Die meisten Arbeitnehmer sind mit dem Umgang von Suchmaschinen ja grundsätzlich vertraut: Jeder Mittdreißiger und jünger kennt Suchmaschinen rund um Google, Yahoo, Bing & Co. aus dem Effeff, ist damit aufgewachsen und hat wahrscheinlich längst seine Lieblingssuchmaschine für sich gefunden.
Mit der wachsenden Flut an Informationen in Inter– und Intranet, gehören gute „Suchfähigkeiten“ (getreu dem Motto „Man muss nicht alles wissen im Leben; aber man muss wissen, wo man es findet!“) mit zu den wichtigsten Kompetenzen, die ein Mitarbeiter haben kann. Das „Denken, Suchen und Finden mit Suchmaschinen“ hat sich unsere Generation Y meines Erachtens regelrecht zu Eigen gemacht.
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Neben den fünf klassischen Sinnen Fühlen, Schmecken, Hören, Sehen und Riechen verfügen wir somit über ein „sechstes Sinnesorgan“, um uns im Alltag zurechtzufinden.
Umgekehrt muss dem Nutzer aber auch das verwendete Suchwerkzeug (also die Enterprise Search Engine) entgegenkommen. Jede Suchanfrage muss logischerweise in gute Suchergebnisse umgewandelt werden, sodass Enterprise Search Lösungen den Arbeitsalltag effektiv wirklich erleichtern (und nicht erschweren!).
Haben Sie sich schon einmal gefragt, welche Mechanismen hinter so einer Suchmaschine stecken? Um diese Frage zu beantworten, ist es wichtig sich anzusehen, welche Aufgaben eine Enterprise Search Lösung überhaupt erfüllen muss.
Die wichtigsten Aufgaben einer Enterprise Search
Eine der wichtigsten Aufgaben wäre die spezifische Suche nach bestimmten, bekannten Dokumenten oder E-Mails, deren Existenz Sie voraussetzen. Ein Beispiel hierfür wäre ein vor zwei Wochen aufgesetzter Vertrag, den ein Anwalt wiederfinden möchte.
Die zweite Aufgabe von Enterprise Search Tools sind unspezifische Suchanfragen und Informationssuchen: Der Nutzer weiß nicht exakt, wonach er sucht und hat kein bestimmtes Dokument vor Augen, in welchem er sich die gesuchten Informationen zu finden erhofft. Vielmehr möchte er sich zu einer bestimmten Frage ein Bild machen und Informationen beschaffen. Für unseren Beispielanwalt wäre das zum Beispiel das Interesse, zu einem spezifischen Problem eines Mandanten ähnliche Fallbeispiele zu finden. Statt nach einer bestimmten Datei, durchsucht er alle Dokumenten nach einem bestimmten Suchwort und vergleicht welche ähnlichen Fälle er in der Vergangenheit schon bearbeitet hat.
Wenn die Enterprise Search Software eines Unternehmens diese beiden Typen von Suchanfragen bedienen kann, spart jedes Unternehmen Zeit und Geld. Mit einer guten Enterprise Search Lösung können Sie Ihre Unternehmensressourcen effizient nutzen.
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