiedene unklare Nachrichten bereithalten. Sie können damit beginnen, Antworten basierend auf Wer-, Was-, Wo-, Wann-, Warum- und Wie-Fragen zu generieren. Zum Beispiel: „Es tut mir leid, aber ich verstehe nicht, wie wir…“. Dieser Prozess kann durch die Verwendung von Textgenerierungsprogrammen beschleunigt werden.

1. Seien Sie in Ihren Antworten gründlich

Versuchen Sie, jede Frage zu beantworten und alle Punkte in Ihren E-Mail-Antworten aufzugreifen. Selbst wenn Sie einen der Punkte nicht sofort bearbeiten können, sollten Sie dennoch erwähnen, dass Sie sich später speziell zu diesem Punkt bei ihnen melden werden.

1. Vermeiden Sie unnötige Antworten

Herr Smith: Das Projekt wird bis Donnerstag fertiggestellt sein.

Frau Lee: Vielen Dank und ein schönes Wochenende.

Herr Smith: Danke, Ihnen auch, genießen Sie das Wetter.

Frau Lee: Danke, werde ich.

Die letzten beiden Antworten waren völlig unnötig, aber sie sind sehr häufig, weil Menschen nicht unhöflich wirken wollen, indem sie nicht antworten. Das Problem ist, dass solche E-Mails im Laufe des Tages häufig auftreten und sich zu einer Menge verschwendeter Zeit aufsummieren.

1. Es ist immer gut, knapp zu bleiben

Standard-E-Mails enthalten normalerweise einige Floskeln wie „einen schönen Tag noch“ oder „freut mich, von Ihnen zu hören“. Wenn Sie jedoch auf eine kurze Hilfeanfrage antworten, brauchen Sie diese wahrscheinlich nicht einzufügen. Das spart Ihnen viel Zeit und der Empfänger wird es zu schätzen wissen, wenn er schnell eine Antwort benötigte. Niemand kann Ihnen Unhöflichkeit vorwerfen!

1. Vermeiden Sie es, sofort auf eine E-Mail zu antworten, wenn Sie keine Antwort haben

Wenn Sie nur antworten, um zu sagen: „Ja, ich melde mich dazu bei Ihnen“, und der Absender nicht nach einer E-Mail-Bestätigung gefragt hat, dann lohnt sich das Schreiben wahrscheinlich gar nicht! Versuchen Sie stattdessen, nur dann zu antworten, wenn Sie die gesuchten Informationen haben.

1. Planen Sie den Versand Ihrer E-Mails

Wenn Sie nach Feierabend nur Zeit finden, auf einige E-Mails zu antworten und diese nicht allzu dringend sind, können Sie den Versand verzögern, damit Ihre Empfänger nicht am Abend durch Arbeit unterbrochen werden. Sie können planen, dass Ihre Antworten morgens versendet werden, sodass Sie sich nicht selbst daran erinnern müssen, auf Senden zu klicken.

1. Zitieren statt umschreiben

Statt zu wiederholen oder umzuschreiben, was jemand gesagt hat, zitieren Sie ihn einfach. Eine gute Technik ist, das Zitat mit einer anderen Farbe zu formatieren, anstatt Anführungszeichen in die E-Mail einzufügen. So ist es für den Empfänger sehr klar, wer was gesagt hat.

1. Empfangene unübersichtliche E-Mails neu ordnen

Wenn Sie eine E-Mail erhalten und 5 Punkte angesprochen werden müssen, die in einem riesigen Absatz verstreut sind, setzen Sie Zahlen neben jeden Punkt und füllen Sie die Lücken aus. Dies macht Sie bei Ihren Antworten schneller und erleichtert es dem Absender zu sehen, dass seine Punkte aufgegriffen wurden. Wer weiß, vielleicht beschließen sie sogar, die Punkte beim nächsten Mal für Sie zu nummerieren und sie präziser zu formulieren.

1. Das „An“-Feld leer lassen Die peinliche Aufgabe, zu erklären, warum man eine E-Mail versendet hat, bevor sie fertig war oder an die falsche Person, ist leider allzu verbreitet. Eine einfache Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, das Empfänger-Adressfeld erst leer zu lassen, bis die E-Mail fertiggestellt ist.

2. Nachrichten widerrufen

Jeder hat schon einmal eine E-Mail versendet, die er unbedingt gerne zurückhaben würde. Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, Ihre E-Mail-Oberfläche so einzurichten, dass Sie Nachrichten sowohl in Outlook als auch in Gmail widerrufen können. Sie müssen nur recht schnell sein!

1. Ihre Kontaktliste verwalten

Ihre Kontaktliste sollte regelmäßig überarbeitet werden, und es ist wichtig, sie an einem sicheren Ort zu sichern. Probieren Sie einige der Apps aus Abschnitt 18 für die Pflege und Optimierung Ihrer Kontaktliste aus.

1. Versuchen Sie, nicht auf Ihre CC-E-Mails zu antworten

Sie sollten nur auf Ihre CC-Nachrichten antworten, wenn der Absender dies explizit anfordert. So erhalten die Hauptempfänger die Möglichkeit, auf die E-Mail zu antworten, und Sie sparen Zeit, die Sie sonst mit Antworten verbringen würden.

1. Seien Sie vorsichtig mit der BCC-Funktion

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie überlegen, die BCC-Funktion zu nutzen. Es gibt Fälle, in denen sie nützlich ist, aber sie kann auch für Probleme sorgen. So kann die Vertraulichkeit der BCC schnell zunichte gemacht werden, wenn ein Empfänger mit „Allen antworten“ zurückantwortet.

1. E-Mails delegieren

Wenn Sie Vorgesetzter sind und Aufgaben weitergeben müssen, ist es entscheidend, E-Mails, die für die Pflichten eines Mitarbeiters relevant sind, weiterzuleiten. Markieren oder fetten Sie bei Bedarf die Abschnitte hervor, die für ihn gelten, oder leiten Sie nur die relevanten Teile weiter. Stellen Sie sicher, dass Sie nachfassen, wenn die Aufgabe besonders dringend ist.

1. Nicht zu oft weiterleiten

Sie sollten E-Mails nur bei Bedarf weiterleiten und die Weiterleitung sogar so bearbeiten, dass dem Empfänger nur die relevanten Informationen angezeigt werden. Dies können Sie tun, indem Sie den relevanten Text mit der Markierungsfunktion hervorheben.

1. Lange Threads vor einer Antwort durchforsten

Es mag mühsam sein, aber das schnelle Überfliegen eines E-Mail-Threads auf alle benötigten Informationen vor dem Antworten oder Stellen von Fragen spart langfristig Zeit und zeigt Ihre Sorgfalt. Auf diese Weise müssen Sie und Ihre Empfänger nicht wiederholen, was bereits geklärt ist.

1. Den relevanten Teil der Antwort an den Anfang stellen

Wenn Sie die Nachricht, auf die Sie sich beziehen, an den Anfang des Threads stellen, fällt es Ihrem Empfänger leichter zu antworten. Dies macht Sie zu einem effektiveren Kommunikator und hilft Ihnen, das Gewünschte von Ihren Empfängern zu erhalten.

1. Nach Gelegenheiten für neue Threads suchen

Achten Sie auf Momente, in denen ein Thread in einen neuen überführt werden kann. Dies könnte der Fall sein, wenn sich ein Projekt in eine andere Richtung entwickelt oder mit einem Kunden ein neuer Meilenstein erreicht wird. Stellen Sie lediglich sicher, dass Sie alle offenen Punkte in den neuen Thread übernehmen.

1. „Allen antworten“ sparsam nutzen

Das Klicken auf „Allen antworten“ mag zwar einfacher sein, erzeugt aber Ineffizienzen im Prozess. Wenn jemand eine Aufgabe an eine große Gruppe sendet, stellen Sie sicher, dass Sie den Empfang nur bestätigen oder einen Kommentar nur an die relevante Person in der Gruppe richten.

1. Die Prioritäts-Taste nicht übermäßig nutzen

Wenn Sie die E-Mail-Prioritätstaste zu häufig verwenden, werden Ihre Empfänger Ihrer Dringlichkeit nicht mehr glauben. Wenn Sie etwas Wichtiges, aber nicht Dringendes haben, versuchen Sie dies in der Betreffzeile oder am Anfang Ihrer E-Mail zu erläutern.

1. Konversationen stummschalten

Riesige Threads mit mehreren Absendern und Empfängern, die für Sie nicht relevant sind, können ziemlich nervig sein, und das ständige Abweisen kostet wertvolle Zeit im Tagesablauf. Es ist sehr einfach, Konversationen sowohl in Gmail als auch in Outlook zu stummschalten, und wenn Sie später entscheiden, dass Sie an der Konversation teilnehmen müssen, können Sie dies jederzeit rückgängig machen.

1. Zum Telefonhörer greifen

Wenn Sie glauben, dass eine E-Mail zu einem schnellen Hin-und-Her werden könnte, das einige Stunden in Anspruch nimmt, rufen Sie an. Dies ist auch in dringenden Situationen wichtig; gehen Sie nicht davon aus, dass der Empfänger die E-Mail sofort erhält.1. Nutzen Sie Terminplanungsprogramme

Erwägen Sie die Nutzung einer Terminplanungsanwendung, um die Effizienz in Ihrem Terminkalender zu steigern, so dass Sie nicht hin- und hermailen müssen, um alle Teilnehmer für das Meeting zusammenzubringen.

1. Reduzieren Sie E-Mails durch Projektmanagement-Apps

Projekte erfordern viel Zusammenarbeit; selbst unabhängige Projekte müssen gemeinsam durchdacht, zugewiesen, verfolgt und überarbeitet werden. Projektmanagement-Anwendungen bieten Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Projekte und ermöglichen Echtzeit-Zusammenarbeit.

1. Unterschreiben Sie Ihre Dokumente elektronisch

Versuchen Sie, die Anzahl der Dokumente zu reduzieren, die Sie drucken, unterschreiben und später per Fax oder Scan zurücksenden müssen, indem Sie eine E-Signatur-App nutzen.

1. Denken Sie daran: Je mehr Sie senden, desto mehr erhalten Sie

Je mehr Sie E-Mails vermeiden, desto weniger landen sie in Ihrem Posteingang. Gehen Sie beim Versenden von E-Mails mit der gleichen Menge an Vorsicht vor wie bei der Planung eines 20-minütigen Meetings mit jemandem, um ein Problem zu besprechen. Wenn das Meeting vermieden werden kann, spart es Ihnen Zeit – genau wie beim Vermeiden einer E-Mail.

1. Finden Sie ein starkes Passwort

Schützen Sie sich mit starken Passwörtern für Ihr E-Mail-Konto. Eine großartige Möglichkeit, dies schnell für alle Ihre Konten zu tun, ist die Verwendung einer Methode namens Padding. Statt sich neue komplizierte Passwörter merken zu müssen, fügen Sie einfach einige zusätzliche Zeichen zu Ihren bestehenden Passwörtern hinzu.

1. Sichern Sie Ihr Hauptkonto

Lassen Sie sich Ihre E-Mails automatisch an ein zweites Konto weiterleiten, damit Sie im Falle eines Hackerangriffs auf Ihr Hauptkonto alle Nachrichten und die Kontaktinformationen von allen Personen, mit denen Sie zuvor korrespondiert haben, wiedererlangen können.

1. Sichern Sie Ihr E-Mail-Konto durch einen Passwortschutz mit Ihrer Telefonnummer

Funktionen zum Passwortschutz werden oft übersehen, können aber ein Lebensretter sein, wenn versucht wird, Ihr E-Mail-Konto zu hacken. Gmail ermöglicht es Ihnen, Ihr Konto mit ihrer Kontowiederherstellungsfunktion unter Verwendung einer anderen E-Mail-Adresse und Ihrer Telefonnummer zu sichern. Dies kann auch hilfreich sein, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben.

1. Versenden Sie keine sensiblen Informationen per E-Mail

Das Versenden von Bankkontonummern, Kreditkartennummern oder Geburtsdaten per E-Mail ist niemals eine gute Idee. Wenn es eine bestimmte Information gibt, die Sie geheim halten möchten, ist die E-Mail wahrscheinlich nicht der richtige Ort, um sie preiszugeben.

1. Verwalten Sie Ihr Bacn effizient

Wenn Sie einige Ihrer Bacn-Nachrichten gerne lesen, sollten Sie diese in einem separaten Ordner aufbewahren und einmal pro Woche durchgehen. Dieser Ordner kann so eingerichtet werden, dass er diese E-Mails nach etwa einem Monat löscht, was sowieso eine gute Idee ist, da die meisten Angebote abgelaufen sind und die Nachrichten veraltet sind.

1. Melden Sie sich nicht von verdächtigem Bacn ab

Wenn eine E-Mail wie Bacn aussieht, Sie sich aber nicht daran erinnern, sich angemeldet zu haben, melden Sie sich nicht davon ab. Dies ist lediglich Spam, der als Bacn getarnt ist, und das Abbestellen von Spam kann dazu führen, dass Sie weitere E-Mails von der Quelle erhalten, da sie festgestellt haben, dass Sie etwas gelesen haben, das sie gesendet haben. Diese Nachrichten sollten wie Spam behandelt und automatisch in Ihren Papierkorb verschoben werden.

1. Führen Sie eine Suche durch, um Bacn zu finden

Wenn Sie Ihr volles Postfach sehr schnell von Bacn-Nachrichten befreien möchten, versuchen Sie, in Ihren E-Mails nach dem Wort „unsubscribe“ zu suchen. Dadurch werden alle Bacn-E-Mails angezeigt, da es in den meisten Ländern gesetzlich vorgeschrieben ist, unten bei diesen eine Abbestell-Option bereitzustellen.

1. Verwalten Sie Ihr Bacn

Erwägen Sie die Nutzung einer Bacn-Management-Anwendung, um sich effizient von den Bacn-Nachrichten abzumelden, die Sie nicht mehr erhalten möchten. Dieses Programm verwaltet auch die Bacn-Nachrichten, die Sie behalten möchten, auf einer einzigen Seite, sodass Sie das Volumen effizient reduzieren können.

1. Steueren Sie Bacn diskret

Da so viele Online-Händler und andere Anbieter eine E-Mail-Adresse verlangen, kann es einfacher sein, einfach ein Wegwerf-E-Mail-Konto für das Bacn zu haben, das Sie in Zukunft nicht mehr möchten. Sie können sich darin anmelden, wenn Sie eine Adresse bestätigen müssen, aber ansonsten können Sie einfach zulassen, dass sich der Posteingang ansammelt, ohne ihn säubern zu müssen.

1. Hören Sie auf, sich selbst zu spammen Social Media ist berüchtigt dafür, Ihre E-Mails mit Benachrichtigungen zu überfluten. Wenn Sie die Benachrichtigungen dieser Programme in den Einstellungen deaktivieren, können Sie die Anzahl der erhaltenen E-Mails drastisch reduzieren.

2. Unterstützen Sie Unternehmen, die versuchen, ihren Service zu verbessern

Wenn ein Unternehmen auf ein Angebot nachfasst und Sie keine Lust haben zu antworten, löschen Sie die E-Mail einfach und markieren Sie sie nicht als Spam. Unternehmen, die lediglich versuchen, ihren Kundenservice zu verbessern, sollten dabei ermutigt werden, und das Verschieben ihrer E-Mails in Ihren Spam-Ordner wird sie nur bestrafen. E-Mail-Anbieter wie Gmail oder Yahoo Mail bestrafen diese Absender für das Versenden von Spam, wofür die meisten es nicht verdienen.

1. Wissen Sie, wann Sie aufhören sollten

Wenn Ihr Posteingang mit Spam und Bacn überflutet ist, müssen Sie möglicherweise Ihre E-Mail-Adresse wechseln. Wenn weiterhin viel Spam durchkommt, sollten Sie auch in Erwägung ziehen, Ihren Anbieter zu wechseln.

1. Spam-Wörter filtern

Häufige Spam-Wörter und -Phrasen wie „Schnäppchen“ und „zusätzliches Einkommen“ (hier ist eine vollständige Liste) sollten als Spam gefiltert werden. Sie sollten sicherstellen, dass diese Wörter und Phrasen aus Ihrem eigenen Posteingang gefiltert werden, aber auch vorsichtig sein, sie nicht in Ihren Nachrichten zu verwenden, da die E-Mail sonst möglicherweise ebenfalls gefiltert wird.

1. Mehrere E-Mail-Konten zusammenfassen

Die meisten E-Mail-Anbieter ermöglichen es Ihnen, E-Mails an ein universelles Hauptkonto weiterzuleiten. Dies spart Ihnen Zeit, da Sie sich nicht ständig in verschiedenen Konten anmelden müssen.

1. Sortieren Sie Ihre E-Mails nicht

Umständliche Sortiermethoden mögen sich anfühlen, als würden Sie organisieren, aber sie kosten Sie wahrscheinlich am Ende mehr Zeit, als sie Ihnen ersparen. Sobald Ihre Ordner erstellt sind und genug Zeit vergangen ist, müssen viele E-Mails ohnehin in diesem bestimmten Ordner durchsucht werden.

1. Wichtige Nachrichten schnell finden

Das manuelle Durchsuchen unzähliger Nachrichten kann schwierig sein, insbesondere wenn Sie nach E-Mails suchen, um ein Anhang zu finden, oder schlimmer noch, etwas, das sich in einem Anhang befindet. Verwenden Sie stattdessen ein Suchtool, um wichtige Nachrichten zu finden. Viele dieser Programme können sogar durch Anhänge, Besprechungen oder Aufgaben suchen.

1. Ihr Posteingang ist nicht Ihr Archiv oder Papierkorb

Das Löschen oder Archivieren von E-Mails, wenn Sie die Korrespondenz abgeschlossen haben, schafft Platz in Ihrem Posteingang. Alle Ihre E-Mails im Posteingang zu behalten, ist gleichbedeutend damit, alle Briefe, Werbesendungen und Rechnungen, die Sie per herkömmlicher Post erhalten, in einem großen Raum aufzubewahren, ohne jemals etwas wegzuwerfen.

1. Wenn Sie es nicht benötigen, löschen Sie es

Wenn es absolut keine Chance gibt, dass Sie eine E-Mail jemals wieder benötigen, selbst zum Nachschlagen von Informationen, dann sollten Sie sie einfach löschen. Das Archivieren unnötiger E-Mails führt zu einer Anhäufung in einem weiteren Ordner und untergräbt den Sinn eines Archivordners insgesamt; wenn Sie alles archivieren, können Sie genauso gut alle Ihre E-Mails im Posteingang behalten.

1. Erstellen Sie einen E-Mail-Plan

Eine effiziente Methode zum Beantworten von E-Mails ist die Erstellung eines E-Mail-Plans, in dem Sie nur während dieser Zeit daran arbeiten. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre wichtigen Aufgaben zu konzentrieren, ohne versucht zu sein, Ihre E-Mails zu öffnen. Wenn Sie immer noch versucht sind, versuchen Sie, ein E-Mail-Blocker-Programm zu verwenden.

1. Öffnen Sie eine E-Mail nur, wenn Sie sie bearbeiten können

Es gibt einige Ausnahmen, aber wenn Sie eine E-Mail öffnen, antworten Sie sofort darauf, archivieren oder löschen Sie sie. Dies ist eine hervorragende Methode, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Posteingang schnell durchgehen können, und macht auch klar, dass die ungeöffneten E-Mails diejenigen sind, die noch bearbeitet werden müssen.

1. Verstecken Sie Nachrichten, bis Sie bereit sind, sie zu bearbeiten

Programme, die E-Mails auf später verschieben, können Ihnen helfen, sie zu bearbeiten, wenn Sie bereit sind. Auf diese Weise können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, an denen Sie gerade arbeiten müssen, und sich später an die E-Mail erinnern.

1. Halten Sie Ihre E-Mail-Zeit strukturiert Eine gute Sortierstrategie besteht darin, Ihre E-Mails danach zu ordnen, welche während Ihrer Sitzung beantwortet werden müssen und welche bis später verschoben werden können. Falls es einfacher ist, versuchen Sie, eine E-Mail-To-Do-App zu verwenden, die Ihren Posteingang in eine To-Do-Liste verwandelt, sodass Sie ihn planen und organisieren können.

2. Verwenden Sie einen Planer für Ihre Aufgaben in E-Mails

Übertragen Sie Aufgaben sofort in Ihren Planer und geben Sie Absender und Datum zur späteren Referenzierung an. Planer sind sehr nützlich, da sie es Ihnen ermöglichen, Aufgaben und Unteraufgaben mit Fristen und Kommentaren zu Ihrer Liste hinzuzufügen. Sie können außerdem mit anderen zusammenarbeiten, indem Sie Ihre Aufgaben teilen.

1. Nutzen Sie Ihren Desktop-PC oder Laptop für den Großteil Ihrer E-Mail-Arbeit

Ihr mobiles Gerät ist hervorragend geeignet, um wichtige E-Mails schnell zu beantworten, aber bei nicht dringenden Massen-E-Mails ist es besser, einfach zu warten, bis Sie wieder an einer Tastatur sitzen. Es gibt Möglichkeiten, Ihre Fähigkeiten zum mobilen Tippen zu verbessern, aber selbst wenn Sie diese perfektionieren, sind Sie mit einer Tastatur wahrscheinlich immer noch effizienter.

1. Zögern Sie nicht bei dringenden E-Mails

Wenn jemand eine sofortige Antwort von Ihnen benötigt, senden Sie umgehend eine E-Mail zurück, in der Sie bestätigen, dass Sie ihre Anfrage erhalten haben und sie sofort bearbeiten. Dies kann eine zweite E-Mail oder einen verzweifelten Telefonanruf vermeiden, der die Bestätigung der Aufgabe einfordert.

1. Wenn Sie emotional werden, machen Sie einen Schritt zurück

Wenn Sie beim Schreiben einer E-Mail emotionale Gefühle entwickeln (insbesondere negative), speichern Sie sie als Entwurf und kommen Sie später darauf zurück. Wahrscheinlich werden Sie froh sein, dass Sie die E-Mail nicht gesendet haben, wenn sie eine falsche Botschaft übermittelt hätte.

1. Senden Sie wichtige E-Mails nicht sofort ab

Solange eine E-Mail nicht dringend ist, sollten Sie sich nach dem Verfassen etwas Zeit nehmen, um darüber nachzudenken. Wenn Sie die Zeit haben, kann es sogar eine gute Idee sein, zuerst einen Spaziergang zu machen oder es über Nacht schlafen zu lassen. Wichtige E-Mails benötigen Zeit zum Verfassen, und Ihr professionelles Image verbessert sich dadurch, dass Sie geduldig mit E-Mails umgehen.

1. Geben Sie Zeiterwartungen vor

Wenn Sie eine bestimmte Zeit im Sinn haben, zu der Sie eine Antwort benötigen oder erwarten, scheuen Sie sich nicht, dies zu erwähnen. Es ist nicht unhöflich, höflich zu fragen, ob jemand bis zu einem bestimmten Zeitpunkt antworten kann. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie ihnen mitteilen, warum Sie dies bis zu diesem Zeitpunkt benötigen, und platzieren Sie es am Anfang der E-Mail.

1. Prüfen Sie geschäftliche E-Mails nicht zu Hause

Das Prüfen von Arbeits-E-Mails zu Hause ist im Zeitalter mobiler Geräte zur gängigen Praxis geworden. Es ist verlockend, zu Hause eine geschäftliche E-Mail zu öffnen, aber wenn Sie ständig erreichbar sind, können Sie ausbrennen. Deshalb ist es besser, Ihr Arbeits-Smartphone einfach auszuschalten, wenn Sie die Arbeit verlassen; auf diese Weise gibt es weniger Versuchung.

1. Beantworten Sie nur wenige private E-Mails bei der Arbeit

Es gibt dringende private E-Mails, die manchmal während der Arbeitszeit gesendet werden müssen, aber im Allgemeinen sollten Sie versuchen, Ihre privaten E-Mails nicht zu prüfen. Es ist besser für Ihr professionelles Image, wenn Sie in dringenden Situationen Telefonate führen; dies mag öffentlicher sein, aber auf diese Weise wird das Problem schneller gelöst und niemand kann Ihnen vorwerfen, auf oberflächliche private E-Mails zu antworten.

1. Behandeln Sie E-Mails wie einen Telefonanruf

Da Ihr Empfänger Ihre E-Mail jederzeit abrufen kann, sollten Sie sich zweimal überlegen, ob Sie ihm außerhalb der Geschäftszeiten eine E-Mail senden. Die meisten Menschen prüfen ihre Arbeits-E-Mails zu Hause, und die Einhaltung dieser Zeiten ist einfach nur guter Ton.

1. Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus

Eine großartige Möglichkeit, sich gegen die Versuchung zu wehren, besteht darin, Ihre süchtig machenden Benachrichtigungen auf allen Geräten für einen bestimmten Zeitraum auszuschalten. Wenn Sie für dringende Nachrichten erreichbar sein müssen, versuchen Sie, ein E-Mail-Warnsystem zu verwenden, das Sie nur über wichtige E-Mails informiert.

1. Nutzen Sie Programme zur E-Mail-Priorisierung

Ein Programm wie Outlook’s Email Prioritizer filtert automatisch unwichtige E-Mails heraus und legt sie bis zum Tagesende beiseite, wenn Sie Zeit haben, sie sich anzusehen.

1. Vermeiden Sie es, Ihren Posteingang als Kalender oder Planer zu nutzen Wenn Sie sich schon einmal „oh, ich muss meine E-Mails checken, um zu sehen, wann der Termin ist“ gesagt haben, müssen Sie Ihre Strategie zur Terminvereinbarung wahrscheinlich überdenken. Wenn Sie ein Event oder eine Aufgabe per E-Mail erhalten, tragen Sie diese unbedingt in Ihren Kalender ein, damit Sie die Nachricht löschen und sich nicht weiter darum kümmern müssen.

2. Planen Sie einen E-Mail-Löschtag

E-Mails sofort nach Bearbeitung zu löschen ist eine großartige Idee, aber jeden Tag schlüpfen ein paar durchs Netz. Diese können nervig sein und monatelang in unserem Posteingang verweilen. Deshalb sollten Sie sich jede Woche eine Zeit für eine E-Mail-Aufräumaktion reservieren, um diese unnötigen Nachrichten loszuwerden.

1. Verfolgen Sie Ihre E-Mail-Zeit

Zu wissen, wie viel Zeit Sie mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen, ist wichtig, um Ihre allgemeine Arbeitslast zu verstehen. Es gibt Ihnen außerdem Einblick darin, was Sie tun müssen, um Ihre Effizienz zu steigern. Weiter unten werden einige gute Zeiterfassungs-Apps vorgestellt.

1. Konversationsansicht deaktivieren

Die Konversationsansicht lässt sich sowohl bei Gmail als auch bei Outlook mit nur wenigen einfachen Schritten sehr leicht deaktivieren. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie einzelne E-Mails anzeigen möchten, um sie zu sortieren oder zu löschen, ohne einen großen Thread öffnen zu müssen.

1. Verwalten Sie Ihre Add-ons

Während Add-ons großartige Erweiterungen für Ihr E-Mail-Erlebnis sein können, sollten Sie diese von Zeit zu Zeit durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie sie noch nutzen oder die Add-ons überhaupt noch unterstützt werden! Es lohnt sich definitiv, nicht mehr unterstützte Tools zu entfernen, damit sie Ihren Arbeitsbereich nicht unnötig überladen.

1. Nutzen Sie E-Mail-Tastenkürzel

Beschleunigen Sie Ihre Arbeit an E-Mails, indem Sie Tastenkürzel nutzen. Diese helfen Ihnen, E-Mails schneller zu verfassen, da sie die Anzahl der Klicks pro Aufgabe reduzieren. Hier sind einige Gmail und Outlook-Kürzel, um den Einstieg zu erleichtern.

1. Google-Maps-Vorschauen in Gmail aktivieren

Wenn Sie Google-Maps-Vorschauen in Ihrem Gmail aktivieren, können Sie die Adresse direkt in der Nachricht auf einer interaktiven Google-Karte ansehen, anstatt sie zu kopieren und einzufügen. Das Aktivieren dieser Funktion ist einfach: Ändern Sie einfach Ihre Einstellungen im Tab „Gmail Labs“ unter „Einstellungen“.

1. In Outlook auf Google Maps umstellen

Bing Maps mag sich verbessern, aber Google Maps ist nach wie vor der Goldstandard für Kartensuchen. Das Umstellen auf Google Maps für Kontakte in Outlook ist einfach: Folgen Sie einfach den Schritten hier.

1. Verbessern Sie die Atmosphäre Ihres Posteingangs

Sie stellen schöne Pflanzen ans Fenster und haben ein cooles Bild auf Ihrem Desktop – warum verschönern Sie nicht auch Ihre E-Mail-Oberfläche, um die Arbeit mit E-Mails angenehmer zu gestalten? In Gmail erledigen Sie dies über Einstellungen und Themen, in Outlook klicken Sie auf „Datei“, „Office-Konto“ und wählen dann ein Office-Thema aus.

1. Versuchen Sie nicht, den Posteingang auf Null zu bringen

Viele Artikel behaupten, man könne Inbox Zero erreichen, was jedoch stark irreführend ist. Den Posteingang auf Null zu bekommen, gleicht einem Hamsterrad: Je mehr Sie antworten, desto mehr Nachrichten kommen herein, die Sie erneut lesen oder beantworten müssen.

1. Kennen Sie Ihre Grenzen

Bevor Sie zusammenbrechen, teilen Sie jemandem mit, dass Ihr E-Mail-Aufkommen zu groß ist und Ihre Aufgaben aufgeteilt werden müssen. Denken Sie daran: E-Mails sind Arbeit, und wenn Ihnen zu viele Aufgaben zugewiesen werden, muss dies angesprochen werden.

1. Änderungen schrittweise umsetzen

Genau wie beim Abnehmen erfordert die Änderung Ihres E-Mail-Verhaltens eine Reihe gut geplanter positiver Schritte, um Ihre Ziele zu erreichen. Das sofortige Umsetzen aller Änderungen und das Herunterladen jeder App und Erweiterung kann Sie überfordern und den gegenteiligen Effekt haben.

40 Apps und Erweiterungen

Die Rechtschreibprüfung ist in den meisten Webbrowsern inzwischen Standard. Google Chrome bietet beispielsweise einen hervorragenden Rechtschreibprüfer für die meisten Sprachen. Eine Grammatikprüfung wird jedoch oft nicht bereitgestellt, und unzählige Stunden werden damit verbracht, E-Mails erneut auf Grammatikfehler zu überprüfen. Hier sind einige Apps zur Grammatikprüfung, die das Korrekturlesen Ihrer E-Mails effizienter gestalten.

1. Grammarly

Dies ist die am weitesten verbreitete und vertrauenswürdigste verfügbare Grammatik-Erweiterung. Entwickelt von den führenden Experten für linguistische Technologien, ermöglicht es Ihnen, fast vollständig fehlerfrei überall im Web zu schreiben, solange Sie Englisch verwenden. Es bietet außerdem ein MS Office-Add-On an.

1. Virtual Writing Tutor

Wenn Englisch nicht Ihre Muttersprache ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, dieses Tool stattdessen zu nutzen. Fügen Sie einfach Ihre problematischen Sätze ein, und es erklärt Ihre Fehler detailliert sowie Vorschläge für weiterführende Lektüre zur Vertiefung dieser Lektion unterbreiten.

1. Ginger

Wenn Sie mehrere Geräte nutzen, ist Ginger eine großartige Erweiterung. Sie können es auf Smartphones, Tablets oder Ihrem Desktop-PC überall und jederzeit verwenden.

Text-Expander können Ihnen unzählige Stunden sparen, die Sie täglich mit dem Tippen verbringen. Sie können sie für automatische E-Mail-Antworten verwenden, häufig genutzte Textbausteine organisieren, Phrasen automatisch vervollständigen, Abkürzungen ausschreiben und vieles mehr. Hier sind einige Apps, die Ihre Texteffizienz verbessern.

1. PhraseExpress

PhraseExpress sortiert Ihre Textbausteine in anpassbare Kategorien für den sofortigen Zugriff. Es ist für die Nutzung in großen Unternehmensnetzwerken konzipiert, und Textvorlagen können in gemeinsamen Netzwerken geteilt werden, um die Effizienz zu steigern.

1. TextExpander

Ähnlich wie PhraseExpress, jedoch für OS X. TextExpander ist auf die automatische Korrektur von Tippfehlern spezialisiert, die Ihnen oft unterlaufen.

1. KeyRocket

Wenn Sie Verknüpfungen „am Arbeitsplatz“ lernen möchten, ist dies eine großartige App. Wenn Sie Mausklicks ausführen, die durch eine Tastenkombination ersetzt werden können, warnt Sie die App und zeigt Ihnen diese an.

Wie oben erwähnt, ist das Signaturmanagement sehr wichtig, um das Image Ihres Unternehmens gepflegt zu halten und Ihren Kontakten gute Möglichkeiten zu geben, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Hier sind ein paar großartige Apps, die Ihre Signatur unterstützen.

1. Black Pearl Mail

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter einheitliche Signaturen verwenden, ist Black Pearl Mail eine großartige App für Ihr Unternehmen. Die Signaturen aller Mitarbeiter werden zentral verwaltet und können geändert werden, um Änderungen widerzuspiegeln, die Ihr Unternehmen einführt. Es funktioniert über mehrere E-Mail-Anbieter und verschiedene Plattformen hinweg.

1. Exclaimer Mail

Dieses offizielle Office-Add-On funktioniert auf mehreren Geräten über verschiedene Betriebssysteme hinweg. Es hat einige großartige Funktionen wie ein hochwertiges Disclaimer-Design und E-Mail-Scanning, um sicherzustellen, dass Disclaimers hinzugefügt werden, wenn dies für die Konversation notwendig erscheint.

Eine gute Verwaltung Ihrer Kontaktliste ist entscheidend, um den E-Mail-Versand reibungslos und präzise zu gestalten. Sie müssen sich daran erinnern können, mit wem Sie sprechen, und sicherstellen, dass Sie keine Kontakte verlieren oder vergessen. Diese Apps helfen Ihnen dabei, Ihre Kontakte zu pflegen und zu verwalten.

1. Discover.ly

Auf einen Blick zeigt Discover.ly Ihnen Informationen über die Person, mit der Sie korrespondieren, wie deren Position, Unternehmen, Standort usw., und stellt Ihnen deren Kontakt- und Social-Media-Informationen zur Verfügung. Dies hilft Ihnen, schneller mit ihnen in Kontakt zu treten, und erleichtert es Ihnen, sich außerhalb von E-Mails mit ihnen auszutauschen.

1. Email Permutator

Der Verlust von Kontaktinformationen kann für ein Geschäft verheerende Folgen haben oder eine Netzwerk-Anstrengung zunichtemachen. Wenn Sie den Namen der Person kennen, können Sie versuchen, deren E-Mail-Adresse mit einem E-Mail-Permutator zu finden und sie anhand der hier beschriebenen Schritte zu überprüfen. hier.

1. Full Contact FullContact ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontakte an einem Ort anzusehen und zu verwalten. Zudem können Sie eine Visitenkarte scannen oder fotografieren, die anschließend automatisch innerhalb von etwa fünfzehn Minuten in Ihrer Kontakt-Datenbank hochgeladen wird. Die Datenbank aktualisiert Ihre Kontakte regelmäßig mit relevanten Bildern und Daten aus dem Internet.

2. Scrubly

Scrubly verwaltet Ihre Kontakte automatisch, indem es Duplikate entfernt und übereinstimmende Einträge zusammenführt. Es kann Formatierungsfehler korrigieren, mehrere Ordner durchsuchen und Ihr Adressbuch sichern.

Die Vielfalt der Geräte, die Sie täglich nutzen, kann es schwierig machen, sich zu merken, welches Gerät welche Datei enthält. Selbst wenn Sie sich daran erinnern, aber nicht bei dem Gerät sind, auf dem sich die Datei befindet, ist es schwer, sie wiederherzustellen, wenn Sie sie benötigen. Diese Cloud-Speicher-Optionen können viele Ihrer Probleme mit E-Mail-Anhängen lösen.

1. Syncplicity

Dropbox ist ein bekannter Cloud-Dienst, Syncplicity ist jedoch unternehmensorientiert und ermöglicht Administratoren die Dateikontrolle. Sie können Dokumente, Präsentationen, Videos und mehr sicher in der Cloud speichern und von jedem Gerät wiederherstellen.

1. Google Drive

Google Drive ist ein kostenloser Cloud-Dienst zur Dokumentenzusammenarbeit für verschiedene Dateitypen. Er ist sehr schnell, und Personen, mit denen Sie die Dateien geteilt haben, können automatisch gespeicherte Änderungen fast sofort sehen.

1. Esignly

Diese App unterzeichnet Ihre Dokumente elektronisch, sodass Sie nicht drucken, unterschreiben und anschließend per Fax senden oder scannen müssen. Die Verwaltung erfolgt über die Cloud, sodass Sie sie jederzeit abrufen können.

Projekte lassen sich mit diesen Apps besser verwalten.

1. LiquidPlanner

LiquidPlanner bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche für Ihre Projekte. Es enthält ein automatisches Scheduling, um Projektdaten vorherzusagen, sodass es mit dem Tempo Ihres Unternehmens Schritt halten kann. Zudem analysiert es Ihre Projekte hervorragend und gibt Ihnen Einblicke in Ihre Leistung.

1. Breeze

Wenn Ihre Projekte eine Kostenverfolgung erfordern, könnte Breeze die richtige App für Sie sein. Sie können den Einsatz mehrerer Systeme reduzieren, indem Projektmanagern ermöglicht wird, ein Budget festzulegen und ihre Ausgaben innerhalb des Projekts zu verwalten.

E-Mails sind Arbeit, und wenn Sie bereit sind, sich dem riesigen Posteingang zu stellen, kann es schwierig sein, ihn zu verwalten und zu organisieren. Deshalb sind E-Mail-To-Do-Apps wie diese eine großartige Möglichkeit, während Ihrer E-Mail-Arbeitszeit produktiv zu bleiben.

1. Todoist

Diese App ist für Gmail und Outlook gedacht und funktioniert auf vielen Plattformen und Geräten. Premium-Mitglieder können Notizen, Erinnerungen, Labels und Filter aktivieren.

1. Mail Pilot

Eine E-Mail-To-Do-App für OS X, deren Oberfläche scharf und prägnant ist. Ein kürzlich hinzugefügtes Feature namens Dash macht die Verwaltung Ihrer Kontakte noch einfacher.

1. Google Tasks

Der minimalistische Ansatz unter den E-Mail-To-Do-Apps für Gmail: Sie ist schnell erlernbar und einfach zu navigieren. Sie funktioniert auch auf mobilen Geräten.

Wie oben erwähnt, ist es wichtig, Ihre E-Mails zu priorisieren und sie zu bearbeiten, wenn es Ihnen passt. Diese Apps halten Ihren Posteingang kleiner und helfen Ihnen, effizienter und organisierter zu arbeiten.

1. SendLater

SendLater verwaltet Ihre E-Mail-Sendezeiten, um sicherzustellen, dass Sie eine E-Mail genau dann versenden, wenn Sie möchten. Dies ist ideal für Personen, die außerhalb der regulären Geschäftszeiten arbeiten, deren E-Mails jedoch während der Geschäftszeiten verschickt werden sollen. Die App ist auch hervorragend für Geburtstage und andere Anlässe geeignet, damit Sie diese nicht vergessen oder eine Woche zu früh versenden.

1. FollowUpThen FollowUpThen ist ein Erinnerungssystem, das Ihnen eine Benachrichtigung zum Nachfassen sendet, damit Sie sich bei Ihrem Empfänger melden können, und automatisch eine Nachricht als Follow-up an Ihren Empfänger versendet. Sie können E-Mails auch verzögern, bis Sie bereit sind, sie zu bearbeiten.

2. Boomerang Send Later

Boomerang ermöglicht es Ihnen, unter anderem E-Mails in Gmail oder Outlook zu planen. Die „Später senden“-Schaltfläche ist direkt in Ihrem E-Mail-Verfassungsfenster integriert, und Sie können Ihre E-Mails mit natürlicher Sprache planen, wie z. B. „nächsten Montag“ oder „Mittwoch 9 Uhr“.

1. Clear Context

ClearContext verschiebt Nachrichten, bis Sie bereit sind, sie zu bearbeiten. Es verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die sich ähnlich wie eine Schlummerfunktion verhält. Sie können E-Mails auch mit einem schnellen Klick delegieren.

1. Mailstrom

Mailstrom findet Bündel zusammengehöriger E-Mails, damit Sie diese als Gruppe bearbeiten können. Dies ist hilfreich, wenn Sie mehrere E-Mails von Absendern haben, die weitergeleitet oder gelöscht werden müssen.

Spam- und Bacn-Kontroll-Apps bieten Ihnen eine einfache Oberfläche, über die Sie den Umfang von Bacn und Spam steuern können, der in Ihrem Posteingang eingeht. Noch einmal zur Erinnerung: Wenn Sie sich bei Spam abmelden, könnten Sie möglicherweise mehr E-Mails vom Absender erhalten.

1. Unroll.me

Diese App bietet Ihnen eine einzige Übersicht über all Ihren Bacn, die Sie von dort aus steuern können. Außerdem erhalten Sie die Möglichkeit, alle Ihre Abonnements in einer einzigen E-Mail zusammenzufassen, um den Umfang der E-Mails in Ihrem Posteingang zu kontrollieren.

1. Glider

Die Glider-App filtert E-Mails und sendet deren Kontakte an eine Massenliste. Sie sendet Ihnen außerdem Benachrichtigungen über E-Mails von Drittanbietern. Dieser Ansatz soll Ihren Posteingang optimieren und die Gespräche, die Sie mit echten Menschen führen, isolieren.

1. Spamdrain

Spamdrain verhindert, dass Spam Ihren Posteingang erreicht. Es erstellt einen Bericht, damit Sie prüfen können, ob einer der Spam-Nachrichten benötigt wurde. Basierend auf Ihren Spam-Empfehlungen verbessert sich die App kontinuierlich, sodass Sie mehr von dem erhalten, was Sie möchten, und weniger von dem, was Sie nicht wollen.

1. SpamTitan

TitanHQ hat ein hervorragendes Produkt namens SpamTitan, das Spam um über 99,9 % reduziert und so Sicherheit sowie Produktivität steigert. Dies ist ein unternehmensorientierter Ansatz, der für große Organisationen optimal wäre. Viele E-Mail-Bedrohungen treten in Form von Spam auf, und Unternehmen können ihre IT-Sicherheitsbelastung mit dieser App verringern.

Apps, die eingehende Nachrichten blockieren, helfen Ihnen, sich auf andere Prioritäten zu konzentrieren, damit Sie nicht ständig zwischen einer E-Mail und Ihrer Arbeit hin- und herwechseln. Außerdem helfen sie dabei, Ihre E-Mails schneller abzuschließen.

1. Freedom.to

Freedom sperrt bestimmte Websites für einen von Ihnen festgelegten Zeitraum. Sie können auswählen, welche Websites erlaubt sind, aber wenn Sie wirklich Schwierigkeiten haben, können Sie den gesamten Browser deaktivieren.

1. AwayFind

AwayFind filtert E-Mails, sodass Sie nur für wichtige Nachrichten Benachrichtigungen erhalten. Wenn Sie an anderen Aufgaben arbeiten, müssen Sie sicher sein, dass eine dringende E-Mail auch während Ihrer festgelegten E-Mail-freien Zeit durchkommen kann.

Apps, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen, verbessern Ihr E-Mail-Erlebnis und machen Sie zu einem effektiveren Kommunikator. Erwägen Sie, eine dieser großartigen Kollaborations-Apps auszuprobieren:

1. Hiver

Hiver vereinfacht die E-Mail-Zusammenarbeit in Gmail. Es ermöglicht Ihnen, Gmail-Labels mit anderen Gmail-Nutzern zu teilen und erstellt Workflows anhand von Gmail-Labels, sodass Sie bei Aufgaben, Kundensupport, Vertrieb und vielem mehr zusammenarbeiten können.

1. Front

Front gibt Unternehmen die Möglichkeit, jede externe Konversation zentral zu verwalten und an einem Ort zu durchsuchen. Dazu gehören E-Mails, SMS, Tweets usw. Außerdem ermöglicht es dem Unternehmen, an allen externen Nachrichten zusammenzuarbeiten.

Kalender- und Planungs-Erweiterungen helfen Ihnen, Ihren Posteingang leer zu halten, indem Sie E-Mails mit einem Termin- oder Aufgaben-Fälligkeitsdatum schnell löschen oder archivieren können. Übertragen Sie Ihre Termine in diese Erweiterungen:

1. SharePoint-Kalender

Diese App ist ein großartiges Tool zur Terminplanung von Meetings oder Veranstaltungen mit mehreren Teilnehmern per E-Mail. Sie müssen lediglich die beteiligten Benutzer angeben und die Einladung versenden. Die potenziellen Teilnehmer können dann annehmen oder ablehnen, und Sie können dies nachverfolgen. Um davon zu profitieren, benötigen Sie ein SharePoint-Konto.

1. Lightning-Kalender

Wenn Sie Thunderbird oder SeaMonkey verwenden, kann diese Erweiterung Ihre Planungsprobleme im Zusammenhang mit E-Mails lösen. Dieses Programm integriert sich vollständig in Ihren E-Mail-Client, um Kalender zu verwalten und To-do-Listen zu erstellen. Sie können sogar öffentliche Kalender abonnieren und Ihre Kontakte einladen, dasselbe zu tun.

1. Google Kalender

Die Google-Kalender-App hält Ihren Zeitplan mit mehreren Kalendern, anpassbaren Benachrichtigungen und Meeting-Einladungen organisiert. Sie können automatisch Termine aus Ihren E-Mails erstellen, und die App schlägt sogar Besprechungen für Sie vor. Sie können sie mit Ihrem Gmail-, Yahoo- oder iCloud-Konto nutzen.

Wenn Sie sich jemals fragen, was Sie davon abhält, produktiv zu sein, oder welche Aufgaben zu lange gedauert haben, sollten Sie eine dieser Apps in Betracht ziehen, die Ihre Produktivität nachverfolgen.

1. Beeminder

Beeminder beschreibt sich selbst als „Zielverfolgung mit Biss“. Sie können damit jedes beliebige messbare Ziel verfolgen, und es arbeitet in Kombination mit anderen Tracking-Diensten, um Ihre täglichen Erfolge zu dokumentieren. Wenn Sie von der Spur abweichen, wird Beeminder Ihnen das tatsächlich in Rechnung stellen.

1. Time Doctor

Time Doctor meldet, welche Websites genutzt wurden und wie lange. Wenn ein Mitarbeiter zu viel Zeit mit E-Mails verbringt, kann er in effizientere Methoden eingewiesen werden oder es können Maßnahmen ergriffen werden, um die Belastung zu verringern, damit er sich auf andere Aufgaben konzentrieren kann.

1. Chrometa

Chrometa sammelt die Informationen darüber, wie viel Zeit Sie im Laufe des Tages mit einer E-Mail oder einem Dokument verbracht haben. Es zeichnet außerdem automatisch auf, wie viel Zeit Sie für jeden Kontakt in Ihrem Posteingang aufwenden.

Wenn Sie jemals Schwierigkeiten hatten, wichtige E-Mails, Kontakte, Anhänge, Aufgaben oder anderes in Ihrer E-Mail oder auf Ihrem Computer zu finden, wissen Sie, wie wichtig ein hervorragendes Suchtool ist.

1. Lookeen

Lookeen ist ein Desktop-Suchtool mit einem optionalen Outlook-Add-In. Es durchsucht schnell den Inhalt aller Dateitypen auf Ihrem Desktop und externen Speicher sowie Ihren Outlook-Posteingang und Archive.

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