Wie man E-Mails mithilfe der Unterhaltungsansicht in Ordnung hält

Mit Outlook 2010 wurde eine weitere Möglichkeit eingeführt, um den Posteingang sauber zu halten: die Unterhaltungsansicht. Sicher ist Ihnen auch schon einmal aufgefallen, dass Emails in Outlook 2010 nicht nur nach Datum geordnet, sondern zudem automatisch zu Unterhaltungen zusammengefasst werden.

Dabei werden alle Nachrichten mit demselben Betreff in einem Unterhaltungsfaden gruppiert. Eine ähnliche Funktion gab es auch schon in früheren Outlook-Versionen; neu ist dabei nun, dass auch Nachrichten aus dem Ordner Gesendete Elemente oder anderen Unterordnern, die denselben Betreff haben, berücksichtigt werden.

Um eine Unterhaltung zu öffnen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil links neben einer Email im Posteingang. Der Unterhaltungsverlauf wird daraufhin ausgeklappt und alle Emails, die Sie unter einem Betreff erhalten oder versendet haben, werden angezeigt. So legen Sie fest, dass Ihre Emails in der Unterhaltungsansicht angezeigt werden sollen:

• Klicken Sie im oberen Hauptmenü auf die Schaltfläche Unterhaltungen.
• Aktivieren Sie die beiden Optionen Nachrichten in Unterhaltungen anzeigen und Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen.

Sie sehen schon – die Unterhaltungsansicht ist sehr hilfreich, um den Posteingang im Überblick zu behalten. Aber das war noch nicht alles – die Unterhaltungsansicht kann noch mehr.

Unterhaltungen aufräumen
Outlook bietet die Möglichkeit, Unterhaltungen mit nur einem Klick aufzuräumen. Gemeint ist damit, dass redundante Emails gelöscht werden. Sie kennen das – bei jeder neuen Antwort auf eine Email werden alle vorherigen Nachrichten unter der neuen Nachricht angehängt. Mit der Funktion Unterhaltung aufräumen werden alle älteren Emails gelöscht und Sie verbleiben mit der neuesten Email, in der der gesamte Unterhaltungsfaden enthalten ist.

• Klicken Sie im oberen Hauptmenü auf Aufräumen.
• Klicken Sie auf Unterhaltung aufräumen.

Unterhaltungen ignorieren
Gerade im Arbeitsumfeld erhält man oft Emails, die eine Gruppe von Leuten betreffen. Wenn Sie dann jede Antwort der beteiligten Personen erhalten, kann das nerven. Klicken Sie dazu im oberen Hauptmenü auf Ignorieren. Die gesamte Unterhaltung und alle zukünftigen Antworten werden in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie eventuell ab und zu in diesen Ordnern hineinschauen, falls doch noch eine wichtige Antwort kam… ;-)