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MS-Outlook-2002 Zeitpläne

Das Team im Überblick

Wir sind ein kleines Team. Besprechungen gehören zur Tagesordnung. Es ist immer wieder schwierig, einen Termin zu finden, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind. Wie kann ich schnell einen freien Zeitraum ermitteln?

Der Zeitplan (Team-Kalender)

Ein Zeitplan zeigt die Terminbelegung aller Team-Mitglieder übersichtlich in einem Fenster an. So kann man auf einen Blick sehen, ob alle Personen zu einem geplanten Termin verfügbar sind.

Erstellen von Zeitplänen unter Verwendung der Free/Busy Informationen.

Du kannst Deine freien und gebuchten Zeiträume veröffentlichen, die dann anderen Personen in einer Besprechungsanfrage oder einem Gruppenkalender, dem Sie angehören, angezeigt werden. Indem Du diese Personen anregst, ihre Zeitpläne ebenfalls zu veröffentlichen, gestaltet sich die Koordination von Terminen einfacher und effektiver.

Wo werden die freien und gebuchten Zeiträume veröffentlicht?

Erstelle auf dem Server ein Verzeichnis für die Aufnahme der Frei/Gebucht-Informationen. Alle Team-Mitglieder veröffentlichen in diesem Verzeichnis ihren Kalender. Alle müssen Schreib- und Leserechte haben. Falls kein Netzwerk zur Verfügung steht, kann auch der Microsoft Office Internet Frei/Gebucht Service verwendet werden.

Microsoft Office Frei/Gebucht Option verwenden

Wie veröffentliche ich meine Frei/Gebucht Informationen?

  • Klicke im Menü Extras und wähle Optionen.
  • Wähle den Tab Einstellungen.
  • Klicke auf den Button Kalenderoptionen.
  • Klicke auf den Button Frei/Gebucht-Optionen.

Markiere Veröffentlichen unter und trage den Link zum Verzeichnis auf dem Server in dieser Form ein...
file://\\Team-Server\freebusy\raddatz.vfb

Die Dateiendung für Free/Busy Dateien ist *.vfb

Trage im Feld Suchen unter den Link zum Verzeichnis auf dem Server in dieser Form ein...
file://\\Team-Server\freebusy\

Bestimme dann noch unter Optionen, für welchen Zeitraum und wie oft die Frei/Gebucht Informationen veröffentlicht werden sollen.

Im Menü Extras > Senden/Empfangen findest Du nun den neuen Punkt Frei/Gebucht-Informationen. Einen Klick auf diesen Punkt und Deine Informationen sind veröffentlicht.

Diese Einstellungen müssen im Outlook bei allen Team-Mitgliedern gemacht werden. Alle Personen müssen ihre Frei/Gebucht-Informationen veröffentlichen.

Einrichten von Kontakten aller Team-Mitglieder.

Erstelle in Deinem Kontakte-Ordner für alle Team-Mitglieder einen Kontakt. Damit Outlook die Frei/Gebucht-Informationen des Team-Mitgliedes findet, muss der Pfad zu den Informationen in den Kontakt eingetragen werden.

  • Öffne den Kontakt des Team-Mitgliedes.
  • Wähle den Tab Details.

Trage im Feld Internet Frei/Gebucht - Adresse den Link zu den Informationen in dieser Form ein...
file://\\Team-Server\freebusy\raddatz.vfb

Nun weiß Outlook, in welcher Datei sich die Frei/Gebucht-Informationen der jeweiligen Person befinden.

Was ist noch zu beachten?

Du kannst Deine Kollegen mit einer E-Mail zu einer Besprechung einladen. Bei dieser E-Mail wird ein besonderes Formular verwendet. In diesem Formular befinden sich Buttons wie Angenommen, Abgelehnt oder Mit Vorbehalt. Damit das funktioniert, muss die Mail im RTF-Format gesendet werden.

  • Öffne den Kontakt des Team-Mitgliedes.
  • Rechtsklick auf die E-Mail-Adresse.
  • Wähle Eigenschaften.
  • Stelle im Feld Internetformat: Im Outlook-Rich-Text-Format senden ein.

Damit sind alle Vorbereitungen zum Erstellen von Zeitplänen erledigt.

Wie erstelle ich einen Zeitplan?

  • Klicke im Menü Aktionen.
  • Wähle Gruppenterminpläne ermitteln...
  • Klicke den Button Neu.
  • Vergebe einen Namen für den Zeitplan.
  • Klicke den Button OK

Füge mit dem Button Weitere einladen die Mitglieder des Zeitplanes hinzu. Unter dem Button Optionen werden die Frei/Gebucht-Informationen aktualisiert.

Suche nun in der Übersicht einen Zeitraum, an dem alle Team-Mitglieder verfügbar sind. Markiere diesen Zeitpunkt. Mit dem Button Besprechung einberufen kannst Du dann alle Personen zur Besprechung einladen.

OL2000: (IMO) How to Use the Internet Free/Busy Feature
Verwendung der Funktion "Internet Frei/Gebucht" in Outlook 2007/2003

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