Welche Kosten entstehen Unternehmen durch Suchvorgänge?
Das Statistische Bundesamt hat in einer Veröffentlichung bekanntgegeben, dass der durchschnittliche Stundenlohn 2013 bei 31,50 Euro lag. Lassen Sie uns das der Einfachheit wegen auf 30 Euro Lohn pro Stunde runden. Pro Mitarbeiter investieren Sie in dieser Rechnung also 30 Euro die Stunde. Wenn alle Kollegen 8 Stunden am Tag arbeiten und damit 25% (2 Stunden) ihrer Zeit mit der (oft nutzlosen) Suche nach relevanten Informationen verbringt, investieren Sie 60 Euro pro Mitarbeiter in Suchvorgänge – und das täglich.
In der Summe ergeben sich über 13.000 Euro pro Mitarbeiter im Jahr an „verlorenem“ Geld, allein durch die allgemeine Suche nach relevanten Informationen. In unserer Berechnung nehmen wir konservativ einmal an, dass auf die Suche im eigenen Datenpool nach internen Informationen (E-Mails/Dokumenten) ca. 1 Stunde am Tag pro Mitarbeiter investiert wird. Das sind jährlich 220 Arbeitstage, die ein Kollege 1 Stunde am Tag aktiv nach internen Informationen sucht.
Die Produktivitätsverlust-Berechnung lautet:
(# der Mitarbeiter) * (durchschnittlicher Stundenlohn) * (Suchzeit pro Mitarbeiter) * (Arbeitstage pro Jahr) = Kosten pro Jahr in Euro.
(1 Mitarbeiter) * (30 Euro) * (1 Stunde) * (220 Tage) = 6.600 Kosten pro Jahr in Euro. Selbstverständlich wird man im Alltagsgeschäft die Suche nach Informationen nie ganz eliminieren können.
Kann man die Kosten, die durch Suchvorgänge entstehen, reduzieren?
Nehmen wir wieder konservativ an, wir würde – z.B. durch eine adäquate Suchlösung – die interne Suchzeit auf insgesamt nur noch 0,5 Stunden am Tag halbieren, die ein Mitarbeiter mit der Suche verbringt. Allein dadurch würde ein Unternehmen ca. 3.300 Euro jährlich sparen, allein bei einem Mitarbeiter.
Rechnen Sie das einmal hoch, wenn Ihr Unternehmen 50, 100 oder sogar 500 Mitarbeiter beschäftigt. Machen Sie sich bitte kurz die Mühe und rechnen es auf Ihr Unternehmen und Ihrer Mitarbeiteranzahl selbst um auf, sagen wir, drei Jahre. Bedenken Sie: Die Datenflut wird nicht weniger werden, sondern deutlich mehr in den kommenden Jahren.
Der am meisten unterschätzte Kostenpunkt von Unternehmen ist der Zeitverlust. Hier einmal 5 Minuten, dort einmal 3 Minuten: der tägliche Zeitverlust, der durch das Suchen nach Informationen ensteht, kann für ein Unternehmen sehr hoch sein. Es gibt viele Lösungsansätze bezüglicjh dieser kostspieligen Problematik. Einer dieser Ansätze heißt Lookeen. Im Januar 2008 brachte die Axonic Informationssysteme GmbH genau aus diesem Grund mit Lookeen eine Lösung für eine professionelle Daten- und E-Mail-Suche auf den Markt. Und der Bedarf war vorhanden, denn seitdem verkaufte sich Lookeen in über 130 Länder. Heute wird Lookeen von mehr als 30.000 Firmen zur effizienten Daten-Suche verwendet. Das spart den Unternehmen bares Geld!
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