Lookeen
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MS-Outlook-2000/2 Regelmäßiger Bericht

Das vergesse ich nie wieder

Es zählt zu Deinen Aufgaben, Deinem Chef regelmäßig einen Bericht über Deine Tätigkeiten zuzusenden? Du vergisst es schon einmal? Lasse es Outlook automatisch für Dich erledigen. Erstelle eine Serien-Aufgabe die, wenn sie als erledigt markiert wird, eine Mail generiert. In dieser Mail ist der Empfänger, der Betreff und der Text bereits eingetragen. Die Datei, die den Bericht enthält, ist schon eingefügt.

Die Schritte im Einzelnen

Du findest hier ein bereits vorbereitetes Aufgabenformular. Lade es Dir herunter. Klicke dazu auf das Icon Download Aufgabenformular. Speichere das Formular auf Deiner Festplatte.
Download Aufgabenformular

Anpassen des Formulars

In dem Formular befindet sich ein Script. Dieser Script muss für Deine Zwecke angepasst werden. Keine Sorge: Es ist kein Hexenwerk. Führe folgendes durch:

  • Doppelklick auf das Formular im Windows Explorer
  • Klicke im Menü des Formulars Extras
  • Wähle Formulare und dann Dieses Formular entwerfen
  • Du befindest Dich nun im Entwurfmodus.
  • Klicke im Menü Formular und wähle Code anzeigen

Der Script-Editor wird gestartet und zeigt diesen Code...

				
					Sub Item_PropertyChange(ByVal Name)
					     Select Case Name
					     Case "Status"
					          if Item.Status = 2 then '2 = Completed
					          Set NewItem = Application.CreateItem(0)
					          NewItem.To = "empfaenger@email.de"
					          NewItem.Recipients.ResolveAll
					          NewItem.Subject = "Dies ist mein Bericht"
					          NewItem.Body = "Hallo Chef, hier ist mein Bericht"
					          NewItem.Attachments.Add "C:\Eigene Dateien\Test.doc"
					          NewItem.Display
					             'NewItem.Send  
					          End IF
					End Select
					End Sub
				
				

Der blau markierte Text muss von Dir angepasst werden. Es handelt sich um die E-Mail-Adresse, den Betreff, den Text und den Pfad zur Datei die eingefügt werden soll.

Vor der Zeile NewItem.Send befindet sich ein Hochkomma. Wenn die Mail sofort versendet werden soll, muss dieses Hochkomma entfernt werden. Dafür muss in der darüber liegenden Zeile NewItem.Display ein Hochkomma an gleicher Stelle eingefügt werden.

Schließe mit Datei Schließen den Script Editor.

Veröffentlichen des Formulars

Um das Formular zu verwenden, muss es veröffentlicht werden.

  • Klicke im Menü des Formulars Extras
  • Wähle Formulare und dann Formular veröffentlichen
  • Stelle im Feld Suchen in: den Ordner Aufgaben ein
  • Vergebe im Feld Angezeigter Name einen Namen, z.B. Erinnerung
  • Klicke den Button Veröffentlichen
  • Schließe mit Datei Schließen das Formular
  • Beantworte die Frage Änderungen speichern? mit Nein

Das Formular ist veröffentlicht und kann nun verwendet werden.

Verwenden des Formulars

  • Rufe im Outlook den Ordner Aufgaben auf
  • Klicke im Menü Aktionen
  • ähle den neuen Menüpunkt Neu: Erinnerung

Erstelle eine Serien-Aufgabe mit Erinnerung. Wenn die Erinnerung erfolgt, markiere die Aufgabe als Erledigt. Die Mail wird generiert und eine neue Aufgabe wird erstellt.

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