Die 4D-Methode, um Ihr Outlook-Postfach endlich im Griff zu haben

Werden Sie täglich mit E-Mails regelrecht bombardiert, sodass Sie kaum noch hinterherkommen? Haben Sie bereits mehrere Artikel über besseres E-Mail-Management gelesen und fühlen sich dennoch überwältigt? Studien zufolge verbringt die durchschnittliche Person etwa 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Management von E-Mails, was ziemlich frustrierend sein kann, wenn es nicht intelligent und effizient gehandhabt wird.

Die 4 Ds für einen aufgeräumten Posteingang:

• Löschen
• Erledigen
• Delegieren
• Zurückstellen

Das sind die 4 wesentlichen Schritte, die Sie unternehmen sollten, sobald eine E-Mail in Ihrem Posteingang eintrifft. Lesen Sie weiter, um mehr Details zu erfahren!

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D1: Löschen

In den meisten Fällen können bis zu 50 % Ihrer E-Mails sofort gelöscht werden – machen Sie also nicht den Fehler, sich von weniger wichtigen E-Mails ablenken zu lassen! Bewahren Sie E-Mail-Angebote, Verkaufsmails, Werbung und Gutscheine aus Angst auf, sie später zu brauchen? Beginnen Sie jetzt damit, sich abzumelden und Absender zu blockieren! Denn dies könnte eine der Hauptursachen für einen verstopften Posteingang sein.

Sind die meisten E-Mails, die Sie aufbewahren, tatsächlich nützlich für Sie? Wenn nicht, ist das erste „D“ entscheidend für Sie. Die Kraft des Löschens wird oft unterschätzt, ist aber der Schlüssel zu einem aufgeräumten Posteingang!

Bei jeder E-Mail, die eintrifft, fragen Sie sich, ob sie Informationen enthält, die für Ihre Arbeit relevant sind, ob diese Informationen leicht woanders zu finden sind und ob Sie glauben, dass Sie die Informationen in den nächsten sechs Monaten benötigen. Außerdem: Wenn die Informationen für Sie entscheidend sind, können Sie sie in einem formelleren Dokument aufnehmen.

D2: Erledigen

Haben Sie den gesamten Spam und die ungewünschten E-Mails aus Ihrem Posteingang entfernt? Gut, dann widmen wir uns nun den tatsächlich wichtigen. Wenn eine wichtige Aufgabe in Ihrem Posteingang eintrifft, die nur von Ihnen bearbeitet werden kann, übernimmt das zweite „D“ – erledigen Sie sie sofort!

Allerdings: Wenn es sich mit dem, woran Sie gerade arbeiten, überschneidet, oder wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht sofort darauf konzentrieren können, ist es vielleicht besser, es aufzuschieben (hier kommt das vierte „D“ ins Spiel).

Als Faustregel sollten Sie auf wichtige E-Mails in weniger als fünf Minuten antworten.

Es hat keinen Sinn, eine Aufgabe zurückzustellen, wenn Sie sie in weniger als fünf Minuten erledigen können. Laut Studien können Sie etwa ein Drittel Ihrer täglichen E-Mails in jeweils weniger als zwei Minuten bearbeiten. Sie würden überrascht sein, was Sie sofort schaffen!

D3: Delegieren

Wenn Sie eine E-Mail nicht löschen, aber auch nicht sofort daran arbeiten können, kann es sinnvoll sein, sie an ein anderes Teammitglied, einen Praktikanten, eine Sekretärin oder einen Kollegen zu delegieren. Natürlich ist das nicht für jede E-Mail möglich, da die Qualität leiden könnte. Andererseits ermöglicht das Delegieren weniger wichtiger E-Mails, dass Sie sich konzentrieren und mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben aufwenden können, wodurch Sie effizienter arbeiten.

In diesem Zusammenhang: Haben Sie schon einmal von der sogenannten 70-Prozent-Regel gehört? Sie besagt, dass Sie dem dritten „D“ folgen und die Aufgabe delegieren sollten, wenn Sie glauben, dass die Person, an die Sie die Delegation denken, sie mindestens 70 % so gut erledigen kann wie Sie.

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D4: Zurückstellen

• Erfordert die E-Mail, dass Sie eine bestimmte Aktion ausführen?
• Dauert es mehr als fünf Minuten, darauf zu antworten?
• Sind Sie die einzige Person, die die E-Mail entsprechend bearbeiten kann?

Wenn Sie eine E-Mail weder löschen noch delegieren können, stellen Sie sicher, dass Sie sich angemessen darauf konzentrieren können. Sie nur in Ihren vollen Terminkalender zu quetschen, um sie aus dem Kopf zu bekommen, lässt Sie oft unorganisiert zurück, und am Ende liefern Sie höchstwahrscheinlich eine Aufgabe mit geringerer Qualität ab, als Sie könnten. Stellen Sie die E-Mail auf einen Zeitpunkt zurück, an dem Sie angemessene Aufmerksamkeit darauf richten können. Sie sollten sich im Tagesverlauf feste Zeiten nehmen, um sich ausschließlich auf wichtige E-Mail-Aufgaben und Projekte zu konzentrieren.

E-Mails sind ein fantastisches Kommunikationsmittel, wenn sie richtig eingesetzt werden, aber lassen Sie schlechtes E-Mail-Management nicht zur Quelle Ihrer täglichen beruflichen Frustration werden. Heutzutage gibt es kaum einen Weg, die E-Mail-Kommunikation zu vermeiden, daher sollten Sie eine langfristige Strategie entwickeln. Dieses 4D-Framework kann Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten.

Bis bald,

Aline und das Lookeen-Team