Lookeen bei Frequentis AG – Erfolgsstory

Bei der Frequentis Ag integriert sich Lookeen perfekt in die bestehende Microsoft Outlook Umgebung und unterstützt die Mitarbeiter bei der Suche nach persönlichen Emails, Terminen, Kontakten und Dateien.

Frequentis steht für High-tech. Der internationale Anbieter von Kommunikations- und Informationssystemen für Air Traffic Management und Public Safety & Transport ist ein österreichisches Vorzeigeunternehmen, das sich durch hohe Technologieorientierung und Innovationskraft auszeichnet. Die Kompetenz im sicherheitskritischen Bereich macht auch den Wettbewerbsvorteil der Lösungen aus. Weltweit sind bereits rund 11.000 Arbeitsplätze im Einsatz.

Für das Wachstum der Unternehmensgruppe sind optimiertes Wissensmanagement und Informationsaustausch wichtige Erfolgsfaktoren. Der Druck und die Anforderungen an die intern eingesetzten Systeme und Software ist dementsprechend hoch.

Optimierte Suche nach Informationen

Im Zuge des firmenweiten Umstiegs von Microsoft Office 2003 auf Microsoft Office 2007 bei Frequentis wurde evident, daß die Suche nach persönlichen Daten im Outlook Client nicht ausreichend komfortabel abgedeckt war. Vielen Mitarbeitern fehlte die Möglichkeit flexibel, schnell und zuverlässig nach Emails, Kontakten, Terminen und anderen Informationen zu suchen und diese Suchergebnisse unkompliziert weiterverarbeiten zu können.

Vor allem für die Verwaltung sehr großer Mailboxen und für die Suche in delegierten Mailboxen erschienen die Microsoft-Boardmittel als unzureichend.

Seitens der IT Abteilung wurde daher eine umfangreiche Marktrecherche und Evaluierung verschiedener Produkte zum Thema Email- und Desktop-Suche eingeleitet. Lookeen konnte sich dabei deutlich von anderen Tools absetzen, da es alle Anforderungen bezüglich der Suchergebnisse erfüllte und einen hohen Funktionsumfang bieten konnte. Neben diesen Eigenschaften war auch die Integrationsfähigkeit von Lookeen hinsichtlich der Auswirkungen auf die Rechnerperformance von Bedeutung.

Vor allem für die Softwareentwickler von Frequentis war es wichtig, daß Systemressourcen nicht oder nur wenig durch Service Applikationen belastet werden.

Central software distributing

„Aus Sicht der internen IT war eine wichtige Frage, inwiefern sich Lookeen als AddIn zu Microsoft Outlook zentral verteilen und verwalten lässt“, so Office2007-Projektleiterin Nora Mühlbacher. Bei Frequentis werden die meisten Softwareapplikationen den Mitarbeitern durch die IT über ein zentrales Softwareverteilungssystem zur Verfügung gestellt.

Besonders Applikationen, die sich an einen größeren Anwenderkreis richten, müssen eine automatisierte Installation mit vorgegebenen Einstellungen seitens der IT zulassen, um einen minimalen Verwaltungsaufwand zu gewährleisten. „Auch aus diesem Grund bot sich die Einführung von Lookeen bei Frequentis an, da Lookeen extra so entwickelt wurde, um ein unternehmensweites Rollout so einfach wie möglich zu gestalten.“ so Martin Welker, CEO der Firma Axonic.

Frequentis Mitarbeiterinnen profitieren von Lookeen

500 MitarbeiterInnen der Frequentis wurde Lookeen über das zentrale Sotwareverteilungssystem zur Verfügung gestellt. Dadurch ist eine besonders effiziente Suchmöglichkeit nach Emails, Kontakten, Kalendereinträgen und Dateien ermöglicht worden.

Folgende Eigenschaften von Lookeen stellen besondere Benefits für die Mitarbeiter dar:

• Große Datenmengen lassen sich besonders schnell durchsuchen.
• Suchergebnisse können weiterbearbeitet werden, z.B. ist Verschieben mittels Drag&Drop möglich.
• Delegierte Mailboxen können komfortabel durchsucht werden, so können beispielsweise Assistenten alle berechtigten Mail-Folder des Vorgesetzten durchsuchen.
• Auch Public-Folder können durchsucht werden, selbst wenn sich Microsoft Outlook im „Cached-Mode“ befindet und ohne lokale Replikation sämtlicher Public-Folder.
• Das Benutzerinterface wird als sehr intuitiv wahrgenommen, die Anwenderschulungskosten sind daher sehr gering.