Allein die Anzahl an Emails, die jeder Nutzer tagtäglich empfängt und versendet, geht heutzutage in die Hunderte. In dieser riesigen Datenmenge stecken oftmals Informationen, die enorm wichtig für die Abwicklung von geschäftlichen Prozessen sind. So kommt es häufig vor, dass man über einen Exchange Server auf der Suche nach einer ganz bestimmten Datei oder einem Nachrichtenverlauf zu einem bestimmten Projekt ist. Durchsucht man Outlook mit der im Programm integrierten Suchfunktion nach dem gewünschten Datensatz, dauert es allerdings oft minutenlang, bis ein Ergebnis angezeigt wird – oder die Suche bleibt ganz erfolglos. Wenn das Auffinden von genau in diesem Moment benötigten Daten zu lange dauert oder erst gar nicht gelingt, kostet das nicht nur Nerven und Zeit, sondern auch Geld: Einer Studie zufolge bis zu 22.000€ pro Mitarbeiter im Jahr.
Fehlende oder unvollständige Indizierung
Was ist in diesem Fall zu tun? Eine mögliche Ursache einer ergebnislosen Suche bei Verwendung eines Exchange-Email-Kontos ist die fehlende oder unvollständige Indizierung der Dateien in Outlook – um sicherzustellen, dass die Daten indiziert werden können, muss eine Verbindung zum Exchange-Server bestehen und der Exchange- Cache-Modus verwendet werden. Welche Dateien bereits indiziert wurden, kann man innerhalb der Suchoptionen in Outlook unter dem Menüpunkt Extras – Sofortsuche – Indexerstellung überprüfen. Nur wenn die gewünschten Dateien indiziert wurden, werden sie bei der Suche berücksichtigt. Will man sichergehen, dass die Indizierung abgeschlossen ist, muss man überprüfen, ob in Outlook unter dem Menüpunkt Extras – Sofortsuche – Indizierungsstatus im Dialogfeld 0 Elemente verbleibend angezeigt wird. Funktioniert die Outlook-Suche über den Exchange Server trotz abgeschlossener Indizierung nicht oder nur teilweise, muss der Suchkatalog möglicherweise neu erstellt werden. Hierfür beendet man Outlook, öffnet die Systemsteuerung und klickt dort unter Systemwartung – Indizierungsoptionen – Erweitert auf Neu erstellen.
Verwendung von Suchtools
Eine Alternative zur Suchfunktion von Outlook ist die Verwendung von Suchtools wie Lookeen. Die Desktop-Suche integriert sich auch in Outlook und indiziert die Daten mit einem eigenen Verfahren, wodurch die Suche erheblich beschleunigt wird. Außerdem werden neben PST-Archiven auch Exchange-Server mit öffentlichen Ordnern im Cached- und Uncached-Modus selbstständig indiziert. Schon während der Eingabe schlägt Lookeen erste Treffer vor, die Suchwörter werden dabei in der Ergebnisliste farbig markiert. Die Suche wird zudem ausgeweitet auf Dateianhänge wie Office-Dokumente oder PDF-Dateien, die im Vorschaumodus zusätzlich bearbeitet und gespeichert werden können, ohne dafür das jeweilige Programm öffnen zu müssen.
Lookeen wäre sehr gut, wenn es mit Exchange funktionieren würde. Leider tut es das nicht. Die Antwort von Lookeen: Das liegt an der x64-Version von Outlook 2013. Ist mehr als unbefriedigend, zumal kein Hinweis auf dieses offenbar bekannte Problem existiert. Der Trost: wenn mal mehr Betrieb die x64-Version nutzen, würde das Problem bearbeitet.
Das ist kein Service.
Sehr geehrter Herr Prof. Fischer, bitte kontaktieren Sie unser Support-Team unter: support@lookeen.de. Die Kollegen können Ihnen helfen, Lookeen so einzurichten, dass auch Ihr Outlook 2013 mit dem Exchange funktioniert. Normalerweise stellt dies kein Problem für Lookeen dar.