Ein reales Beispiel
Vor kurzem war ich in eine Diskussion mit einem befreundeten Geschäftsinhaber verwickelt, der darauf beharrte, dass seiner Firma mit den kostenlosen Services der Dropbox Genüge getan wäre. Und dass er dadurch „so viel Geld sparen würde“. Natürlich sparen kostenlose Angebote erst mal Geld ;-), aber das ist sehr kurzsichtig betrachtet. Was ist mit den Opportunitäts- und Produktivitätskosten, die man sparen könnte, wenn man ein wenig mehr Geld in professionellere, adäquatere Unternehmenssuchlösungen, sprich gute Enterprise Search Lösungen, investieren würde? Ein kurzer Abriss darüber, was ich meine:
Dieser Geschäftsinhaber führt eine recht große Firma, die fünf Standorte über das ganze Land verteilt führt. Er meinte, dass es an jedem dieser Standorte regionale Teams gibt, die verantwortlich sind für ein bestimmtes Produkt in dieser speziellen Region. Als Beweis dafür, dass Dropbox das richtige Tool für seine Bedürfnisse ist, führt er an, dass diese Teams mit der Dropbox ein Mittel zum Kommunizieren und Teilen von Daten haben ohne die Ressourcen der ganzen Unternehmung nutzen zu müssen. Diejenigen von Ihnen, meine Leser, die aus dem Enterprise Search Business kommen, werden meinen nächsten Kommentar verstehen: Verkaufen diese fünf Teams denn komplett unterschiedliche Produkte? Nein. Warum genau sollen die zur Verfügung stehenden Daten für die Teams überhaupt begrenzt werden? Mit einer Enterprise Search Lösung hätten man die Möglichkeit allen Teams mehr Informationen zur Verfügung zu stellen – und das zentral organisiert unter gleichzeitiger Eliminierung großer Sicherheitsrisiken.
Wenn ein Team in Missouri Informationen über ein Produkt braucht, das in Florida produziert wird, wird das bisherige Dropboxsystem nicht weiterhelfen können. So wie der Geschäftsinhaber das System implementieren und nutzen wollte, sah es vor, dass die regionalen Teams untereinander – gemanaged vom jeweiligen Teamleiter – vernetzt sein würden; aber eben nicht unternehmensweit!
Wie Enterprise Search die Zusammenarbeit vereinfachen könnte
Eine Enterprise Search Plattform (in diesem Szenario) würde darüber hinaus zu Preisintegrität führen können. Wenn jemand in Region 1 ein Produkt kauft und dann jemand in Region 2 das gleiche Produkt, würde es dem Team von Region 2 erheblich erleichtern, wenn es die bereits verfasste Rechnung für dieses Produkt suchen, finden und wiederverwenden könnte. Dass das Zeit und Arbeit sparen würde ist augenscheinlich, oder?
Natürlich ist es letztendlich jedem Unternehmen selbst überlassen, wie es mit der Enterprise Search Frage verfahren will, aber ein zentralisiertes Enterprise Search Tool wird in fast allen Fällen die beste Lösung darstellen. Wenn Sie sich erst einmal anschauen, wie viel Arbeit Ihre Teams doppelt anfertigen, weil sie nicht wissen, dass sie es nicht zweimal machen müssten, wird die Enterprise Search Einführungsfrage zum Selbstläufer. Arbeitskosten nehmen in jeder Firma immer noch den größten Posten ein – sobald sich Arbeitszeit also besser nutzen lässt, würden Sie wirklich „so richtig viel Geld sparen“.
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