Die Speicherkapazität unserer Computer wächst und wächst: Waren die Festplatten der meisten Anwender bis vor einigen Jahren noch relativ übersichtlich, sind sie heute häufig mehrere Terabyte groß. Nicht ohne Grund: Laut einer Forrester Research Studie verdoppelt sich das Datenvolumen eines Angestellten, der am PC arbeitet , jährlich. Auch jeder noch so ordentliche Nutzer kann hier leicht die Übersicht verlieren. Um Daten der verschiedensten Arten wiederzufinden, wird die Desktop-Suche eingesetzt.
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Was macht die Desktop-Suche?
Sie durchsucht den Desktop nach Dokumenten, Emails, Kontakten und Bildern Auf Wunsch auch den gesamten Computer und das dazugehörige Netzwerk. Unter Windows im Startmenü, auf Mac OS X im Finder – die systemeigene Desktop-Suche ist meist sehr leicht zu finden und zu bedienen: Die Eingabe eines Wortes reicht, um die passenden Dateien aufzufinden. Jedoch kann die Suche sehr zeitaufwändig sein: Mitunter kann es Minuten dauern, bis alle Datensätze durchsucht sind und die Darstellung der Suchergebnisse ist oftmals unzufriedenstellend.
Programme für die Desktop-Suche
Wer nur hin und wieder sucht, wird sich wahrscheinlich mit der integrierten Desktop-Suche seines Betriebssystems zufriedengeben. Größere Massen an Daten, wie sie zum Beispiel in Unternehmen üblich sind, sowie kompliziertere Suchregeln und Sucheinstellungen erfordern jedoch eine professionellere Lösung. Dafür wurden Suchprogramme entwickelt, die eine vorgegebene Menge an Daten indizieren und damit schneller auffindbar machen. Die Dateien werden beim ersten Zugriff des Programms gefiltert, analysiert und nach Dateityp sortiert, um eine genaue Abbildung (Suchindex) aller Dateien zu ermöglichen. Werden Dateien verändert, gelöscht oder kommen neue hinzu, wird der Index entweder vom Programm selbst oder durch eine Überwachung des Dateisystems mithilfe dritter Programme informiert. Diese Vorsortierung der Daten erlaubt eine um ein Vielfaches schnellere Suche, ohne dass lange im Dateisystem navigiert werden und eine unnötig hohe Systemlast erzeugt werden muss. Zudem können sehr einfach Regeln und Suchausdrücke verwendet werden. Denn die Oberflächen der Desktop-Suchsysteme sind weitaus intuitiver und ermöglichen es jedem Anwender, spezifischer zu suchen und ein viel genaueres Suchergebnis zu erhalten.
Herausforderungen und Möglichkeiten
Manche Desktop-Such Programme bergen jedoch eine Gefahr: Die Daten – oder Teile davon – werden auf Servern im Internet gespeichert oder sie benötigen für ihren Betrieb eine Internetverbindung. Das bietet ein großes Missbrauchspotenzial, wenn Hacker eine Sicherheitslücke des Programms entdecken. Für den Einsatz in Unternehmen scheiden diese Programme im Vorhinein dadurch aus. Die Desktop-Suche Lookeen arbeitet daher nur lokal: Alle Index-Daten bleiben auf Ihrem Computer oder Ihrem Netzwerk. Des Weiteren sind Kosten, Kompatibilität oder Skalierbarkeit wichtige Themen, die bei der Anschaffung eines neuen Tools genau betrachtet werden müssen. Mehr dazu in einem der nächsten Blogbeiträge.
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