Abwesenheitsnotiz formulieren – Vorlagen, Beispiele, Tipps und Tricks


Sie sind für einen gewissen Zeitraum per E-Mail nicht erreichbar? Dann sollten Sie sich über eine Abwesenheitsnotiz Gedanken machen. Die Formulierung einer Abwesenheitsnotiz spielt eine wichtige Rolle. Sie muss alle nötigen Informationen enthalten: Sind sie während Ihrer Abwesenheit in dringenden Fällen telefonisch erreichbar? Haben Sie einen Vertretungskontakt? Werden an Sie adressierte E-Mails weitergeleitet? Insbesondere wenn Sie Kunden unter Ihren Kontakten haben ist eine gute Formulierung notwendig, denn in diesem Fall dient Ihre Abwesenheitsnotiz als eine Art Visitenkarte. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz formulieren können und erhalten Vorlagen, die Sie übernehmen können.

 

Aufbau einer guten Abwesenheitsnotiz

Betreff
Im Betreff Ihrer Abwesenheitsnotiz sollten Sie den Kunden oder Ihren Kontakt direkt darauf hinweisen, dass Sie momentan nicht erreichbar sind. Sie könnten dafür folgende Formulierungen nutzen:

  1. „Momentan bin ich nicht erreichbar“
  2. „Automatische Antwort“
  3. „Abwesenheitsnotiz“
  4. „Leider bin ich nicht im Office“
  5. „Urlaub vom (Datum XY) bis (Datum XY)“
 
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Anrede
Bei der Anrede ist es wichtig, sich bewusst zu machen, an wen die Abwesenheitsnotiz gerichtet werden soll. Im Anschluss sollten Sie sich für die E-Mail bedanken. Formulierungen könnten wie folgt aussehen:

  1. Bei Kunden – „Liebe Kunden, vielen Dank für Ihre Nachricht…“
  2. Allgemeine Formulierung – „Sehr geehrte Damen und Herren, ich bedanke mich herzlich für Ihre Nachricht…“
  3. Gemischte Kontakte – „Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail…“
  4. Private Kontakte – „Hallo an alle, danke für eure Nachricht…“

Informationen
Im nächsten Schritt, sollten Sie Ihre Kontakte wissen lassen, wie lange Sie voraussichtlich abwesend sein werden. Zudem sollten Sie auf eine mögliche Vertretung für diesen Zeitraum hinweisen. So können Ihre Kunden und Kontakte entscheiden, ob Sie auf Ihre Vertretung zurückgreifen oder den Zeitraum Ihrer Abwesenheit abwarten möchten. Passende Formulierungen wären an dieser Stelle:

  1. „Im Zeitraum von (Datum XY)) bin ich leider nicht erreichbar. Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich bitte an (Kontakt XY)“
  2. „Aktuell bin ich im Urlaub. Ab dem (Datum XY) bin ich wieder für Sie da. In dringenden Fällen können Sie meine Vertretung (Kontakt XY) kontaktieren.
  3. „Über die Feiertage bin ich leider nicht erreichbar. Ab dem (Datum XY) bin ich wieder für Sie da.“
  4. Sollten Sie eine automatische Weiterleitung eingerichtet haben, können Sie diese Information in diesem Teil anhängen:„Leider bin ich vom (Datum XY) bis (Datum XY) nicht erreichbar. Ihre Nachrichten werden automatisch an meine   Vertretung (Kontakt XY) weitergeleitet.“

Abschluss

In der Schlussformulierung können Sie auf Ihre Rückkehr hinweisen, Grüße hinterlassen und Ihre Signatur anhängen. Wie Sie eine Signatur in Outlook erstellen können, erfahren Sie in diesem Blogartikel. Folgende Schlussformulierungen könnten Sie nutzen:

  1. „Falls Sie sich bis dahin noch nicht an meine Kollegen gewendet haben, komme ich ab dem (Datum XY) schnellstmöglich auf Sie zurück.

    Beste Grüße 
    (Signatur)

  2. „Nach meiner Rückkehr am (Datum XY) werde ich alle eingegangenen E-Mails bearbeiten. Ich komme dann sobald wie möglich auf Sie zurück.

    Liebe Grüße 
    (Signatur)

 
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Humorvolle Abwesenheitsnachrichten

Sie möchten keine langweilige und förmliche Abwesenheitsnotiz formulieren, sondern sie mit einer Prise Humor auffrischen? Vielleicht könnten die folgenden Formulierungen helfen:

  1. „Guten Tag, Ihre Nachricht hat es leider nicht bis nach Teneriffa geschafft. Mein Kollege (Kontakt XY) hat Sie jedoch eingefangen.“
  2. „Liebe Kunden, ich bin gerade auf einer Mission mit dem Weihnachtsmann. Ich komme gerne auf Ihre Nachricht zurück, sobald alle Kinder Ihre Geschenke erhalten haben. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit.“
  3. „Hallo an alle, ich bin gerade Sonne tanken und deshalb leider nicht erreichbar. Ab dem (Datum XY) sollte ich einen gewissen Grad an Bräune erreicht haben und komme wieder auf euch zurück. Bis dahin meldet euch doch bei meiner würdigen Vertretung (Kontakt XY).“

Ich hoffe ich konnte Ihnen mit diesem Artikel dabei helfen, eine passende Abwesenheitsnotiz zu gestalten. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten können.

Fallen Ihnen noch weitere Formulierungen für eine perfekte Abwesenheitsnotiz ein? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen.

Bis Bald!


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