Neues Jahr, neues Outlook

Es ist ein brandneues Jahr, und das bedeutet in der Regel, dass Sie sich eine Reihe verschiedener Vorsätze für das neue Jahr vorgenommen haben, um Ihr Leben wieder in Ordnung zu bringen. Wenn Sie Outlook-Nutzer sind, hat wahrscheinlich einer dieser Vorsätze damit zu tun, Ihre E-Mails unter Kontrolle zu bekommen. Keine Sorge! Es ist nicht so beängstigend, wie es auf den ersten Blick scheint. Hier sind unsere 5 besten Tipps, um Ihren E-Mail- und Outlook-Posteingang zu organisieren.

E-Mails in Outlook nach nicht gelesenen Nachrichten sortieren

Wollen Sie in diesem Jahr produktiver arbeiten? Ein Suchtool kann Ihnen jede Woche Stunden sparen…

Dies ist ein nützlicher Trick, um wichtige E-Mails zu finden, die Sie über die Feiertage aufgeschoben haben. Haben Sie etwas von vor zwei oder drei Tagen, das Sie schon länger lesen wollten? Dann hilft das Sortieren nach nicht gelesenen Nachrichten dabei, Ihren Posteingang aufzuräumen.

Wenn Sie Outlook 2013 verwenden, ist das leicht zu erledigen. Öffnen Sie zunächst Ihren Posteingang. Oben in der Liste sollten Alle und Nicht gelesen stehen. Klicken Sie auf Nicht gelesen, und Ihr Posteingang sortiert sich automatisch so, dass die nicht gelesenen Nachrichten oben angezeigt werden. So finden Sie auch diese E-Mail von vor zwei Tagen, die Sie öffnen wollten.

Outlook-Suchsyntax verwenden

Die Outlook-Suche ist ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Erlebnisses und lässt sich durch das Lernen einiger Elemente der Outlook-Suchsyntax leichter handhaben. Die Suchsyntax besteht einfach aus bestimmten Wort- oder Phrasenkombinationen, die helfen, Ihre Suchen einzugrenzen. Dies ist auch ein großartiges Werkzeug, um Ihre E-Mails unter Kontrolle zu bringen. Sie müssen nicht durch Hunderte von E-Mails scrollen, um das Nötige zu finden; Sie können einfach die richtigen Begriffe in die Suchleiste eingeben und haben in Sekunden, was Sie brauchen.

| Geben Sie Folgendes ein … | … um Folgendes zu finden | | john | Einträge, die john, JOHN, JoHn oder eine beliebige Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben enthalten. Die Sofortsuche unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. | | john smith | Einträge mit sowohl John und Smith, aber nicht unbedingt in dieser Reihenfolge. | | john AND smith | Einträge, die sowohl john als auch smith enthalten, aber nicht unbedingt in dieser Reihenfolge. * | | John NOT smith | Einträge, die John, aber nicht smith enthalten |

Für eine detailliertere Liste der Optionen der Outlook-Suchsyntax finden Sie diesen Artikel über die Verwendung der Outlook-Suchsyntax.

Outlook-Tastenkürzel verwenden

Wenn Sie sich für das neue Jahr vorgenommen haben, Ihre Zeitmanagementfähigkeiten und Produktivität zu verbessern, kann das Lernen einiger Outlook-Tastenkürzel der Schlüssel dafür sein. Sie lernen, wie Sie sich nahtlos in Ihrem E-Mail-Client bewegen, und sie können Ihnen bei der Erstellung und allgemeinen Organisation von E-Mails helfen.

| Um dies zu tun | Drücken Sie Folgendes | | Zum Posteingang wechseln | CTRL + Shift + I | | Zum Ausgang wechseln | CTRL + Shift + O | | Senden | ALT + S | | Auf Nachricht antworten | CTRL + R | | Zu E-Mail wechseln | CTRL + 1 | | Zu Kontakten wechseln | CTRL + 3 | | Zum Kalender wechseln | CTRL + 2 | | Zu Aufgaben wechseln | CTRL + 4 |

Es gibt weitere Outlook-Tastenkürzel zum Verwenden und Kennenlernen, aber mit diesen können Sie loslegen.

Outlook-E-Mails als PDF speichern

Wenn Sie damit beginnen möchten, alte E-Mails aus Ihrem Posteingang zu entfernen, aber einige davon sichern möchten, können Sie diese einfach als PDF speichern – insbesondere unter Verwendung von Windows 10. Windows 10 bietet endlich eine Standardoption zum Drucken als PDF.

• Outlook öffnen
• Öffnen Sie die bestimmte E-Mail, die Sie als PDF speichern möchten
• Gehen Sie zum Register Datei und klicken Sie darauf
• Dann gehen Sie zu Drucken
• Wählen Sie im Dropdownmenü mit der Bezeichnung Drucker die Option Microsoft Print to PDF
• Klicken Sie auf Drucken
• Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Speicherort und den Dateinamen für Ihr PDF auswählen können.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie nicht auf Windows 10 aktualisiert haben, benötigen Sie höchstwahrscheinlich ein Add-in, um E-Mails als PDF zu speichern.

Ihre Outlook-Suchordner anpassen

Dies könnte durchaus der beste Tipp sein, um Ihre E-Mails unter Kontrolle zu bringen. Das Problem bei einem unsortierten Posteingang ist, dass Sie nie finden, was Sie tatsächlich brauchen. Das Erstellen individueller Suchordner kann sehr hilfreich sein.

Es ist leicht, einen neuen Suchordner zu erstellen; gehen Sie einfach zu Datei>Neu>Suchordner. Sie können auch das Tastenkürzel ‘CTRL+Shift+P’ verwenden. Es öffnet sich ein neues Fenster, und Sie müssen ganz nach unten scrollen, um „Einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen” auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auswählen”, um Ihre Kriterien für den Suchordner auszuwählen. Jeder von Ihnen erstellte Suchordner wird in Ihrer Ordneransicht angezeigt, was einen einfachen Zugriff auf alle Ordner ermöglicht. So lässt sich die Verwaltung Ihrer E-Mails viel leichter bewältigen.Für eine detailliertere Schritt-für-Schritt-Anleitung lesen Sie bitte diesen Artikel darüber, wie Sie Outlook-Suchordner anpassen.

Diese fünf Schritte sollten Ihnen helfen, das Chaos Ihrer E-Mails in den Griff zu bekommen. Neues Jahr, neues Outlook.