Outlook ist ein E-Mail Programm von Microsoft, das gerne von Unternehmen genutzt wird. Outlook hilft, im täglichen Joballtag den Durchblick zu behalten: Hauptsächlich kann man mit Outlook E-Mails schreiben und empfangen, Kontakte verwalten und Termine im Kalender festhalten. Aber auch das Bereitstellen und Suchen von Informationen in öffentlichen Ordnern sind Aufgaben, bei denen Outlook hilfreich ist.
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Öffentliche Ordner im praktischen Einsatz
Gerade bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann Outlook in Verbindung mit dem Exchange Server ein sehr praktisches Tool sein: So kann beispielsweise die Zentrale allgemeine Anfragen, Mails oder Dokumente in verschiedene öffentliche Ordner stellen. Jede Außenstelle, die an den Exchange Server angeschlossen ist, kann auf die Anfragen oder Dokumente zugreifen und sie bearbeiten. Über Outlook können so alle Mitarbeiter immer mit der Zentrale oder dem Hauptsitz verbunden sein. So sind alle Zweigstellen zeitgleich auf demselben Informationsstand und es kann zeitnah reagiert werden. Die öffentlichen Ordner sind natürlich nur so öffentlich, wie das vorher festgelegt wurde. Der IT-Administrator kann über eine zentrale Rechtevergabe die Zugriffsrechte für Mitarbeiter festlegen und zwischen Lese-, Erstellungs- und Änderungsberrechtigungen differenzieren. Wichtig ist natürlich auch die Durchsuchbarkeit der öffentlichen Ordner: Da die öffentlichen Ordner meist sehr viele Unterordner haben, wird die Suche nach einer bestimmten Information erschwert. Eine übersichtliche Aufteilung und Auflistung der Ordner ist daher essentiell, um weniger Schwierigkeiten bei der Suche zu haben.
Suche in öffentlichen Ordnern mit Outlook Bordmitteln unzureichend
Lookeen indiziert bei der Suche in öffentlichen Ordnern alle öffentlichen Ordner und kann diese gleichzeitig durchsuchen. Die Outlook Suche hingegen kann öffentliche Ordner nur einzeln durchsuchen. Testen Sie die Lookeen Desktop Suche oder die Lookeen Enterprise Search einfach einmal selbst 14 Tage lang kostenlos!
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