Desktop-Suche erleichtert effektiv die E-Discovery-Compliance

Elektronisch gespeicherte Informationen sind das Lebenselixier des modernen Geschäftslebens. Die Bequemlichkeit und Effizienz elektronisch formatierter Informationen im Vergleich zu Papierdokumenten hat nicht nur dazu geführt, dass elektronische Formate einen großen Teil der Kommunikation und gespeicherten Daten der meisten Unternehmen ausmachen, sondern auch zu einer zunehmend umfangreichen Datenerzeugung geführt. Daraus folgt: Wenn man in rechtliche Streitigkeiten verwickelt ist, wäre es unsinnig, die Medien, die heute ein integraler Bestandteil des Geschäftsablaufs sind, nicht zu berücksichtigen.

Desktop-Suche unterstützt die Einhaltung von E-Discovery-Vorgaben wirksam Elektronisch gespeicherte Informationen (ESI) stellen bei der Aufbereitung relevanter Daten im Rahmen von Gerichtsverfahren vor neue Herausforderungen. Vor allem aufgrund des hohen Volumens, der heterogenen Beschaffenheit und der oft unstrukturierten Verwaltung elektronischer Formate. Um erfolgreich auf E-Discovery-Anfragen reagieren zu können, sind zuverlässige und leistungsfähige E-Discovery- und Desktop-Suchtools unerlässlich.

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Was ist E-Discovery?

E-Discovery, auch bekannt als elektronische Beweismittelsicherung, betrifft die Sicherung und den Austausch von ESI in den Anfangsstadien eines zivilrechtlichen Verfahrens. Es ist inzwischen anerkannt, dass ESI vor Gericht dieselbe Bedeutung wie Papierdokumente hat. Änderungen an den Federal Rules of Civil Procedure in den USA sowie an den Zivilprozessordnungen in England und Wales spiegeln die Entscheidungen von Rechtsordnungen weltweit wider, die Unternehmen die Pflicht auferlegen, Daten im Rahmen zivilrechtlicher Verfahren vorzulegen, was weitreichende Folgen hat.

Zu Beginn eines Rechtsstreits müssen die Parteien einander die relevanten Unterlagen und Beweismittel vorlegen. Darüber hinaus müssen sie ihre unternehmensinterne E-Discovery-Richtlinie offenlegen sowie darlegen, wie sie beabsichtigen, die relevanten Daten innerhalb angemessener Fristen bereitzustellen. Sobald Anwälte die relevanten Informationen identifiziert haben, müssen diese auf Legal Hold gesetzt werden, um deren Vernichtung zu verhindern. Anschließend können diese Objekte auf Relevanz geprüft und für die Überprüfung aufbereitet werden. Angesichts des oft enormen Umfangs, den ein Fall erfordern kann, sowie der Organisation der beteiligten Daten kann die Beweissicherung ein mühsamer Prozess sein. Zum Glück bietet eine gut implementierte Desktop-Suchlösung den Vorteil, schnell durch große Mengen unstrukturierter Informationen zu navigieren.

Steigerung der Verteidigungsfähigkeit bei der E-Discovery-Compliance

Unternehmen sind kontinuierlich dem Risiko von E-Discovery-Anfragen ausgesetzt. Selbst bei einer gut strukturierten E-Discovery-Strategie können Fehler auftreten, die zu einem Versagen bei der Datenvorlage führen. Ein zentraler Schwerpunkt der E-Discovery-Strategie liegt darin, die Verteidigungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Diese ergibt sich aus einem klar definierten Verfahren zur Datenspeicherung und -vernichtung. Vertretbare Vernichtung oder nachvollziehbare Datenlöschung bedeutet, Informationen bereitzustellen, um zu rechtfertigen, warum, wie, wann und wo welche Unterlagen vernichtet wurden. Um verteidigungsfähig zu sein, muss der Prozess Wiederholbarkeit aufweisen. Desktop-Suchtools oder andere Suchprogramme können in der Beweissicherung eine hohe Wiederholbarkeit gewährleisten. Ein einzelnes Dokument, das der Managementstrategie entgangen ist, könnte als lediglich ein Teil einer beliebigen Anzahl von Unterlagen gewertet werden, die möglicherweise vorsätzlich zurückgehalten wurden.

Desktop-Suche und E-Discovery

Der Wiederholbarkeitsaspekt der E-Discovery erfordert die Gewissheit, dass bei der Suche in den eigenen Datenarchiven konsistente Ergebnisse erzielt werden können. Zentrale Dateindexe, wie sie von Desktop-Suchtools erstellt werden, bieten eine solide Grundlage für das konsistente und effiziente Auffinden von Unterlagen. Die Fähigkeit, relevante Materialien zu finden, ist ein weiteres notwendiges Merkmal, das von Desktop-Such- und E-Discovery-Suchtools geboten wird. Es wird geschätzt, dass 70 % der Kosten für die E-Discovery vom Review-Prozess aufgezehrt werden, bei dem eine juristische Fachkraft die Daten persönlich bewerten muss. Dazu gehört auch die Phase, in der die Relevanz geprüft wird. Aus dieser Perspektive sollte eine Desktop-Suche ein gutes Maß an Relevanz liefern. Suchtools sollten nicht übermäßig Ergebnisse liefern, die nicht für den Fall relevant sind, was eine teure juristische Prüfung nach sich zieht. Andererseits stellt eine Unterproduktion ein Versagen im Hinblick auf die E-Discovery-Compliance dar. Unternehmen werden dafür nicht entschuldigt, wenn sie Informationen nicht finden können, weil sie zuvor nicht aufgefordert wurden, ESI zu sichern oder vorzulegen, oder fehlender Fähigkeit haben, dies zu tun. Die Schlüsselwortsuche ist nach wie vor eine der am stärksten genutzten Methoden für die E-Discovery. Eine gute Desktop-Suche sollte es Prüfern ermöglichen, relevante Dokumente schnell und intuitiv zu finden.Die Grundlage der E-Discovery ist die investigative und umfassende Informationssuche innerhalb einer Organisation. Der erste Schritt hin zu einer effizienten E-Discovery-Strategie ist ein leistungsfähiges Suchwerkzeug. Glücklicherweise gibt es bereits effektive Tools für die Desktop-Suche und Enterprise-Suche, die den Umfang und die Geschwindigkeit Ihrer Discovery erheblich steigern können.