So beheben Sie Suchprobleme in öffentlichen Ordnern

Das Suchtool von Outlook ist eines der wichtigsten Werkzeuge im Arsenal von Outlook. Die Outlook-Suche kann E-Mails, Dokumente, Kalendereinträge finden und ja, Sie können sie sogar so einrichten, dass sie öffentliche Ordner durchsucht. Die Einrichtung dafür ist einfach: Es geht vor allem darum, den öffentlichen Ordner oder die öffentlichen Ordner zwischengespeichert und zu den Favoriten hinzugefügt zu haben, damit die Sofort Suche darauf zugreifen kann. Ihre Probleme bei der Suche in öffentlichen Ordnern könnten von der Größe der öffentlichen Ordner herrühren oder davon, dass zu viele öffentliche Ordner zwischengespeichert werden.

Öffentliche Ordner cachen

Möchten Sie öffentliche Ordner durchsuchen, ohne sie zu Ihrer OST-Datei hinzuzufügen? Hier erfahren Sie, wie es geht.

So fügen Sie einen öffentlichen Ordner hinzu, der gecacht und mit Instant Search verwendet werden soll:

• Im Modul Ordner in Outlook finden Sie den Ordner, den Sie indizieren möchten, in der Liste Öffentliche Ordner
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen
• Benennen Sie den Ordner um & fügen Sie ggf. Unterordner hinzu, und klicken Sie dann auf Hinzufügen
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hauptordner Öffentliche Ordner und klicken Sie auf Eigenschaften der Datendatei
• Klicken Sie auf Erweitert
• Gehen Sie im sich öffnenden Fenster zum Register Erweitert
• Jetzt können Sie Exchange-Cachemodus verwenden und Favoriten öffentlicher Ordner herunterladen aktivieren.
• Klicken Sie auf OK

Dadurch sollte der öffentliche Ordner indiziert und durchsuchbar sein.

Zu viele öffentliche Ordner cachen

Die Suche in öffentlichen Ordnern ist ein hervorragendes Werkzeug, insbesondere für die Zusammenarbeit. Sie kann jedoch auch zu ernsthaften Problemen in Outlook und bei der Suche führen, wenn Sie zu viele öffentliche Ordner zu Ihren Favoriten hinzufügen.

Öffentliche Ordner sind oft relativ groß, daher müssen Sie sehr darauf achten, dass die öffentlichen Ordner, die Sie zum Caching auswählen, nicht wirklich groß sind. Die Daten in diesen gecachten Ordnern werden in eine OST-Datei auf Ihrer lokalen Festplatte heruntergeladen. Wenn diese Datei übermäßig groß ist, kann dies zu schlechter Suchleistung und sogar Verbindungsproblemen mit dem Exchange Server führen. Wichtig ist, sicherzustellen, dass Sie nicht zu viele Ordner cachen; wenn Sie nur einen öffentlichen Ordner gecacht haben, sollte dieser nicht sehr groß sein.

Wenn Sie nach dem Einrichten feststellen, dass Outlook langsamer läuft als üblich oder Sie Verbindungsprobleme haben, können Sie versuchen, die Art der Dateien & Inhalte einzuschränken, die indiziert werden.