So erstellen Sie eine Kontaktgruppe in Outlook 2013, 2016 & 2019

Wie oft versenden Sie regelmäßig E-Mails an dieselbe Gruppe von Personen? Für viele von uns ist dies ein häufiges Vorkommnis, das nicht nur im Berufsleben, sondern auch im privaten Bereich auftritt. Die Kontaktgruppen-Funktion in Outlook kann Ihnen dabei helfen, die Dinge etwas zu erleichtern.

Kontaktgruppe in Outlook

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Ehemals als Verteilerlisten bekannt, ermöglichen Kontaktgruppen es Ihnen, mehreren Kontakten gleichzeitig eine E-Mail zu senden. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie in einem Projektteam arbeiten, Teil eines Ausschusses sind oder eine Veranstaltung mit Freunden und Familie organisieren.

Mit Kontaktgruppen können Sie vermeiden, dieselbe E-Mail immer und immer wieder senden oder alle Kontakte einzeln in den Zeilen An, Cc oder Bcc auflisten zu müssen.

Schritte zum Erstellen einer Kontaktgruppe

• Klicken Sie auf Personen im Navigationsbereich (dargestellt im linken Bereich oder unten in Ihrem Fenster).
• Wählen Sie unter Meine Kontakte im linken Bereich den Ordner aus, in dem Sie die Kontaktgruppe speichern möchten. Dies ist in der Regel der Ordner Kontakte.
• Wählen Sie Neue Kontaktgruppe, die Sie im Startbereich des Menübands finden.
• Geben Sie einen Namen für Ihre Kontaktgruppe ein.
• Klicken Sie als Nächstes auf Mitglieder hinzufügen und fügen Sie Personen aus Ihrer Kontaktliste oder Ihrem Adressbuch hinzu. Wenn Sie jemanden hinzufügen möchten, der nicht in Ihrer Kontaktliste oder Ihrem Adressbuch ist, können Sie dies tun, indem Sie Neuer E-Mail-Kontakt auswählen.
• Klicken Sie nach Abschluss auf Speichern und schließen Sie das Fenster.

Neuere Versionen von Outlook ermöglichen es Ihnen, Kontaktgruppen über E-Mail zu erstellen. Dies ist besonders praktisch für Personen, die ständig dieselbe Gruppe von Personen per E-Mail kontaktieren.

Schritte zum Erstellen einer Kontaktgruppe über E-Mail

• Wählen Sie eine E-Mail aus, die an eine Gruppe von Personen gesendet wurde, die Sie in der Kontaktgruppe aufnehmen möchten, und öffnen Sie diese.
• Markieren Sie alle Namen im Feld An oder Cc, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kopieren.
• Zurück im Hauptfenster von Outlook, wählen Sie Personen im Navigationsbereich aus und klicken Sie auf Neue Kontaktgruppe.
• Geben Sie den Namen Ihrer Kontaktgruppe ein.
• Klicken Sie als Nächstes auf Mitglieder hinzufügen und dann auf Aus Outlook-Kontakten.
• Im sich öffnenden Fenster klicken Sie im Feld Mitglieder mit der rechten Maustaste und wählen Sie Einfügen.
• Sobald Sie auf OK klicken, werden die Personen aus Ihrer E-Mail als Mitglieder Ihrer Kontaktgruppe angezeigt.
• Klicken Sie zuletzt auf Speichern und schließen Sie das Fenster.