Fünf Gründe, warum Sie mit einer Desktop Suche Geld sparen

1. Organisation: Dateien automatisch indizieren und keine Zeit mehr mit Sortieren verschwenden.

Ein chaotischer Desktop plagt selbst die Organisiertesten unter uns. Unmengen von Dateien sind in den verschiedensten Ordnern abgelegt, wie Downloads, Dokumente, Programme etc. – und werden noch dazu nicht automatisch indiziert. Wenn Sie Ihre Dateien manuell sortieren und organisieren, vergeuden Sie mit solchen Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen kostbare Stunden, die Sie viel sinnvoller nutzen könnten.

Unorganisierte Desktops führen zu doppelter Arbeit (weil man im schlimmsten Fall ein und dasselbe Dokument zweimal erstellen muss, da man es nicht wiederfindet) und kosten Unternehmen riesige Mengen an Geld. Will ein Unternehmen seine Dateien ohne eine Desktop Suche indizieren, muss das manuell geschehen – was ebenfalls enorm zeitaufwändig und damit teuer ist. Aufgrund der schieren Menge an Informationen in der heutigen Geschäftswelt wird das Entrümpeln des Desktops quasi zum Tagesgeschäft. Das ist nicht nur eine arbeitsintensive Aufgabe, wie Sie sicher aus eigener Erfahrung wissen, sondern auch ein Luxus, den sich heutzutage eigentlich kein Unternehmen mehr leisten kann.

Eine professionelle Desktop Suche setzt diesem Problem ein Ende, indem sie alle Daten automatisch indiziert. Sobald die Desktops von allen Mitarbeitern indiziert sind, findet man auch unternehmensweit viel schneller, was man sucht. Als Mitarbeiter werden Sie sofort vom Komfort der automatischen Indizierung profitieren und sich fragen, wie Sie ohne Desktop Suche arbeiten konnten.

2. Effizienz: Mit der Desktop Suche Dateien schneller finden.

Unzählige Stunden werden jeden Tag damit verschwendet, Dateien manuell zu suchen. Diese Art und Weise Dateien zu suchen ist nicht nur ineffizient, sie schadet noch dazu der Produktivität. Werfen Sie nur einmal einen Blick auf diese Anleitung, wie man eine verlorene Datei wiederherstellt oder diese offizielle Microsoft-Version dazu – muss man man diesen Prozess täglich wiederholen, ist das furchtbar zeitaufwendig.

Die Arbeitszeit, die Sie mit manueller Dateisuche verbringen, summiert sich schnell: Klick für Klick, Dokument für Dokument, Ordner für Ordner verschwenden Sie im Jahr zahlreiche Stunden wertvolle Zeit auf der Suche nach Informationen. Diese Ineffizienz kann auch Ihre Kundenbeziehungen gefährden: Im Kontakt mit Kunden ist Schnelligkeit enorm wichtig – einen Kunden warten zu lassen, weil man eine Datei nicht findet, kann ein schlechtes Licht auf das Unternehmen werfen und mindert die Kundenzufriedenheit. Stellen Sie sich vor, Sie müssten mit der eben genannten Anleitung erst noch ein verlorenes Dokument wiederherstellen, während Ihr Kunde am Telefon auf eine Antwort wartet, die sich genau in diesem befindet. Finden Sie die gesuchten Informationen dann nicht innerhalb einer angemessenen Zeitspanne, kostet das das Unternehmen möglicherweise einen Kunden und folglich Einnahmen.

Eine Desktop Suche liefert genaue und vollständige Suchergebnisse und schafft es so, die Effizienz zu steigern sowie die Arbeitsbelastung des einzelnen Mitarbeiters zu verringern. Eine Desktop Suche kann Informationen finden, die normalerweise verborgen oder schwierig zu finden sind – zum Beispiel bestimmte Suchwörter innerhalb unterschiedlicher Dateitypen, Kontaktinformationen, Termine, gelöschte Daten und vieles mehr. Verwenden Sie eine Desktop Suche und Ihre Suchpraxis ist der ineffizienten manuellen Dateisuche weit überlegen.

3. Wiederherstellung: Dank Desktop Suche niemals Dokumente verlieren.

Der Verlust wichtiger Dokumente ist verheerend, und doch tritt dieses Problem in Unternehmen überraschend häufig auf. Jedes Jahr gehen Millionen von wichtigen Dateien verloren – von Präsentationen bis hin zu unterzeichneten Verträgen. Oftmals befinden sich die Dateien nach wie vor auf den Computern; man müsste sie nur wiederfinden.

Datenverlust ist ein ernstes und vor allem teures Problem, wie zahlreiche Studien zeigen. Je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind, kostet ein verlorener Datensatz das Unternehmen über 200 Euro. Dabei gehen knapp 40 Prozent dieser Verluste auf das Konto von Mitarbeitern. Eine verlorene Präsentation kann nicht nur einen Pitch ruinieren oder einen Auftritt auf einer Konferenz. Verliert man den Vertrag eines Kunden, kann das den Geschäftsabschluss gefährden oder schlimmer, den Kunden dazu bringen stattdessen mit einem Konkurrenten zu arbeiten. Beide Szenarien führen zu einem Verlust von Einnahmen.

Eine Desktop Suche stellt sicher, dass Sie jede Datei finden, die auf der Festplatte gespeichert ist. Diese Software sucht auch an Orten, an die Sie nicht gedacht hätten oder die Sie gar nicht kennen. Solche Programme sind sogar in der Lage, Dateien zu finden von denen Sie gedacht haben, Sie hätten sie gelöscht. Wenn sich eine Datei irgendwo auf Ihrem Desktop befindet, wird eine Desktop Suche sie finden – und Sie möglicherweise vor einer Katastrophe bewahren.

4. Teamwork: Doppelte Arbeit vermeiden dank Desktop Suche.

Teamarbeit an Projekten geschieht häufig eben nicht im Team – stattdessen sitzt jeder Mitarbeiter in seinem eigenen Büro an seinem eigenen Computer und arbeitet allein an seiner Aufgabe. Es ist eher selten, dass das ganzes Team für ein Projekt im Büro ist, oft arbeiten einzelne Teammitglieder von zuhause aus, sind auf Geschäftsreise oder im Urlaub. Es kommt dabei oft vor, dass zwei oder mehr Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, wodurch mehrere Versionen entstehen. Das führt leider nicht selten dazu, dass Teammitglieder mit einer älteren Version des Dokuments arbeiten, statt die aktuellste zu benutzen. Das kann wiederum daran liegen, dass ein Teammitglied auf der Suche nach der aktuellsten Datei nur eine ältere Version gefunden hat – sich dessen aber gar nicht bewusst war.

Die doppelte Arbeit, die daraus entsteht, bedeutet für die Mitarbeiter verschwendete Zeit, und damit für das Unternehmen verlorenes Geld. Außerdem ist diese Arbeitsweise frustrierend, was zu geringerem Zusammenhalt und schlechterer Arbeit im Team führt.

Eine Desktop Suche löst diese Probleme, indem sie die Mitarbeiter bei der Suche nach den aktuellsten Dateien ihrer Projekte unterstützt. So ist jeder auf demselben Stand und arbeitet mit den richtigen Dokumenten, was die Teamarbeit verbessert.

5. Genauigkeit: Immer die richtigen Informationen zur Hand haben.

Beim Umgang mit Kundendaten ist Genauigkeit sehr wichtig. Sie müssen die richtigen Informationen haben und dürfen nicht mit falschen, veralteten oder unpassenden Daten arbeiten. Wenn Sie die Datei eines Kunden nicht auf Ihrem Desktop finden, müssen Sie sie suchen. Oft findet man aber auf die Schnelle das falsche Dokument und sendet dieses dann auch noch an den Kunden – vor allem, wenn schnell Entscheidungen getroffen werden müssen und man keine Zeit für langwierige Suchvorgänge hat. Ohne Desktop Suche können dann Ungenauigkeiten passieren, da man mit einer manuelle Suche so viele Dokumente sichten muss, dass man vor lauter Klicken ein Falsches auswählt. Diese Szenarien verursachen verzögerte Antworten oder die Weitergabe von Fehlinformationen.

Gibt man einem Kunden falsche oder veraltete Informationen, kann das einen Geschäftsabschluss ruinieren. Fehlinformationen können ein schlechtes Licht auf das Unternehmen werfen: Der Kunde könnte meinen, Organisation und Kommunikation seien dort mangelhaft. Dies könnte dazu führen, dass ein Kunde lieber mit einem anderen Anbieter arbeitet, wodurch ein Unternehmen natürlich Einnahmen verliert.

Eine Desktop Suche findet genau die richtigen und aktuellen Dateien, indem sie eine genauere und gründlichere Suche durchführt als ein Mensch es je könnte. Nie mehr werden Sie auf der Suche nach Informationen ein veraltetes Dokument, oder noch schlimmer, das eines anderen Kunden finden. Eine Desktop Suche findet immer die richtigen Daten – und das in Sekundenschnelle.