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Beim Start von Outlook erhalten Sie die Fehlermeldung "Die Outlook-Datendatei wurde nicht richtig geschlossen und muss überpüft werden"

Eines der am häufigsten auftretenden Probleme in Outlook ist, dass beim Start die Meldung Die Outlook-Datendatei wurde nicht richtig geschlossen und muss überpüft werden ausgegeben wird. Nach dem Überprüfen der Datei wird Outlook aber wie gewohnt geöffnet.

Wodurch wird die Fehlermeldung verursacht?

Der Grund dafür ist, dass Outlook beim letzten Herunterfahren des Systems nicht richtig beendet war. Wenn Sie Outlook beenden und das Symbol aus dem Systray verschwunden ist, heißt das nämlich noch lange nicht, dass Outlook auch wirklich geschlossen ist. Erst wenn der Prozess OUTLOOK.EXE nicht mehr im Taskmanger — aufzurufen über STRG+ALT+ENTF — erscheint, ist der Vorgang komplett abgeschlossen.
Nur wenn Sie Outlook 2007 verwenden und das Service Pack 2 für Office 2007 installiert haben, sehen Sie sich diesem trügerischen Verhalten nicht mehr ausgesetzt. Mit dem SP2 erscheint nämlich nach dem Schließen von Outlook solange das unten stehende Icon im Systray, bis der Prozess OUTLOOK.EXE auch wirklich beendet ist*.

Wenn Sie also das System herunterfahren, obwohl der Task noch aktiv ist, wird dieser von Windows nach einer Wartezeit von 20 Sekunden — das ist der Standardwert des zuständigen Registrywertes WaitToKillAppTimeout, den Sie ggf. erhöhen können— einfach "abgeschossen". Zum einen erscheint dann beim nächsten Start von Outlook die o. g. Fehlermeldung, und zum anderen ist durch dieses brachiale Beenden ein Datenverlust nicht auszuschließen.

Warum dauert das endgültige Schließen von Outlook so lange?

Das kann mehrere Gründe haben. Je umfangreicher größer Ihr Outlook-Datenbestand im Laufe der Zeit wird, desto größer wird konsequenterweise Ihre pst-Datei, der Datenspeicher von Outlook. Und umso größer diese Datei ist, desto länger braucht Outlook, um diese korrekt zu Schließen, was bei sehr großen pst-Dateien schon mal ein paar Minuten dauern kann. Warten Sie daher beim Herunterfahren Ihres Computers immer so lange, bis der Prozess aus dem Taskmanger verschwunden ist.

Wenn Sie aber nicht so lange vor dem Bildschirm sitzen wollen, können Sie Folgendes machen:

  • Stoppen Sie einmal die Zeit, die verstreicht, bis der Prozess aus dem Taskmanger verschwunden ist
  • Legen Sie nun auf dem Desktop einen neue Verknüpfung mit folgendem Pfad an %windir%\system32\shutdown.exe -s -t 90

Dieser Befehl initiiert das Herunterfahren von Windows (Parameter -s) nach einer vorgegebenen Zeit in Sekunden (Parameter -t). In diesem Fall wird also nach dem Ausführen 90 Sekunden gewartet, bis das System heruntergefahren wird. Wenn Sie festgestellt haben, dass es ca. zwei Minuten dauert, bis der Prozess OUTLOOK.EXE aus dem Taskmanger verschwunden ist, sollten Sie einen Wert von 150 Sekunden wählen (um ganz sicher zugehen, lieber ein bisschen mehr).
Statt des gewohnten Weges über den Start-Button, fahren Sie nach Beendigung aller Programme das System ab sofort über diese Verknüpfung herunter, was Ihnen ein paar Minuten unnötiges Warten vor dem Monitor erspart.

Warum wird der Prozess OUTLOOK.EXE überhaupt nicht geschlossen?

Wenn nach dem Schließen von Outlook der Prozess gar nicht aus dem Taskmanger verschwinden will, greift wohl noch ein anderes Programm auf Outlook zu. Programme, die dafür infrage kommen, wären

  • Virenscanner
  • Desktopsuchprogramme
  • Fax-Software
  • Skype
  • Synchronisationstools
  • Add-Ins

Sie müssen daher dafür sorgen, dass diese Programm keinen Zugriff auf Outlook haben, indem Sie sie ggf. beenden. Haben Sie ein Outlook-Add-In als Verursacher identifiziert, deaktivieren Sie dieses bzw. installieren Sie eine aktuelle Version. Verwenden Sie bereits die aktuellste Version, wenden Sie sich bitte an den Herstellers des jeweiligen Add-Ins und schildern diesem das Problem.

Des Weiteren kann das automatische Leeren des Ordners Gelöschte Objekte beim Schließen von Outlook für dieses Problem verantwortlich sein. Deaktivieren Sie daher die entsprechende Option unter
Extras | Optionen | Weitere

Ebenfalls als Verursacher kann eine defekte SRS-Datei — in dieser werden die Übermittlungseinstellungen gespeichert — infrage kommen. Benennen Sie diese Datei daher ggf. um; sie trägt den Namen des Outlook-Profils (z. B. Outlook.srs) und ist in folgendem Ordner gespeichert:
C:\Dokumente und Einstellungen\Christian\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook (Windows XP)
C:\Benutzer\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook (Windows Vista)

*Update 27.04.2010: Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, kann das Verhalten auch an einem Registry-Eintrag liegen; lesen Sie dazu bitte diesen Artikel.

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